HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ XUẤT NHẬP KHO BẰNG EXCEL CHI TIẾT NHẤT
Quản lý kho hàng không phải là một nhiệm vụ dễ dàng đối với các chủ cửa hàng, đặc biệt khi phải đối mặt với sự phức tạp của việc kiểm soát số lượng hàng lớn và nhiều thông tin như ngày sản xuất, hạn sử dụng,... Tuy nhiên, nếu bạn tận dụng được các công cụ hỗ trợ, công việc quản lý kho của bạn sẽ trở nên đơn giản hơn nhiều. Trong bài viết dưới đây, Delfi sẽ hướng dẫn bạn quản lý xuất nhập kho bằng excel nhằm tối ưu quá trình quản lý hàng hóa, hãy cùng theo dõi nhé!
1. Tại sao phải quản lý xuất nhập kho bằng excel
Kho hàng là nơi quan trọng cho việc thực hiện các hoạt động xuất nhập kho, chuyển kho, quản lý tồn kho, kiểm kho và lưu trữ toàn bộ lịch sử xuất nhập kho của doanh nghiệp. Đây là một trong những công việc phức tạp và đầy thách thức đối với mọi chủ doanh nghiệp.
Quản lý xuất nhập kho bằng excel là phương pháp hiệu quả để thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến tồn kho, xuất nhập kho, báo cáo,... Mỗi hoạt động quản lý mang lại hiệu suất và lợi ích riêng biệt. Việc quản lý tồn kho trên Excel giúp chủ cửa hàng xác định chính xác lượng hàng cần giảm nhập, đồng thời phát hiện sự thiếu hụt hàng hóa nếu họ thực hiện quản lý tồn kho trên Excel một cách chặt chẽ.
Tương tự, việc sử dụng file Excel để quản lý bán hàng giúp chủ doanh nghiệp theo dõi và thống kê tổng số hàng đã xuất đi và nhập về một cách thuận tiện. Bằng cách này, các chủ cửa hàng có thể kiểm tra tình hình kinh doanh của họ bất cứ khi nào để đánh giá tốc độ buôn bán của cửa hàng thông qua file quản lý bán hàng.
>> Tham khảo: CÁCH IN TEM GIÁ SẢN PHẨM NHANH CHÓNG QUA EXCEL
2. Quản lý xuất nhập kho bằng excel
2.1 Ưu điểm của việc quản lý xuất nhập kho bằng Excel
Ưu điểm lớn nhất của Excel là hoàn toàn miễn phí. Bạn có thể tự lập một file quản lý kho và bán hàng đơn giản trên Excel mà không cần phải chi trả bất kỳ chi phí nào. Chỉ cần máy tính của bạn đã cài đặt Microsoft Office, bạn có thể ngay lập tức bắt đầu tạo file quản lý kho.
Excel cho phép bạn tạo nhiều báo cáo và chỉ tiêu phục vụ mục đích quản lý một cách linh hoạt. Khác biệt so với các phần mềm đã được xây dựng sẵn, bạn không bị ràng buộc bởi các tính năng mà công ty phần mềm hoặc chuyên gia đã thiết kế sẵn. Bên cạnh đó, bạn có thể thực hiện các thao tác trực tiếp trên cơ sở dữ liệu để chỉnh sửa các giao dịch nhập xuất, thông tin hàng hóa, khách hàng, và thậm chí tạo thêm báo cáo theo nhu cầu cụ thể tại từng thời điểm.
Phần mềm Excel có thể được chia sẻ với nhiều người dùng. Tuy nhiên, điều này chỉ áp dụng cho các file Excel bán hàng đơn giản được tạo hoàn toàn bằng các công thức. Để sử dụng tính năng này, bạn cần có Google Sheet.
2.2 Nhược điểm quản lý kho bằng Excel
Tính bảo mật và an toàn dữ liệu thấp do ứng dụng này hoạt động offline, dẫn đến việc lưu trữ tất cả dữ liệu trên một máy tính. Trong tình huống xấu nhất, như máy tính bị hỏng hoặc bị nhiễm virus, có rủi ro mất mát toàn bộ dữ liệu.
Các hàm trong Excel khá phức tạp, đòi hỏi người dùng phải có hiểu biết sâu rộng về chúng để sử dụng hiệu quả. Điều này tạo ra hạn chế lớn vì không phải tất cả doanh nghiệp đều có đội ngũ nhân viên có kỹ năng chuyên sâu, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp nhỏ.
Đối với các doanh nghiệp cần một công cụ linh hoạt để thống kê và xem xét dữ liệu, đặc biệt khi có lượng hàng hóa lớn và đa dạng về mẫu mã, sự hạn chế của Excel trở nên rõ ràng. Nếu doanh nghiệp sử dụng các thiết bị ngoại vi hỗ trợ quản lý kho vật tư, Excel không thể kết nối và hỗ trợ chúng.
3. Cách quản lý xuất nhập kho bằng excel
3.1 Tạo file và nhập dữ liệu
Bước 1: Khởi tạo một file mới.
Bước 2: Tạo 5 sheet mới và đặt tên cho mỗi sheet như sau: HOME, NHAP, XUAT, DANH MUC, BAO CAO.
Bước 3: Nhập liệu cho mỗi sheet
- Trong sheet NHAP
- Nhập các thông tin sau: Ngày tháng, Mã hàng, Tên hàng, ĐVT, Số lượng nhập, Đơn giá, Thành Tiền, Nhà cung cấp.
- Có thể cần thêm: Số chứng từ, mã nhà cung cấp, SĐT, Địa chỉ nhà cung cấp, ghi chú.
- Trong sheet XUAT
- Nhập các thông tin sau: Ngày tháng, Mã hàng, Tên hàng, ĐVT, Số lượng bán, Đơn giá bán, Doanh thu, Giá vốn, khách hàng.
- Có thể cần thêm: Số chứng từ, mã khách hàng, SĐT, Địa chỉ khách hàng, ghi chú.
- Trong sheet DANH MUC: Đây là phần quan trọng trong bất kỳ ứng dụng hay phần mềm nào.
- Lưu trữ thông tin chung về hàng hóa như mã hàng, tên hàng, đvt… ở đây.
- Khi nhập hoặc xuất hàng, chỉ cần nhập mã hàng và các thông tin còn lại sẽ tự động hiển thị.
Ví dụ: Nhập mã ABC thì đơn giá bán sẽ tự động lấy từ danh mục, giúp giảm bớt công đồng thời nhớ.
- Trong sheet BAO CAO: Thường chỉ cần xem báo cáo Bán hàng và nhập xuất tồn.
- Đối với báo cáo bán hàng, nhập: Tên hàng, Số lượng bán, Doanh thu.
- Báo cáo Nhập xuất tồn: Tên hàng, Tồn đầu, nhập, xuất và Tồn cuối.
Trong các ứng dụng quản lý bán hàng chuyên nghiệp, bạn sẽ nhận được nhiều thông tin quản trị hơn như:
- Xem báo cáo bán hàng từ ngày … đến ngày… (ngày, tuần, tháng, năm).
- Lãi lỗ từng mặt hàng.
- Tồn kho tới thời điểm hiện tại.
- Tồn kho tối thiểu.
- Cảnh báo hết hàng khi xuất kho.
3.2 Sử dụng công thức để tính toán và quản lý số lượng hàng hóa
Nhiều người cho rằng để thực hiện quản lý kho hàng, họ cần phải thành thạo Excel và hiểu rõ về nhiều hàm phức tạp. Nhưng thực tế lại không như vậy. Với những hàm Excel phổ biến, chúng ta có thể đáp ứng đa dạng yêu cầu công việc.
Trong việc quản lý xuất nhập kho bằng excel, bạn chỉ cần biết đến ba hàm sau:
- Vlookup (Tìm kiếm theo cột):
- Khi nhập hoặc xuất hàng, chỉ cần nhập mã hàng là đủ.
- Thông tin như tên hàng, đơn vị tính, giá, v.v. sẽ được tìm kiếm từ danh mục hàng hóa bằng hàm Vlookup.
- Điều này đảm bảo thông tin chính xác, nhất quán và tiết kiệm thời gian.
- Sumif(s) (Tổng theo điều kiện):
- Hàm này quan trọng vô cùng và không thể thiếu.
- Tính tổng số lượng và thành tiền nhập, xuất theo điều kiện từng mã hàng.
- Giúp xác định số tồn cuối kỳ.
- Iferror (Kiểm tra lỗi):
- Mặc dù không bắt buộc, nhưng WPRO khuyên bạn nên sử dụng nó.
- Khi sử dụng hàm Vlookup cho nhiều dòng, có thể xuất hiện lỗi khi mã hàng chưa có trong danh mục.
- Sử dụng hàm Iferror để xử lý lỗi #N/A, giúp file Excel quản lý nhập xuất tồn kho và bán hàng chuyên nghiệp hơn.
Nếu có các mặt hàng đòi hỏi chi phí bảo quản như thực phẩm, bạn có thể thêm cột chi phí bảo quản. Còn đối với các loại hàng thông thường, bạn chỉ cần nhớ một vài công thức đơn giản.
Trên đây là một số bước cơ bản khi sử dụng Excel để quản lý kho. Tuy nhiên, hệ thống này chỉ phù hợp với các cửa hàng nhỏ có số lượng hàng hóa ít. Đối với những doanh nghiệp lớn hơn, việc sử dụng một phần mềm quản lý nhập xuất hàng hóa chuyên nghiệp, tích hợp cả nghiệp vụ quản lý bán hàng và quản lý kho, sẽ mang lại hiệu suất tối ưu nhất.
-----
CÔNG TY TNHH TECHNOLOGIES DELFI VIỆT NAM
Trụ Sở Chính: A4 - E23 Trường Sơn, P2, Q.Tân Bình, Tp.Hồ Chí Minh.
Văn phòng Hà Nội: Phòng 404, số 106 Tôn Đức Thắng, Q. Đống Đa, Hà Nội.
Văn Phòng Đà Nẵng: Đường BBT, P.Mỹ Khê, TP. Đà Nẵng.
Email: Info@delfi.com.vn
Hotline: 0948 490 070
Số lần xem: 1718
