XCLOUD - PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHO THEO VỊ TRÍ BẰNG MÃ VẠCH HIỆU QUẢ

Quản lý kho vận là một quy trình phức tạp, nhất là khi số lượng hàng hóa lớn và yêu cầu tính chính xác cao. Nếu doanh nghiệp bạn đang gặp khó khăn trong việc kiểm kê hàng tồn, quản lý tồn kho một cách hiệu quả. Hoặc luôn đối mặt với vấn đề sai lệch số liệu giữa thực tế và hệ thống, thì phần mềm quản lý kho theo vị trí như XCLOUD có thể là giải pháp bạn đang tìm kiếm. Phần mềm XCLOUD giúp doanh nghiệp theo dõi, kiểm soát vị tri hàng hóa nhanh chóng, chính xác và tối ưu quy trình quản lý kho vận.

1. Những khó khăn trong việc quản lý vị trí hàng hóa

1.1. Khó khăn trong việc tìm kiếm hàng hoá

Nếu doanh nghiệp không quan tâm đến cách tổ chức và sắp xếp không gian kho hợp lý, nhân viên sẽ gặp khó khăn trong việc xác định vị trí hàng hóa. Điều này làm mất thời gian trong việc tìm kiếm và kiểm kê hàng hóa. Bên cạnh đó, nguy cơ thất thoát cũng gia tăng do đặc thù của các sản phẩm đa dạng về loại, kích thước và hình thức đóng gói. 

1.2. Khó khăn khi quản lý nhiều kho ở nhiều vị trí khác nhau 

Các doanh nghiệp sản xuất thường có nhiều loại kho khác nhau như kho nguyên vật liệu, kho bán thành phẩm, kho thành phẩm,… nằm ở các vị trí và khu vực địa lý khác nhau. Điều này dễ dẫn đến sự chồng chéo và thiếu nhất quán trong quản lý nếu không có một hệ thống phần mềm tích hợp để giám sát. Hậu quả là tình trạng thừa thiếu hàng hóa không được kiểm soát tốt.

1.3. Không gian kho chưa được tối ưu

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp vẫn sử dụng sổ sách hoặc các file Excel/Word để theo dõi hàng tồn kho. Với sự phát triển không ngừng về số lượng, diện tích và chủng loại hàng hóa, phương pháp này trở nên thiếu hiệu quả. 

Việc thiếu công cụ kết nối giữa bộ phận kho, sản xuất và bán hàng dẫn đến tình trạng sản xuất quá mức, hàng tồn kho tích lũy lớn, khiến kho nhanh chóng rơi vào tình trạng quá tải. Thay vì phải tốn thêm chi phí thuê kho mới, các doanh nghiệp có thể tối ưu không gian lưu trữ hiện có, giúp tiết kiệm chi phí và giảm giá thành lưu kho. Điều này không chỉ cải thiện lợi thế cạnh tranh mà còn tối ưu hóa chi phí cho mỗi đơn hàng lớn.

1.4. Rủi ro thất thoát hàng hoá

Việc không kiểm kê hàng tồn kho định kỳ hoặc thiếu kế hoạch cụ thể dễ dẫn đến sai lệch số liệu giữa thực tế và sổ sách. Điều này ảnh hưởng đến độ chính xác trong báo cáo và gây khó khăn cho nhà quản lý khi cần nắm bắt chính xác số lượng hàng hóa thực tế, từ đó tác động đến quyết định kinh doanh.

2. XCLOUD - Phần mềm quản lý kho theo vị trí tối ưu nhất 

2.1. Định danh sản phẩm và vị trí lưu trữ

XCLOUD ứng dụng công nghệ mã QR và mã vạch để định danh cho từng sản phẩm, nguyên vật liệu, hoặc bán thành phẩm. Khi hàng hóa được nhập kho, nhân viên chỉ cần quét mã QR hoặc mã vạch trên sản phẩm và vị trí giá/kệ tương ứng, giúp hệ thống tự động ghi nhận vị trí lưu trữ cụ thể cho từng mặt hàng. Tương tự, khi xuất kho, chỉ cần quét mã là quản lý có thể kiểm tra chính xác sản phẩm nào và ở vị trí nào đã được xuất ra khỏi kho.

2.2. Trực quan hóa sơ đồ kho – Đề xuất vị trí trống

XCLOUD hỗ trợ doanh nghiệp thiết lập sơ đồ bố trí kho theo vị trí từng mặt hàng một cách trực quan, giúp dễ dàng quản lý vị trí hàng tồn cũng như kiểm soát dung lượng trống. Nhờ vào sơ đồ này, nhân viên kho không chỉ tối ưu hóa không gian lưu trữ mà còn có cái nhìn tổng thể về tình trạng kho một cách chính xác.

2.3. Tìm kiếm hàng hóa dễ dàng

Với hệ thống định danh thông minh, nhân viên kho có thể nhanh chóng xác định vị trí chính xác của sản phẩm chỉ bằng cách nhập thông tin trên phần mềm. Khi kết hợp với chức năng “trực quan hóa sơ đồ kho”, thời gian tìm kiếm và xử lý đơn hàng sẽ được rút ngắn đáng kể.

2.4. Quản lý kho theo đơn vị và chi nhánh – Điều chuyển hàng hóa giữa các kho

2.5. Tích hợp nguyên tắc FIFO và FEFO trong quản lý vị trí

XCLOUD hỗ trợ quản lý hàng hóa theo hạn sử dụng, tích hợp với các nguyên tắc FIFO (Nhập trước xuất trước) và FEFO (Xuất hàng gần hết hạn trước) trong hệ thống ERP có sẵn. Điều này giúp doanh nghiệp truy xuất thông tin vị trí hàng hóa kèm theo yếu tố hạn sử dụng, đảm bảo hàng hóa được quản lý chặt chẽ, tránh tình trạng tồn kho quá hạn.

2.5. Hệ thống báo cáo thông minh và đa chiều

XCLOUD cung cấp các báo cáo chi tiết về số lượng hàng tồn theo vị trí trong thời gian thực, hỗ trợ người quản lý trong việc ra quyết định nhập hàng, giúp tối ưu hóa sử dụng vốn và quản lý hàng tồn hiệu quả.

3. Quy trình sử dụng quản lý vị trí bằng Xcloud trên thiết bị PDA

Quy trình quản lý kho vận bằng phần mềm Delfi XCLOUD 

3.1. Gắn mã vạch cho hàng hóa

Trước khi ứng dụng phần mềm XCLOUD vào quản lý kho bạn cần tiến hành gắn mã vạch cho từng loại hàng hóa, tạo, dán mã vạch cho từng sản phẩm.

3.2. Nhập hàng

Sử dụng máy quét mã vạch để quét mã và nhập vào hệ thống. Các thông tin cần thiết cần nhập bao gồm: tên sản phẩm, mã hàng, mã vạch, số lượng, ngày nhập, số lô hàng, ngày sản xuất, hạn sử dụng, vị trí lưu trữ… và các thông tin cần thiết khác.

3.3. Xử lý các yêu cầu xuất nhập kho

Sau khi cập nhật đầy đủ thông tin hàng hóa lên hệ thống, khi có đơn hàng xuất nhập từ các bên liên quan nhân viên kho vận sẽ kiểm tra số lượng hàng tồn trên phần mềm quản lý kho và thông báo số lượng cho bộ phận tương ứng. Sau đó tiếp nhận và xử lý yêu cầu nhập hoặc xuất hàng theo quy trình đã được đề ra. 

3.4. Xuất hàng

Dựa vào vị trí hàng hóa được ghi nhận trên phần mềm nhân viên kho nhanh chóng lấy hàng xuất và tiến hành quét mã cập nhật tình trạng xuất hàng trên phần mềm XCLOUD.

3.5. Kiểm kê kho

Kiểm kê kho hàng định kỳ hoặc theo yêu cầu của nhà quản lý. Nhân viên kho sử dụng thiết bị kiểm kho PDA để quét các mã hàng trong kho, phần mềm sẽ tự động cập nhật và thông báo số lượng hiện tại mà không cần thêm bất kỳ công đoạn nào khác.

4. Những lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý kho hàng theo vị trí Delfi XCLOUD

Delfi XCLOUD không chỉ là một phần mềm quản lý hàng tồn kho thông minh mà còn mang đến nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp, như:

• Chi phí thấp - Phù hợp với các doanh nghiệp ở nhiều quy mô khác nhau nhờ vào các gói cước linh hoạt, từ tháng, quý cho đến năm, giúp tiết kiệm chi phí đầu tư.

• Phần mềm quản lý kho theo vị trí XCLOUD có khả năng tích hợp dễ dàng với các phần mềm quản trị doanh nghiệp khác như Odoo, Oracle, SAP, Microsoft Dynamics, Navision,… Điều này giúp các dữ liệu quản lý kho được đồng bộ hóa và liên kết trực tiếp với hệ thống ERP và phần mềm kế toán của doanh nghiệp, tạo nên một nền tảng thông tin thống nhất.

• Hệ thống mã hóa mạnh mẽ, bảo mật thông tin hai chiều giữa thiết bị và máy chủ.

• Giảm thiểu rủi ro về sai lệch số liệu, cải thiện hiệu quả quản lý kho vận và giảm tải công việc cho nhân viên kho.

• Hỗ trợ cài đặt nhanh chóng, hỗ trợ kỹ thuật từ xa ngay khi khách hàng cần.

5. Những dự án XCLOUD tiêu biểu của Delfi

Delfi là tập đoàn đến từ châu Âu với hơn 30 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực mã vạch nói chung và phần mềm quản lý tồn kho mã vạch nói riêng, cam kết mang đến cho doanh nghiệp những giải pháp quản lý hiện đại, uy tín và chất lượng.

Trên đây, Delfi đã hướng dẫn bạn chi tiết về phần mềm XCLOUD quản lý vị trí kho hàng hóa/tài sản trên PDA. Nếu bạn còn thắc mắc gì về những ưu điểm, tính năng của phần mềm Delfi XCLOUD! Hãy liên hệ trực tiếp ngay Delfi để được tư vấn hỗ trợ và hướng dẫn sử dụng phần mềm nhanh chóng, tận tâm và chuẩn xác nhé!

-----

CÔNG TY TNHH DELFI TECHNOLOGIES VIỆT NAM

Trụ Sở Chính: A4 - E23 Trường Sơn, P2, Q.Tân Bình, Tp.Hồ Chí Minh.
Văn phòng Hà Nội: Phòng 404, số 106 Tôn Đức Thắng, Q. Đống Đa, Hà Nội.
Văn Phòng Đà Nẵng: Đường BBT, P.Mỹ Khê, TP. Đà Nẵng.
Email: Info@delfi.com.vn
Hotline: 0948 490 070