Phần Mềm Kiểm Kê Hàng Hóa Theo SKU Và Lô
Phần mềm kiểm kê hàng hóa là phần mềm giúp doanh nghiệp đếm và đối chiếu hàng theo từng mã SKU, lô hoặc hạn dùng bằng cách quét mã vạch. Khi quét sai mã hoặc nhầm lô, phần mềm cảnh báo ngay, nên số liệu kiểm kê phản ánh đúng từng loại hàng.
Vì Sao Kiểm Kê Hàng Hóa Dễ Sai Ở Mức SKU Và Lô?
Tổng số lượng khớp chưa chắc từng mã đã đúng. Hai mã hàng giống nhau về hình thức có thể bù trừ cho nhau, khiến sổ sách nhìn có vẻ cân nhưng thực tế mã này thừa, mã kia thiếu.
- Hàng na ná nhau: khác màu, khác size, khác quy cách nhưng bao bì giống.
- Nhiều lô trong cùng một vị trí: khác hạn dùng nhưng xếp chung, đếm theo tổng sẽ lẫn.
- Mã cũ, mã mới song song: hàng đổi mã nhưng kệ vẫn còn tem cũ.
- Nhập tay mã hàng: gõ sai một ký tự là ghi nhận sang mã khác.
Phần Mềm Kiểm Kê Hàng Hóa Giải Quyết Việc Này Ra Sao?
| Tình huống tại kho | Cách phần mềm xử lý | Kết quả |
|---|---|---|
| Quét mã không có trong phiếu | Báo "mã ngoài danh sách", yêu cầu xác nhận | Phát hiện hàng cất nhầm |
| Quét sai lô | Đối chiếu lô với phiếu, cảnh báo lệch | Đếm đúng từng lô |
| Cùng SKU ở nhiều vị trí | Cộng dồn số quét theo từng vị trí | Biết hàng nằm ở đâu |
| Mã trùng hoặc tem cũ | Gắn cờ để rà soát danh mục | Dọn mã trước kỳ sau |
| Số quét vượt số tồn | Hiển thị chênh lệch dư theo mã | Rà chứng từ chưa ghi sổ |
Nguyên tắc nền tảng của phần mềm quản lý hàng hóa mã vạch là mỗi SKU có một mã riêng, không trùng. Nếu danh mục còn lộn xộn, nên chuẩn hóa trước khi kiểm kê để kết quả đáng tin.
Quy Trình Kiểm Kê Hàng Hóa Theo SKU Và Lô
- Rà soát danh mục: gộp mã trùng, bổ sung mã còn thiếu, gắn tem cho hàng chưa có mã.
- Lập phiếu theo nhóm hàng: mỗi phiếu gồm một nhóm SKU hoặc một khu để dễ theo dõi.
- Quét từng đơn vị đếm: quét mã hàng, mã lô nếu có, rồi nhập hoặc quét số lượng.
- Xử lý cảnh báo tại chỗ: hàng sai mã, sai lô được xác nhận hoặc chuyển về vị trí đúng.
- Đối chiếu cuối kỳ: xem chênh lệch theo SKU và lô rồi đếm lại các mã lệch.
Cách lập phiếu và biên bản được mô tả chi tiết ở bài phần mềm kiểm kê kho. Bài này tập trung vào việc đếm đúng đối tượng.
Xử Lý Hàng Sai Mã Khi Kiểm Kê
Hàng sai mã là nguyên nhân thường gặp của chênh lệch giả. Delfi gợi ý một chuỗi xử lý để không điều chỉnh sổ vội.
- Xác nhận bằng mắt: đối chiếu nhãn thực tế với mã trên màn hình PDA.
- Chuyển về đúng mã hoặc đúng vị trí: nếu hàng chỉ cất nhầm, không cần điều chỉnh số tồn.
- Lập biên bản điều chỉnh: chỉ khi xác định hàng thật sự thừa hoặc thiếu.
- Sửa tận gốc: bổ sung tem, cập nhật danh mục hoặc hướng dẫn lại nhân viên.
Xcloud của Delfi là lớp mã vạch bổ sung: dữ liệu kiểm kê theo SKU và lô được đẩy về ERP hoặc WMS hiện có qua API. Xcloud không thay thế ERP hay WMS, nên danh mục và số tồn chính thức vẫn do hệ thống của bạn quản lý.
Khi Nào Nên Kiểm Kê Theo Chu Kỳ Thay Vì Một Lần?
Kiểm kê toàn bộ một lần cuối năm tốn công và gián đoạn kho. Một cách khác là kiểm kê theo chu kỳ: mỗi tuần hoặc mỗi tháng đếm một nhóm hàng, ưu tiên mã giá trị cao hoặc hay lệch. Phần mềm giúp lập phiếu nhanh nên cách này khả thi hơn thủ công.
Hướng này nằm trong giải pháp kiểm kê hàng tồn kho chủ động, bổ sung cho kỳ kiểm kê lớn. Với kho vật tư, nguyên vật liệu thì xem thêm bài phần mềm quản lý kho vật tư.
Thiết Bị Và Dữ Liệu Cần Chuẩn Bị
- PDA hoặc máy quét: Delfi phân phối PDA Point Mobile và máy quét mã vạch.
- Mạng Wi-Fi hoặc di động: để đồng bộ phiếu và kết quả quét.
- Danh mục hàng và danh sách lô: xuất từ ERP hoặc Excel hiện có.
- Tem nhãn: in lại cho hàng bị mờ hoặc chưa có mã.
Phần mềm kiểm kho trên PDA cần chạy mượt ngay cả khi mạng yếu ở góc kệ. Khi đã có phần mềm quản lý tồn kho đang chạy, bạn chỉ cần thêm lớp quét; với XCloud kiểm kê, dữ liệu theo SKU và lô vào thẳng phiếu. Nếu hệ thống hiện hữu là ERP, hướng phần mềm kho tích hợp ERP giúp tránh nhập lại. Bài phần mềm kiểm kho trình bày bức tranh chung hơn.
Giá triển khai: liên hệ báo giá.
Gửi danh mục hàng để Delfi tư vấn: gọi Hotline 0948 490 070 để được khảo sát cách đếm theo SKU, lô và demo phần mềm kiểm kê hàng hóa trên PDA.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Phần mềm kiểm kê hàng hóa có quản lý được theo lô không?
Có thể, nếu phần mềm và dữ liệu hỗ trợ quản lý lô. Khi đó nhân viên quét mã hàng và mã lô, phần mềm đối chiếu với phiếu để cảnh báo sai lô. Khả năng cụ thể của Xcloud theo từng nghiệp vụ lô và hạn dùng cần Delfi khảo sát và xác nhận với bạn.
Hàng chưa có mã vạch có kiểm kê bằng phần mềm được không?
Được, nhưng nên gắn tem nội bộ trước kỳ kiểm kê. Mỗi SKU có một mã riêng, không trùng, tem in rõ và dán cố định. Nếu quá nhiều mã, bạn có thể làm dần theo nhóm hàng ưu tiên. Delfi tư vấn cách thiết kế tem và thiết bị in cho loại hàng của bạn.
Kiểm kê hàng hóa bằng phần mềm có thay ERP không?
Không thay ERP. Phần mềm kiểm kê hàng hóa như Xcloud chỉ làm khâu đếm và đối chiếu tại kho bằng mã vạch, rồi kết nối với ERP hoặc WMS hiện có qua API. Danh mục và số tồn chính thức vẫn nằm ở hệ thống chính của doanh nghiệp.
Nên kiểm kê toàn bộ hay theo chu kỳ?
Tùy đặc thù hàng và yêu cầu kế toán. Kiểm kê toàn bộ phù hợp cuối kỳ theo quy định, còn kiểm kê theo chu kỳ giúp phát hiện lệch sớm với mã quan trọng. Nhiều doanh nghiệp kết hợp cả hai. Delfi tư vấn lịch đếm sau khi tìm hiểu cơ cấu hàng và nhịp xuất nhập của kho.
Số lần xem: 12
