Phần Mềm Kiểm Kê Kho: Phiếu, Quét Và Chênh Lệch
Phần mềm kiểm kê kho là phần mềm giúp doanh nghiệp lập phiếu kiểm, đếm hàng bằng cách quét mã vạch trên PDA và tự tính chênh lệch giữa số thực tế với số tồn trên sổ sách. Nhờ vậy kỳ kiểm kê ngắn hơn, ít sai sót và có biên bản rõ ràng.
Kiểm Kê Kho Thủ Công Thường Vướng Ở Đâu?
- Đếm trùng hoặc bỏ sót: chia khu vực bằng miệng, không có danh sách theo dõi.
- Ghi tay rồi nhập lại: số liệu phải qua hai lần chuyển, mất nhiều giờ sau kỳ đếm.
- Chênh lệch khó truy nguyên: không biết ai đếm, đếm lúc nào, lệch ở mã nào.
- Phải dừng kho: nhiều đơn vị ngừng nhập xuất để kịp đếm, ảnh hưởng giao hàng.
Phần mềm kiểm kê kho xử lý từng điểm trên bằng phiếu số, quét tại chỗ và đối chiếu tự động. Nếu bạn cần cái nhìn chung về phần mềm kiểm kho và tiêu chí chọn, hãy xem bài phần mềm kiểm kho.
Quy Trình Kiểm Kê Kho Trên Phần Mềm Gồm Những Bước Nào?
- Chốt phạm vi và thời điểm: kho nào, khu nào, nhóm hàng nào; có tạm dừng nhập xuất hay không.
- Lập phiếu kiểm kê: tạo phiếu từ số tồn hiện có hoặc từ hệ thống đang dùng; chia phiếu theo khu vực.
- Phân công người đếm: mỗi người một phiếu hoặc một khu, tránh đếm chồng.
- Quét và nhập số lượng: dùng PDA quét mã hàng, mã vị trí và nhập số thực đếm.
- Đối chiếu và đếm lại: xem danh sách chênh lệch, đếm lại các mã lệch lớn.
- Xác nhận và điều chỉnh: lập biên bản, trình duyệt và điều chỉnh số tồn theo quy định nội bộ.
Phiếu Kiểm Kê Số Có Những Thông Tin Gì?
| Trường thông tin | Mục đích | Ví dụ cách dùng |
|---|---|---|
| Mã hàng, tên hàng | Xác định đối tượng cần đếm | Quét mã để hiện đúng dòng trên phiếu |
| Vị trí, khu vực | Biết hàng đếm ở đâu | Quét mã kệ trước, quét hàng sau |
| Số tồn sổ sách | Làm cơ sở so sánh | Có thể ẩn để tránh người đếm bị ảnh hưởng |
| Số thực đếm | Ghi nhận kết quả quét | Cộng dồn khi quét nhiều lần |
| Người đếm, thời gian | Truy vết trách nhiệm | Xem lại khi cần giải trình |
| Chênh lệch | Hiển thị mã dư hoặc thiếu | Lọc nhanh mã cần đếm lại |
Trong thực tế, nhiều kho chọn kiểm kê mù, tức là ẩn số tồn khi đếm, để người đếm ghi nhận khách quan. Đây là một thiết lập cần bàn với bộ phận kế toán và kho trước khi triển khai.
Làm Gì Khi Phát Hiện Chênh Lệch?
Chênh lệch không đồng nghĩa với mất hàng. Phần lớn nguyên nhân nằm ở quy trình, nên cần có thứ tự xử lý rõ ràng.
- Đếm lại mã lệch: loại trừ lỗi đếm sai hoặc quét nhầm.
- Kiểm tra chứng từ chưa ghi sổ: phiếu nhập xuất đang xử lý có thể làm lệch số.
- Rà vị trí: hàng có thể được cất nhầm khu nên chưa được đếm.
- Ghi nhận nguyên nhân: hỏng, nhầm mã, thất thoát, để cải tiến quy trình.
Xcloud của Delfi là lớp mã vạch bổ sung: kết quả kiểm kê được đẩy về ERP hoặc WMS hiện có qua API. Xcloud không thay thế ERP hay WMS, nên số tồn chính thức vẫn nằm ở hệ thống bạn đang dùng.
Xcloud Kiểm Kê Và Delficom Kiểm Kho Hỗ Trợ Thế Nào?
Với Xcloud kiểm kê, nhân viên mở phiếu, quét trên PDA và xem tiến độ theo thời gian thực. Phần mềm kho tích hợp ERP cho phép đẩy chênh lệch sang hệ thống chính để điều chỉnh.
Việc kiểm kê hàng theo SKU và lô được nói riêng ở bài phần mềm kiểm kê hàng hóa.
Kiểm kê đúng kỳ chỉ là một nửa; nửa còn lại là duy trì số tồn chính xác hằng ngày bằng phần mềm quản lý tồn kho. Về thiết bị, phần mềm kiểm kho trên PDA cần máy cầm tay đủ bền và pin đủ ca, còn XCloud quản lý kho là phần mềm chạy trên các máy đó. Nếu bạn cần giải pháp kiểm kê hàng tồn kho theo kế hoạch, Delfi sẽ cùng bạn lên lịch đếm và phạm vi.
Tình Huống Minh Họa: Chuẩn Bị Kỳ Kiểm Kê Cuối Quý
Tình huống minh họa do Delfi đề xuất, không phải dự án đã triển khai. Một kho chia thành vài khu, mỗi khu một nhóm đếm. Trước kỳ kiểm kê, kho lập phiếu theo khu, phát PDA và đào tạo ngắn. Khi đếm, trưởng kho theo dõi tiến độ từng phiếu; mã nào lệch được đưa vào danh sách đếm lại. Sau cùng, biên bản được xuất để điều chỉnh sổ.
Đăng ký demo phần mềm kiểm kê kho: gọi Hotline 0948 490 070 để Delfi khảo sát kho, đề xuất số PDA phù hợp và chạy thử phiếu kiểm kê với dữ liệu của bạn. Giá: liên hệ báo giá.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Phần mềm kiểm kê kho khác phần mềm quản lý kho thế nào?
Phần mềm quản lý kho theo dõi toàn bộ nhập, xuất, tồn hằng ngày, còn phần mềm kiểm kê kho tập trung vào đợt đếm: lập phiếu, quét, so sánh và điều chỉnh. Nhiều giải pháp gộp cả hai. Xcloud có thể làm lớp kiểm kê bổ sung cho ERP hoặc WMS sẵn có.
Kiểm kê kho bằng phần mềm có cần dừng nhập xuất không?
Tùy cách tổ chức. Nếu kiểm toàn kho một lần, nhiều doanh nghiệp tạm dừng nhập xuất trong thời gian đếm. Nếu kiểm theo chu kỳ từng khu, có thể không cần dừng toàn bộ. Delfi tư vấn phương án phù hợp sau khi hiểu nhịp nhập xuất và quy định kế toán của bạn.
Cần bao nhiêu PDA cho một kỳ kiểm kê?
Số PDA phụ thuộc số người đếm cùng lúc, diện tích kho và thời gian cho phép. Không có con số chung cho mọi kho. Delfi đề xuất số lượng sau khảo sát, và một số trường hợp doanh nghiệp có thể cân nhắc thuê thiết bị cho mùa kiểm kê thay vì mua thêm.
Dữ liệu kiểm kê có đồng bộ về ERP không?
Có thể, nếu ERP hoặc WMS của bạn hỗ trợ kết nối. Xcloud đẩy dữ liệu qua API để số tồn và chênh lệch vào hệ thống chính, tránh nhập lại. Khả năng kết nối cụ thể phụ thuộc hệ thống và phiên bản, nên Delfi sẽ khảo sát trước khi xác nhận phương án.
Số lần xem: 14
