Quản Lý Kho Nguyên Vật Liệu Bằng Mã Vạch: Tem Lô Và FIFO

Quản lý kho nguyên vật liệu bằng mã vạch là cách gắn tem có mã vạch và số lô lên từng đợt vật tư, rồi quét khi nhập, cất, cấp phát cho sản xuất. Mỗi lần quét ghi lại vật tư nào, lô nào, vào hay ra lúc nào, giúp xuất đúng thứ tự và truy được nguồn khi cần.

Tem Lô Nguyên Vật Liệu Cần Có Những Gì?

Tem lô là điểm bắt đầu của mọi kiểm soát. Tem sai hoặc thiếu thông tin thì các bước sau đều lệch. Một tem nguyên vật liệu nên có các trường sau:

• Mã vật tư và tên: để quét ra đúng mặt hàng.

• Số lô: của nhà cung cấp hoặc số lô nội bộ khi nhận.

• Ngày nhập và hạn dùng nếu vật tư có hạn.

• Số lượng và đơn vị: trên thùng, bao hoặc pallet.

• Mã vị trí cất: để người cấp phát đi thẳng đến đúng kệ.

• Mã vạch hoặc mã 2D: chứa thông tin trên, đọc được bằng PDA.

Chọn vật liệu tem phù hợp môi trường: kho ẩm, lạnh hay nhiều bụi cần loại giấy và mực khác nhau. Nên in thử và dán thử trước khi in hàng loạt.

FIFO Và FEFO: Xuất Lô Nào Trước?

Hai nguyên tắc phổ biến là nhập trước xuất trước (FIFO) và hết hạn trước xuất trước (FEFO). Mã vạch giúp áp dụng cả hai mà không phụ thuộc trí nhớ của thủ kho.

Nguyên tắc	Khi nào dùng	Cách mã vạch hỗ trợ
FIFO	Vật tư không quá nhạy hạn dùng, ưu tiên quay vòng theo ngày nhập	Phần mềm gợi ý lô nhập sớm nhất khi cấp phát
FEFO	Vật tư có hạn dùng ngắn như hóa chất, keo, phụ gia	Phần mềm gợi ý lô sắp hết hạn trước
Chỉ định lô	Lệnh sản xuất yêu cầu đúng một lô theo kiểm tra chất lượng	Quét tem để xác nhận đúng lô, sai thì cảnh báo

Phần quản lý lô và hạn sử dụng đi sâu hơn ở bài riêng về quản lý lô và hạn sử dụng; bài này chỉ dùng nó cho kho vật tư sản xuất.

Quy Trình Cấp Phát Nguyên Vật Liệu Cho Sản Xuất

1. Nhận yêu cầu cấp: bộ phận sản xuất tạo yêu cầu theo lệnh sản xuất, thủ kho nhận danh sách trên PDA.

2. Lấy theo gợi ý lô: PDA chỉ vị trí và lô cần lấy theo FIFO hoặc FEFO.

3. Quét tem để xác nhận: quét tem lô, hệ thống kiểm tra đúng mã, đúng lượng.

4. Giao và ghi nhận người nhận: bàn giao cho công đoạn sản xuất, ghi người nhận.

5. Hoàn trả phần dư: vật tư dư quét lại về kho, giữ nguyên số lô.

Nhờ vậy, khi có sự cố chất lượng, bạn tra ngược được lô vật tư đã cấp cho lệnh nào. Đây là nền cho truy xuất nguồn gốc bằng mã vạch ở mức vật tư đầu vào.

Lỗi Thường Gặp Ở Kho Nguyên Vật Liệu Khi Bắt Đầu Quét

• Một lô được chia nhiều thùng nhưng chỉ dán tem cho thùng đầu, các thùng sau không truy được.

• Vật tư bị mở bao, chia nhỏ mà không in tem mới, số lượng và lô bị mất dấu.

• Dùng tem giấy thường ở nơi ẩm, tem bong và không quét được.

• Thủ kho vẫn lấy theo thói quen, bỏ qua gợi ý lô trên PDA.

Cách xử lý đơn giản là quy định rõ: vật tư chia nhỏ phải in tem con kế thừa số lô gốc, và mọi thao tác lấy hàng đều phải quét tem trước khi rời kệ.

Bổ Sung Cho ERP Và Phần Mềm Kho Hiện Có

Hầu hết nhà máy đã có ERP để lo đơn mua và định mức. Điều ERP khó làm là ghi nhận thao tác ngay tại kệ. Lớp mã vạch giúp phần này mà không đổi hệ thống gốc.

Xcloud là lớp mã vạch bổ sung ERP hoặc WMS qua API; Xcloud không phải ERP và không thay thế hệ thống hiện hữu.

• ERP giữ đơn mua, định mức, sổ cái.

• PDA và phần mềm quét ghi nhận nhập, cấp, trả, kiểm kê.

• Dữ liệu đồng bộ qua API; cách làm xem bài tích hợp PDA với ERP.

Nếu bạn cần cái nhìn về phần mềm, bài phần mềm quản lý nguyên vật liệu trình bày các nghiệp vụ nhập, cấp phát, tồn, lô. Bài này tập trung vào tem lô, thứ tự xuất và cấp phát tại kho.

Từ Kho Vật Tư Đến Toàn Nhà Máy

Khi kho nguyên vật liệu ổn định, nhà máy có thể mở rộng sang các khâu kế tiếp. Các hướng thường gặp:

• In tem tự động trong sản xuất để gắn nhãn bán thành phẩm và thành phẩm.

• Quản lý serial bằng mã vạch cho sản phẩm cần theo dõi từng chiếc.

• Giải pháp quản lý kho nhà máy cho cả kho thành phẩm và kho trung gian.

• Giải pháp mã vạch cho sản xuất ở cấp dây chuyền.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Tem lô nguyên vật liệu nên in bằng máy nào?

Máy in tem mã vạch để bàn đủ cho kho nhỏ, còn kho lớn hoặc in nhiều mỗi ngày nên dùng máy in công nghiệp bền hơn. Cần chọn loại tem và mực chịu được môi trường kho. Delfi có máy in mã vạch và có thể tư vấn cấu hình sau khi biết khối lượng tem và điều kiện kho.

FIFO khác FEFO ở điểm nào?

FIFO xuất theo ngày nhập, lô vào trước ra trước. FEFO xuất theo hạn dùng, lô sắp hết hạn ra trước dù có thể nhập sau. Với vật tư có hạn ngắn như hóa chất, FEFO an toàn hơn. Phần mềm có số lô và hạn dùng trên tem sẽ gợi ý đúng lô cần lấy cho từng trường hợp.

Có phải thay ERP khi quản lý kho nguyên vật liệu bằng mã vạch không?

Không. Lớp mã vạch như Xcloud bổ sung cho ERP hoặc WMS hiện hữu qua API, nên đơn mua, định mức và sổ cái vẫn ở hệ thống cũ. Thao tác nhập, cấp phát, kiểm kê thực hiện bằng quét tại kho rồi đồng bộ về hệ thống gốc, theo phạm vi thống nhất khi khảo sát.

Bắt đầu từ đâu cho kho nguyên vật liệu đang ghi giấy?

Hãy bắt đầu bằng việc chuẩn hóa mã vật tư và thiết kế mẫu tem lô, sau đó dán tem cho một nhóm vật tư quay vòng nhiều và chạy thử nhập, cấp phát bằng PDA. Khi đội kho đã quen, mở rộng sang các nhóm khác và nối ERP. Delfi có thể khảo sát và đề xuất thứ tự phù hợp.

Nhận khảo sát kho nguyên vật liệu của nhà máy: gọi Hotline 0948 490 070, gửi mô tả nhóm vật tư, số lô mỗi tháng và hệ thống đang dùng. Delfi có văn phòng tại TP.HCM, Hà Nội và Đà Nẵng. Giá: liên hệ báo giá.