TỔNG HỢP 5 LỖI PHỔ BIẾN CỦA MÁY IN MÃ VẠCH, CÁCH KHẮC PHỤC

Máy in mã vạch là thiết bị không thể thiếu trong nhiều lĩnh vực như quản lý kho, bán lẻ hay sản xuất. Tuy nhiên, như mọi thiết bị điện tử khác, máy in mã vạch cũng có thể gặp phải một số lỗi trong quá trình sử dụng. Dưới đây là 5 lỗi phổ biến mà người dùng thường gặp và cách khắc phục chúng một cách hiệu quả.

1. Máy in mã vạch bị lệch

1.1. Nguyên nhân

Dưới đây là một số nguyên nhân phổ biến khiến máy in mã vạch có thể in lệch khỏi vị trí đã được cài đặt ban đầu:

• Thiết lập không đúng khiến máy in không căn chỉnh chính xác.

• Phương thức in không phù hợp với máy in tem gây lệch vị trí in.

• Lựa chọn giấy hoặc mực không phù hợp khiến máy in không in chính xác.

• Thanh chặn không khớp kích thước tem làm giấy lệch khi in.

• In từ PDF có thể gây sai lệch kích thước giấy, dẫn đến in không chính xác.

• Bộ nhớ tạm xóa dữ liệu khi không sử dụng lâu, gây lỗi khi in lại.

1.2. Cách xử lý

Lỗi vật lý

Lỗi vật lý dễ khắc phục nhất. Bạn chỉ cần kiểm tra lại đường dẫn của giấy mã vạch. Nếu giấy bị lệch, điều chỉnh lại vị trí giấy và thanh chặn giấy để đảm bảo chúng vừa vặn với kích thước tem.

Lỗi phần mềm

Với phần mềm in mã vạch phổ biến như Bartender, bạn có thể điều chỉnh cài đặt để khắc phục lỗi lệch. Dưới đây là các bước cơ bản:

• Mở tài liệu trong Bartender, chọn File >> Page setup.

• Chỉnh sửa kích thước trang, độ nghiêng (Orientation) và cấu hình Layout.

• Kiểm tra các cài đặt qua bản xem trước, sau đó nhấn OK để lưu và in tài liệu.

Ngoài ra, để tối ưu hóa hiệu suất, bạn vào File >> Print, chọn Performance, bỏ chọn tất cả các tùy chọn, rồi điều chỉnh phương pháp in ở mục Object Print Method.

Lỗi khi in từ tệp PDF

Việc in nhãn từ tệp PDF thường gây lỗi do kích thước giấy không khớp. Để khắc phục:

• Với máy in tem 3: Mở tệp PDF trong phần mềm đọc như Nitro PDF hoặc Adobe Reader XI. Chọn máy in mã vạch đúng, vào Properties, điều chỉnh các tham số trong mục Paper/Layout, sau đó bấm Apply và OK.

• Với máy in A4: Chọn máy in chính xác, trong Page Sizing & Handling, chọn Actual Size rồi bấm Print.

2. Máy in tem nhiệt bị mờ

2.1. Nguyên nhân

Nhiều người dùng nhầm tưởng rằng máy in nhiệt bị mờ do hết mực, nhưng thực tế, máy in nhiệt không sử dụng mực mà dùng nhiệt để tác động trực tiếp lên giấy in nhiệt, làm giấy chuyển màu và hiển thị nội dung in. Khi máy in nhiệt in mờ, có thể do một số nguyên nhân sau:

• Giấy in nhiệt kém chất lượng: Máy in nhiệt không dùng mực, nên giấy in nhiệt phải có chất lượng tốt. Giấy thô ráp hoặc kém chất lượng sẽ khiến bản in mờ.

• Giấy in không được bảo quản tốt: Giấy in nhiệt cần được bảo quản khô ráo, sạch sẽ. Môi trường ẩm ướt hay nhiều bụi bẩn sẽ làm giấy giảm chất lượng, dẫn đến bản in bị mờ.

• Đầu in bị bẩn hoặc mòn: Đầu in là bộ phận quan trọng của máy in nhiệt. Nếu đầu in bị bẩn hoặc mòn do sử dụng lâu dài, sẽ không tiếp xúc đúng với giấy, gây in mờ.

• Đầu in bị kẹt: Giấy in nhiệt, ghim hoặc vật lạ có thể bị kẹt trong trục cao su, làm máy in không thể in rõ ràng.

• Giấy in nhiệt đặt ngược: Nếu cuộn giấy in nhiệt được đặt ngược trong máy, tem hoặc hóa đơn in ra sẽ bị mờ.

• Cài đặt màu in quá nhạt: Máy in nhiệt có thể in mờ nếu cài đặt độ đậm nhạt của màu in chưa chính xác.

2.2. Cách xử lý

Khi máy in nhiệt bắt đầu in mờ hoặc nhạt màu, bạn có thể thực hiện một số bước đơn giản để khắc phục vấn đề này.

Kiểm tra và vệ sinh máy in nhiệt

Lỗi in mờ thường xuất phát từ đầu in bị bẩn hoặc có vật cản. Đầu tiên, hãy tắt máy và để nguội. Mở nắp máy và kiểm tra đầu in xem có giấy, ghim hay bụi bẩn bám vào không. Sau đó, làm sạch máy theo các bước sau:

• Bước 1: Đeo găng tay và dùng khăn mềm, sạch để lau nhẹ đầu in. Bạn cũng có thể sử dụng bút làm sạch đầu in chuyên dụng để tiết kiệm thời gian.

• Bước 2: Dùng khăn mềm ẩm để lau sạch bụi trên trục cao su. Tránh sử dụng vật sắc nhọn hoặc chạm trực tiếp tay vào đầu in, vì có thể làm hỏng bộ phận này.

• Bước 3: Sau khi vệ sinh, đợi khoảng 5–10 phút cho trục cao su và đầu in khô hoàn toàn, sau đó lắp lại và thử in lại để kiểm tra tình trạng máy.

Nếu đầu in đã mòn hoặc hư hỏng, việc thay thế đầu in mới là cần thiết.

Sử dụng giấy in nhiệt chất lượng

Giấy in nhiệt có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng bản in. Nếu giấy đã bị ẩm, bám bụi hoặc là loại kém chất lượng, hãy thay thế bằng giấy in nhiệt mới. Đảm bảo giấy luôn được bảo quản ở nơi khô ráo và thoáng mát để tránh hư hỏng.

Điều chỉnh lại thông số màu in

Lỗi máy in nhiệt in mờ cũng có thể do cài đặt độ đậm nhạt của màu in quá thấp. Để điều chỉnh:

• Mở Control Panel trên máy tính, chọn Devices and Printers.

• Nhấp chuột phải vào tên máy in nhiệt và chọn Printing Preferences.

• Trong tab Options, điều chỉnh Print Speed ở mức 2.00 in/sec và Darkness dưới 10.

Sau khi điều chỉnh, bạn có thể kiểm tra lại chất lượng bản in để đảm bảo máy hoạt động ổn định.

3. Máy in tem nhiệt không ra chữ 

3.1. Giấy in không đúng chiều

Một lỗi khá phổ biến khi sử dụng máy in nhiệt là đặt giấy in không đúng chiều, tức là mặt giấy cảm nhiệt bị để ngược. Giấy in nhiệt chỉ có một mặt có khả năng cảm nhiệt và phản ứng với tia nhiệt từ đầu in. Nếu mặt giấy không đúng vị trí, máy sẽ chỉ in ra màu trắng mà không hiển thị chữ.

Cách khắc phục: Chỉ cần xoay ngược mặt giấy in lại đúng chiều và thử in lại. Máy in sẽ hoạt động bình thường và hiển thị nội dung rõ ràng.

3.2. Lỗi phần mềm dữ liệu

Lỗi này xảy ra khi phần mềm in không được cài đặt đúng hoặc dữ liệu in bị sai. Điều này có thể khiến máy in nhiệt không in được hoặc in mờ, nhòe.

Cách khắc phục: Tạo một con tem mới giống như mẫu thực tế của cửa hàng. In thử tem đó để kiểm tra. Nếu tem bị mờ hoặc không có chữ, điều chỉnh lại cài đặt trong phần mềm in, tăng nhiệt độ đầu in hoặc độ đậm mực để có bản in sắc nét.

3.3. Máy in không nhận giấy

Nếu máy in không nhận đúng kích thước giấy, cũng có thể dẫn đến lỗi không in ra chữ. Điều này thường xảy ra khi người dùng không cài đặt đúng khổ giấy trong driver máy in.

Cách khắc phục: Đối với giấy in có rãnh hoặc khoảng trống giữa các tem, cần chọn đúng chế độ trong driver như Label with gap hoặc Web Sensing tùy thuộc vào máy in. Sau khi cài đặt lại, nhớ chọn OK để lưu và thử in lại.

3.4. Máy in không kết nối với máy tính

Một nguyên nhân khác khiến máy in không ra chữ là do không kết nối được với máy tính. Máy in và máy tính cần phải được kết nối chính xác để thực hiện lệnh in.

Cách khắc phục: Kiểm tra lại kết nối giữa máy tính và máy in. Đảm bảo rằng cả hai thiết bị đã được kết nối đúng cách và thử in lại. Nếu không thành công, kiểm tra phần mềm kết nối hoặc gọi kỹ thuật để được hỗ trợ.

4. Máy in tem bị kẹt giấy

4.1. Nguyên nhân

• Giấy in quá mỏng, dày hoặc chất lượng kém có thể gây trục trặc trong quá trình in ấn. Máy in sẽ gặp khó khăn khi cuốn giấy, dẫn đến tình trạng kẹt giấy.

• Giấy cũ, bị ẩm hoặc nhăn nhúm do để lâu, tiếp xúc với độ ẩm hoặc bị dính vào nhau sẽ dễ gây kẹt trong máy in, đặc biệt khi in nhiều tờ cùng lúc.

• Sau thời gian sử dụng lâu dài, trục kéo giấy có thể bị mòn, dẫn đến việc máy in kéo nhiều tờ giấy cùng lúc. Điều này dễ dàng gây tắc nghẽn giấy và ngừng hoạt động của máy.

• Lô sấy là bộ phận quan trọng trong máy in, nhưng sau thời gian sử dụng, nó có thể bị rách hoặc mòn. Điều này khiến giấy không thể trượt ra ngoài một cách bình thường và gây kẹt giấy.

4.2. Cách xử lý

• Bước 1: Tắt máy và tháo hộp mực: Đầu tiên, tắt máy in và tháo hộp mực (Cartridge) ra khỏi máy để tránh làm hỏng các bộ phận bên trong.
• Bước 2: Kéo giấy bị kẹt ra ngoài: Cẩn thận kéo tờ giấy bị kẹt về phía bạn, tránh làm rách giấy. Nếu máy in loại laser, đợi bộ phận sấy nguội rồi mới xử lý giấy bị kẹt.
• Bước 3: Kiểm tra mảnh giấy còn sót lại: Sau khi lấy được tờ giấy chính, kiểm tra xem có mảnh giấy nhỏ nào còn mắc kẹt trong đường dẫn giấy không. Đảm bảo loại bỏ hoàn toàn mẩu giấy dư thừa.
• Bước 4: Lắp lại hộp mực và thử in: Cuối cùng, lắp lại hộp mực vào máy và thử in để kiểm tra xem lỗi kẹt giấy đã được khắc phục hay chưa.

Nếu máy in mã vạch vẫn báo lỗi kẹt giấy sau khi thực hiện các bước trên, có thể bộ phận cơ khí của máy bị hỏng. Lúc này, bạn nên liên hệ với dịch vụ bảo hành hoặc kỹ thuật viên để được sửa chữa kịp thời.

5.  Máy in mã vạch bị ngược

5.1. Nguyên nhân

Máy in mã vạch bị in ngược là một vấn đề phổ biến mà người dùng có thể gặp phải. Nguyên nhân chính bao gồm:

• Cài đặt phần mềm không chính xác: Khi cài đặt phần mềm in mã vạch (chẳng hạn như BarTender), nếu không thiết lập đúng chiều của mã vạch, nó có thể được in ngược hoặc bị xoay sai hướng.

• Lỗi cấu hình máy in: Máy in mã vạch có thể bị cấu hình sai, dẫn đến việc in ấn không đúng chiều. Điều này thường xảy ra nếu máy in chưa được thiết lập với đúng loại giấy hoặc định dạng in.

5.2. Cách xử lý

• Kiểm tra cài đặt phần mềm: Đảm bảo rằng trong phần mềm in (ví dụ BarTender hoặc phần mềm tương tự), các thiết lập về chiều của mã vạch đã được điều chỉnh chính xác. Hãy chắc chắn rằng không có tùy chọn nào gây ảnh hưởng đến hướng in, chẳng hạn như tùy chọn xoay mã vạch.

• Điều chỉnh cài đặt máy in: Kiểm tra lại các thiết lập trên máy in, đặc biệt là các thông số liên quan đến giấy in và phương thức in ấn. Điều này sẽ giúp đảm bảo máy in in đúng chiều của mã vạch.

• Reset lại máy in: Nếu bạn vẫn không thể khắc phục được lỗi, thử reset lại máy in. Điều này sẽ đưa máy in về cài đặt mặc định, từ đó giúp loại bỏ các vấn đề cấu hình sai và giúp thử lại từ đầu.

Bằng cách thực hiện các bước trên, bạn có thể dễ dàng khắc phục tình trạng máy in mã vạch bị in ngược, đảm bảo chất lượng in ấn đúng chuẩn.

6. Trung tâm sửa máy in mã vạch toàn quốc - Delfi

Nếu máy in mã vạch của bạn gặp phải bất kỳ sự cố nào mà bạn không thể tự khắc phục, đừng lo lắng! Delfi Technologies – Trung tâm sửa chữa máy in mã vạch toàn quốc, là lựa chọn hàng đầu để giải quyết mọi vấn đề của máy in. Với đội ngũ kỹ thuật viên giàu kinh nghiệm và chuyên môn, Delfi cam kết mang đến dịch vụ sửa chữa nhanh chóng và hiệu quả. Chúng tôi cung cấp dịch vụ bảo hành lâu dài và hỗ trợ tư vấn tận tình, giúp máy in của bạn hoạt động trở lại một cách ổn định và bền bỉ.