Đăng Ký Mã Vạch: 5 Bước Chuẩn GS1 Cho Sản Phẩm

Đăng ký mã vạch nhanh, đúng pháp luật, hướng dẫn chi tiết hồ sơ, thủ tục và lệ phí đăng ký mã vạch sản phẩm giúp doanh nghiệp sớm đưa hàng ra thị trường.

Đăng ký mã vạch là bước quan trọng trước khi doanh nghiệp đưa sản phẩm ra thị trường hoặc phân phối vào siêu thị, sàn thương mại điện tử. Tuy nhiên, nhiều cá nhân và doanh nghiệp còn chưa rõ quy trình, hồ sơ và mức phí thực hiện. Bài viết này giúp bạn hiểu rõ mã số mã vạch là gì, cách đăng ký mã vạch sản phẩm đúng quy định và lựa chọn loại mã phù hợp ngay từ đầu. Khi nắm chắc thông tin, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm thời gian, chi phí và hạn chế rủi ro pháp lý.

Nếu bạn đang chuẩn bị đăng ký mã vạch cho sản phẩm, hãy theo dõi đầy đủ nội dung dưới đây trước khi nộp hồ sơ.

1. Mã vạch là gì?

Mã vạch là gì?

Mã số mã vạch là hệ thống ký hiệu dùng để nhận diện sản phẩm, dịch vụ, tổ chức hoặc địa điểm. Mã số là dãy ký tự bằng số hoặc chữ dùng để phân biệt đối tượng cụ thể trong hệ thống quản lý. Mã vạch là hình thức thể hiện mã số dưới dạng các vạch đen song song và khoảng trắng để máy quét có thể đọc tự động.

Mã vạch được chia thành:

• Mã vạch 1D như EAN, UPC, Code 39.

• Mã vạch 2D như QR Code, Data Matrix, PDF417.

• Công nghệ nhận dạng qua tần số vô tuyến RFID.

Khi doanh nghiệp thực hiện đăng ký mã số mã vạch, hệ thống này giúp sản phẩm được nhận diện chính xác trên thị trường. Nhờ đó, việc quản lý kho, bán hàng và truy xuất nguồn gốc trở nên thuận tiện hơn.

>>> Đọc thêm: Mã Vạch Việt Nam Là Gì? Cách Đăng Ký Và Kiểm Tra Chính Xác Nhất

2. Chọn loại mã phù hợp trước khi đăng ký mã vạch

Việc chọn loại mã khi đăng ký mã vạch ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí duy trì và kế hoạch phát triển sản phẩm. Nếu chọn quá ít chủng loại, doanh nghiệp sẽ phải đăng ký bổ sung khi mở rộng danh mục, gây tốn thời gian và chi phí. Ngược lại, nếu chọn loại mã quá lớn, doanh nghiệp sẽ phải trả mức phí duy trì cao hơn cần thiết. Vì vậy, trước khi đăng ký mã vạch sản phẩm, doanh nghiệp cần xác định chính xác số chủng loại dự kiến.

• GCP-10: Dưới 100 chủng loại sản phẩm

• GCP-9: Từ trên 100 đến dưới 1.000 chủng loại

• GCP-8: Từ trên 1.000 đến dưới 10.000 chủng loại

• GCP-7: Từ trên 10.000 đến dưới 100.000 chủng loại

GCP là mã doanh nghiệp do Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng cấp. Chủng loại sản phẩm được hiểu là từng biến thể khác nhau về quy cách hoặc dung tích.

Ví dụ: Một doanh nghiệp sản xuất cà phê có hai dòng sản phẩm là cà phê rang xay và cà phê hòa tan. Mỗi dòng sản phẩm được đóng gói theo ba quy cách gồm 250g, 500g và 1kg. Như vậy, tổng cộng doanh nghiệp có sáu chủng loại sản phẩm cần đăng ký mã vạch, không phải chỉ hai dòng sản phẩm. Trong trường hợp này, lựa chọn mã GCP-10 là phù hợp vì số lượng chủng loại dưới 100.

3. Đối tượng được cấp mới mã số mã vạch

Căn cứ quy định tại Khoản 1 Điều 6 Thông tư 10/2020/TT-BKHCN, những trường hợp sau đây có quyền nộp hồ sơ xin cấp mới Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch:

• Tổ chức hoặc cá nhân chưa từng thực hiện đăng ký mã số mã vạch cho sản phẩm.

• Tổ chức hoặc cá nhân đã được cấp giấy chứng nhận trước đó nhưng cần thực hiện thủ tục cấp mới trong các tình huống sau:

  • Đã sử dụng hết lượng mã được phân bổ.

  • Có nhu cầu đăng ký bổ sung mã địa điểm toàn cầu (GLN).

  • Giấy chứng nhận sử dụng mã số mã vạch đã hết hiệu lực.

  • Bị thu hồi giấy chứng nhận nhưng hiện đã đáp ứng đủ điều kiện để xin cấp lại.

4. Hồ sơ đăng ký mới mã số mã vạch

Theo quy định tại Điểm a Điều 19c Nghị định 74/2018/NĐ-CP, được hướng dẫn chi tiết tại Thông tư 10/2020/TT-BKHCN và Nghị định 13/2022/NĐ-CP, bộ hồ sơ đăng ký mới bao gồm:

• Đơn đề nghị cấp quyền sử dụng mã số mã vạch theo mẫu số 12 ban hành kèm Nghị định 13/2022/NĐ-CP.

• Danh mục các sản phẩm dự kiến sử dụng mã số mã vạch.

• Bản sao có chứng thực giấy đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đầu tư, quyết định thành lập hoặc tài liệu pháp lý tương đương.

• Văn bản ủy quyền trong trường hợp người nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

>>> Tải hồ sơ đăng ký mã vạch tại đây: Hồ sơ đăng ký

5. Cách đăng ký mã vạch cho sản phẩm

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, doanh nghiệp thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Đăng ký tài khoản mã số mã vạch

GS1 Việt Nam

Doanh nghiệp kê khai thông tin doanh nghiệp và người được ủy quyền (nếu có) trên hệ thống GS1 Việt Nam tại địa chỉ:
https://vnpc.gs1.gov.vn/

Đây là bước bắt buộc trước khi nộp hồ sơ đăng ký mã vạch.

Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký mã số mã vạch

Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai hình thức nộp hồ sơ:

Cách 1: Nộp trực tiếp hoặc gửi bưu điện đến Bộ phận một cửa – Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng tại địa chỉ:
Số 8 Hoàng Quốc Việt, Quận Cầu Giấy, Hà Nội.

Cách 2: Nộp hồ sơ online trên Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công của Bộ Khoa học và Công nghệ.

Khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp phải đồng thời nộp phí đăng ký mã số mã vạch và phí duy trì năm đầu tiên. Hình thức nộp có thể là chuyển khoản hoặc tiền mặt.

Bước 3: Thẩm định hồ sơ và cấp mã số mã vạch

Trong vòng 5–7 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ, Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng sẽ thẩm định hồ sơ:

• Nếu hồ sơ hợp lệ, cơ quan sẽ cấp mã số mã vạch cho doanh nghiệp sử dụng trước.

• Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, doanh nghiệp sẽ được yêu cầu chỉnh sửa và nộp lại trong thời hạn 5 ngày làm việc.

Bước 4: Kê khai thông tin sản phẩm

Theo Khoản 3 Điều 4 Thông tư 10/2020/TT-BKHCN, khi sử dụng mã vạch có tiền tố quốc gia Việt Nam “893”, doanh nghiệp phải kê khai và cập nhật thông tin sản phẩm vào cơ sở dữ liệu quốc gia tại địa chỉ:
http://vnpc.gs1.gov.vn

Thông tin kê khai bao gồm tối thiểu:

• GTIN (Mã số sản phẩm toàn cầu)

• Tên sản phẩm và nhãn hiệu

• Mô tả sản phẩm

• Tên doanh nghiệp

• Thị trường mục tiêu

• Hình ảnh sản phẩm

• Nhóm sản phẩm

Việc kê khai đầy đủ giúp mã vạch hiển thị chính xác khi quét bằng điện thoại hoặc thiết bị chuyên dụng.

Bước 5: Cấp Giấy chứng nhận mã số mã vạch

Sau khi hoàn thành các bước trên, trong khoảng 30 ngày, Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng sẽ cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch.

Kết quả đăng ký mã vạch sản phẩm sẽ được cấp online trước qua tài khoản doanh nghiệp để phục vụ in ấn bao bì. Sau đó, bản cứng Giấy chứng nhận sẽ được gửi về địa chỉ doanh nghiệp.

Lưu ý quan trọng

• Thời hạn Giấy chứng nhận cấp mới là 3 năm kể từ ngày cấp.

• Trường hợp cấp lại, thời hạn theo giấy chứng nhận đã cấp trước đó.

• Doanh nghiệp phải nộp phí duy trì hằng năm đúng thời hạn.

• Cần thường xuyên cập nhật thông tin sản phẩm trên hệ thống để tránh việc mã vạch không hiển thị khi quét.

6. Lệ phí đăng ký và duy trì mã số mã vạch

Khi đăng ký mã vạch, doanh nghiệp cần nộp lệ phí cấp mã và phí duy trì hằng năm. Mức phí đăng ký sử dụng mã doanh nghiệp GS1 hiện nay là 1.000.000 đồng. Mã địa điểm toàn cầu và mã thương phẩm GTIN-8 có mức thu 300.000 đồng.

Đối với phí duy trì, mức thu phụ thuộc vào loại mã doanh nghiệp đã đăng ký:

• Mã 10 số: 500.000 đồng/năm

• Mã 9 số: 800.000 đồng/năm

• Mã 8 số: 1.500.000 đồng/năm

• Mã 7 số: 2.000.000 đồng/năm

Doanh nghiệp cần nộp phí duy trì trước ngày 30/06 mỗi năm để tránh bị thu hồi hiệu lực. Nếu nhận giấy chứng nhận sau ngày 30/06, mức phí duy trì năm đầu tiên được tính 50%.

6. Kết luận

Đăng ký mã vạch là thủ tục quan trọng giúp sản phẩm lưu thông hợp pháp và chuyên nghiệp trên thị trường. Việc lựa chọn đúng loại mã và chuẩn bị hồ sơ đầy đủ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và rút ngắn thời gian xử lý. Khi hiểu rõ quy trình đăng ký mã vạch sản phẩm, doanh nghiệp có thể chủ động hơn trong kế hoạch kinh doanh dài hạn.

7. Một số câu hỏi thường gặp

Câu hỏi 1: Đăng ký mã vạch mất bao lâu?
Thông thường, thời gian thẩm định hồ sơ khoảng 5–7 ngày làm việc nếu hồ sơ hợp lệ.

Câu hỏi 2: Có bắt buộc đăng ký mã vạch khi bán online không?
Nhiều sàn thương mại điện tử yêu cầu mã vạch hợp lệ để quản lý sản phẩm, vì vậy đăng ký mã vạch giúp tăng tính chuyên nghiệp.

Câu hỏi 3: Có thể tự đăng ký mã vạch không?
Doanh nghiệp hoàn toàn có thể tự thực hiện nếu nắm rõ quy trình và chuẩn bị đúng hồ sơ.

Câu hỏi 4: Nếu không nộp phí duy trì thì sao?
Mã số mã vạch có thể bị thu hồi hoặc hết hiệu lực nếu doanh nghiệp không nộp phí đúng hạn.

Câu hỏi 5: Mã vạch có thời hạn bao lâu?
Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch cấp mới có thời hạn 3 năm kể từ ngày cấp.