Mã Vạch Việt Nam Là Gì? Cách Đăng Ký Và Kiểm Tra Chính Xác Nhất

Mã vạch Việt Nam giúp doanh nghiệp quản lý sản phẩm hiệu quả, đăng ký đúng chuẩn GS1, quét nhanh và chính xác. Hướng dẫn chi tiết cách đăng ký và kiểm tra.

Mã vạch Việt Nam là yếu tố bắt buộc đối với doanh nghiệp muốn đưa sản phẩm vào siêu thị, chuỗi bán lẻ hoặc xuất khẩu. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ mã vạch Việt Nam là gì, đầu số bao nhiêu, đăng ký ra sao và kiểm tra thế nào cho đúng. Thực tế cho thấy nhiều doanh nghiệp gặp lỗi khi quét mã vạch, sai thông tin sản phẩm hoặc không được chấp nhận tại hệ thống phân phối lớn. Bài viết này giúp bạn hiểu rõ toàn bộ quy trình từ đăng ký đến kiểm tra mã vạch Việt Nam, tránh rủi ro và tối ưu vận hành.

Bắt đầu quản lý mã vạch đúng chuẩn để tối ưu vận hành ngay từ hôm nay

1. Mã vạch Việt Nam là bao nhiêu?

Mã vạch Việt Nam

Mã vạch Việt Nam là mã quốc gia do tổ chức GS1 Việt Nam quản lý, được sử dụng để định danh hàng hóa có nguồn gốc đăng ký tại Việt Nam. Theo quy định quốc tế, mỗi quốc gia đều có một đầu số riêng nhằm phục vụ việc truy xuất thông tin sản phẩm trên toàn cầu.

Đối với Việt Nam, mã vạch Việt Nam có đầu số là 893. Khi nhìn vào mã vạch in trên bao bì, nếu ba chữ số đầu tiên là 893, sản phẩm đó đã được đăng ký mã số mã vạch tại Việt Nam. Đây là căn cứ quan trọng giúp hệ thống bán lẻ, kho vận và người tiêu dùng nhận diện xuất xứ đăng ký của hàng hóa.

Có thể bạn chưa biết, để sản phẩm được lưu thông rộng rãi tại siêu thị, trung tâm thương mại hoặc xuất khẩu ra nước ngoài, doanh nghiệp bắt buộc phải đăng ký mã số mã vạch. Việc không có mã vạch hợp lệ sẽ khiến sản phẩm bị từ chối phân phối hoặc gặp rủi ro pháp lý.

2. Việt Nam sử dụng những loại mã vạch nào?

Tại thị trường Việt Nam, hệ thống mã vạch được sử dụng phổ biến nhất hiện nay là EAN, tuân theo tiêu chuẩn của GS1. Đây là loại mã vạch dùng để định danh sản phẩm trong bán lẻ, kho vận và xuất nhập khẩu.

Hiện nay, hai loại mã EAN được sử dụng chính là EAN-13 và EAN-8.

EAN-13 là loại mã vạch phổ biến nhất tại các doanh nghiệp sản xuất và bán lẻ. Mã này bao gồm 13 chữ số với cấu trúc:

• 2 hoặc 3 số đầu: mã quốc gia (Việt Nam là 893)
• 4 hoặc 5 số tiếp theo: mã doanh nghiệp
• 5 số tiếp theo: mã sản phẩm
• 1 số cuối: số kiểm tra

EAN-13 phù hợp với hầu hết các hệ thống siêu thị, cửa hàng tiện lợi và xuất khẩu.

EAN-8 là loại mã vạch rút gọn, thường được sử dụng cho các sản phẩm nhỏ hoặc cửa hàng quy mô nhỏ. Cấu trúc của EAN-8 gồm:

• 3 số đầu: mã quốc gia
• 4 số tiếp theo: mã sản phẩm
• 1 số cuối: số kiểm tra

Do có ít ký tự hơn, EAN-8 có kích thước nhỏ gọn, dễ in trên bao bì hạn chế diện tích.

3. Hướng dẫn cách đăng ký mã vạch Việt Nam

3.1 Bộ hồ sơ cơ bản để đăng ký mã số mã vạch sản phẩm

Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ sau:

• Bản đăng ký mã số mã vạch hàng hóa (02 bản theo mẫu)
• Bản đăng ký danh mục sản phẩm sử dụng mã GTIN (02 bản)
• Bản sao công chứng Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy phép kinh doanh
• Phiếu đăng ký thông tin cho cơ sở dữ liệu GS1 Việt Nam
• Phiếu đăng ký thông tin cho Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng

Việc chuẩn bị đúng hồ sơ ngay từ đầu giúp rút ngắn thời gian xử lý và tránh bị yêu cầu bổ sung.

3.2 Cách làm thủ tục đăng ký mã số mã vạch sản phẩm

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký
Doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ theo quy định tại Quyết định 15/2006/QĐ-BKHCN.

Bước 2: Kê khai thông tin online
Truy cập cổng thông tin điện tử của GS1 Việt Nam tại https://vnpc.gs1.gov.vn/ để khai báo thông tin và đăng ký tài khoản mã số mã vạch.

Bước 3: Nộp hồ sơ đăng ký
Hồ sơ được nộp trực tiếp hoặc gửi chuyển phát nhanh về Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng tại số 8 Hoàng Quốc Việt, Cầu Giấy, Hà Nội. Doanh nghiệp đồng thời nộp lệ phí theo Thông tư 232/2016/TT-BTC.

Bước 4: GS1 tiếp nhận và xử lý hồ sơ
Trong vòng 3-5 ngày làm việc, hồ sơ được tiếp nhận và chuyển sang Tổng cục TCĐLCL để thẩm định.

Bước 5: Cấp giấy chứng nhận
Nếu hồ sơ hợp lệ, trong 20-30 ngày làm việc, doanh nghiệp sẽ được cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch Việt Nam.

4. Cách kiểm tra mã vạch Việt Nam

Cách kiểm tra mã vạch Việt Nam đơn giản nhất là kiểm tra 3 chữ số đầu tiên trên mã vạch. Nếu bắt đầu bằng 893, sản phẩm đã đăng ký mã số mã vạch tại Việt Nam.

Tuy nhiên, phương pháp này chỉ mang tính nhận diện nhanh. Để đảm bảo chính xác, doanh nghiệp nên kết hợp thêm các phương pháp kiểm tra khác.

5. Kiểm tra độ chính xác của số kiểm tra mã barcode Việt Nam

EAN-13 và EAN-8

Cách tính số kiểm tra EAN-13

• Cộng các số ở vị trí lẻ (1,3,5,7,9,11) → A
• Cộng các số ở vị trí chẵn (2,4,6,8,10,12), nhân 3 → B
• Cộng A + B
• Lấy phần dư chia cho 10 → x
• Nếu x = 0, số kiểm tra = 0; nếu x ≠ 0, số kiểm tra = 10 – x

Cách tính số kiểm tra EAN-8

• Cộng các số ở vị trí lẻ, nhân 3 → A
• Cộng các số ở vị trí chẵn → B
• Cộng A + B
• Lấy phần dư chia cho 10 để xác định số kiểm tra

6. Cách kiểm tra mã vạch sản phẩm online

Cách kiểm tra mã vạch sản phẩm online

Kiểm tra mã vạch sản phẩm online là cách nhanh chóng để xác định thông tin cơ bản như tên sản phẩm, thương hiệu và nơi đăng ký mã vạch, đặc biệt hữu ích khi mua hàng hoặc kiểm tra nguồn gốc. Hiện nay, có ba cách kiểm tra phổ biến và dễ thực hiện.

Cách 1: Sử dụng ứng dụng quét mã vạch trên điện thoại
 Người dùng chỉ cần cài đặt ứng dụng quét mã vạch, mở camera và quét trực tiếp trên bao bì sản phẩm. Một số ứng dụng được sử dụng nhiều tại Việt Nam gồm iCheck, Barcode Việt và QR & Barcode Scanner. Các app này cho kết quả nhanh, phù hợp để kiểm tra hàng hóa khi mua sắm hoặc kiểm kho cơ bản.

Cách 2: Kiểm tra qua website tra cứu mã vạch
 Đối với sản phẩm nhập khẩu hoặc cần xác minh tính pháp lý, bạn có thể tra cứu mã vạch trên các website như Barcode Lookup, UPC Index hoặc hệ thống GS1 toàn cầu. Cách này cho thông tin chi tiết hơn về đơn vị đăng ký và chuẩn mã vạch.

Cách 3: Tra cứu trực tiếp trên Google
 Chỉ cần nhập dãy số dưới mã vạch vào Google, hệ thống sẽ trả về kết quả từ website thương hiệu hoặc các sàn thương mại điện tử nếu sản phẩm đã được đăng ký và lưu hành phổ biến.

7. Giải pháp quản lý mã vạch chuyên nghiệp cho doanh nghiệp

Trong môi trường kinh doanh hiện đại, đặc biệt khi doanh nghiệp sở hữu hàng nghìn sản phẩm, việc chỉ sử dụng điện thoại để quét mã vạch là không đủ. Để đảm bảo quy trình quản lý hàng hoá trơn tru, chính xác và nhanh chóng, bạn cần xây dựng một giải pháp quản lý mã vạch chuyên nghiệp toàn diện từ in ấn đến quét và đồng bộ dữ liệu.

Delfi Technologies là đơn vị tại Việt Nam chuyên cung cấp các giải pháp mã vạch trọn gói, bao gồm:

• Máy in mã vạch chất lượng cao, cho tem sắc nét, độ bền tốt, tương thích với nhiều loại giấy và nhãn khác nhau.
• Máy quét mã vạch chuyên dụng từ các thương hiệu uy tín, giúp quét nhanh cả mã 1D và 2D, bao gồm cả mã mờ, bị xước hoặc in kém chất lượng.
• Phần mềm quản lý mã vạch & kho vận tích hợp trực tiếp với hệ thống ERP/CRM, đảm bảo cập nhật tồn kho, đơn hàng và kiểm soát chuỗi cung ứng chính xác.
• Dịch vụ tư vấn - triển khai - bảo trì - hậu mãi chuyên nghiệp, hỗ trợ kỹ thuật nhanh chóng khi doanh nghiệp cần.

Khi doanh nghiệp trang bị giải pháp từ Delfi, bạn không chỉ tăng hiệu suất bán hàng mà còn giảm thiểu sai sót khi đọc mã, tránh nhầm lẫn sản phẩm và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Việc đầu tư đúng giải pháp mang lại hiệu quả lâu dài, giúp doanh nghiệp mở rộng quy mô mà không lo thiếu kiểm soát.

8. So sánh 5 máy quét mã vạch tốt nhất tại Delfi

Máy quét mã vạch	Loại mã hỗ trợ	Tốc độ quét	Khả năng đọc mã mờ/xước	Kết nối	Phù hợp với	Ghi chú
CINO FUZZYSCAN A670	1D/2D	Rất nhanh	Rất tốt	USB/RS232	Kho vận & siêu thị	Hiệu suất quét cao, phù hợp môi trường lớn
SUPERLEAD 3300	1D/2D	Trung bình	Tốt	USB	Cửa hàng nhỏ	Giá thành hợp lý, cân đối hiệu năng
UNITECH MS838	1D	Nhanh	Khá	USB/PS2	Bán lẻ & POS	Thiết kế gọn nhẹ, dễ sử dụng
SuperLead 5208	1D/2D	Nhanh	Tốt	USB/BT	Siêu thị & bán lẻ	Hỗ trợ Bluetooth không dây
SuperLead 5203	1D	Rất nhanh	Rất tốt	USB	Chuỗi cửa hàng	Hiệu suất xử lý cao, bền bỉ

9. Kết luận

Mã vạch Việt Nam đóng vai trò quan trọng trong quản lý hàng hóa, truy xuất nguồn gốc và xây dựng uy tín doanh nghiệp. Việc hiểu đúng, đăng ký hợp pháp và kiểm tra chính xác mã vạch giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả và giảm thiểu rủi ro. Nếu bạn đang tìm giải pháp mã vạch Việt Nam phù hợp, hãy đầu tư đúng từ hệ thống mã vạch đến thiết bị quét để sẵn sàng mở rộng kinh doanh bền vững.

Liên hệ ngay để được tư vấn giải pháp mã vạch Việt Nam chuyên nghiệp và tối ưu nhất cho doanh nghiệp của bạn.

10. Một số câu hỏi thường gặp về mã vạch Việt Nam

Câu hỏi 1: Mã vạch Việt Nam có bắt buộc không?
Mã vạch không bắt buộc với mọi loại hàng hóa, nhưng gần như là điều kiện tiên quyết nếu doanh nghiệp muốn đưa sản phẩm vào hệ thống phân phối lớn hoặc xuất khẩu.

Câu hỏi 2: Sử dụng máy quét mã vạch nào là phù hợp?
Việc lựa chọn máy quét mã vạch phụ thuộc vào môi trường sử dụng, tần suất quét và loại mã vạch. Doanh nghiệp nên ưu tiên thiết bị chính hãng để đảm bảo độ bền và tốc độ xử lý.