SỰ KHÁC NHAU GIỮA GIẢI PHÁP QUẢN LÝ TỒN KHO MÃ VÀ QUẢN LÝ KHO TRUYỀN THỐNG

SỰ KHÁC NHAU GIỮA GIẢI PHÁP QUẢN LÝ TỒN KHO MÃ VÀ QUẢN LÝ KHO TRUYỀN THỐNG

 

Quản lý kho hàng đóng vai trò quan trọng tại các doanh nghiệp, vì đây là yếu tố chủ chốt ảnh hưởng đến quy trình vận hành của toàn bộ hệ thống. Trong nhiều phương pháp quản lý kho hàng phổ biến ngày nay, phương pháp sử dụng mã vạch được xem là lựa chọn hiệu quả và nhanh nhất, giúp doanh nghiệp duy trì sự kiểm soát chặt chẽ đối với hàng hóa. Hãy khám phá cùng Delfi về Giải pháp quản lý tồn kho mã vạch đang được áp dụng rộng rãi hiện nay!

 

 

1.  Giải pháp quản lý tồn kho mã vạch là gì?

 

Giải pháp quản lý tồn kho mã vạch là quá trình sử dụng mã vạch để định danh, theo dõi, lưu trữ và truy xuất thông tin về sản phẩm trong kho bằng cách gán một mã số hoặc chữ số đặc biệt cho từng đối tượng. Mã vạch là một chuỗi ký tự được mã hóa dưới dạng thanh đen và trắng, có thể được đọc bằng các thiết bị như máy quét mã vạch hoặc điện thoại di động.

Với khả năng mã hóa linh hoạt và đa dạng các ký tự và chữ số, hệ thống mã vạch hiện đại đang được áp dụng rộng rãi để quản lý đa dạng loại hàng hóa trong kho của các doanh nghiệp.

 

2. Sự khác nhau giữa quản lý kho truyền thống và giải pháp quản lý tồn kho mã vạch

 

Theo phương pháp truyền thống, các doanh nghiệp tại Việt Nam thường sử dụng phương pháp quản lý tồn kho thông qua các công đoạn thủ công trên sổ sách, tài liệu hoặc bảng tính Excel. Việc thực hiện việc ghi chép sổ sách và nhập liệu bằng cách thủ công đôi khi trở nên khá phức tạp, tốn kém thời gian và dễ gây ra những sai sót hoặc nhầm lẫn.

 

 

>> Tham khảo:  HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ XUẤT NHẬP KHO BẰNG EXCEL CHI TIẾT NHẤT

 

Điều quan trọng là hoạt động kinh doanh của cửa hàng không thể hiệu quả nếu quản lý lượng hàng tồn kho, doanh số bán ra, và nhập kho một cách hoàn toàn dựa vào "trí nhớ". Vì vậy, việc áp dụng công nghệ mã vạch trong quản lý kho là hết sức quan trọng.

 

Nội dung	Quản lý kho truyền thống	Giải pháp quản lý tồn kho mã vạch
Định danh hàng hóa	Sử dụng phiếu, sổ sách hoặc Excel	Sử dụng mã vạch (Barcode/QR Code)
Nhập xuất kho	Nhập liệu thủ công	Thông qua thiết bị chuyên dụng hoặc điện thoại thông minh
Theo dõi hàng tồn kho	Đếm tay	Sử dụng phần mềm
Tìm sản phẩm	Tìm theo vị trí	Sử dụng phần mềm
Lịch sử giao dịch	Ghi chép thủ công	Ghi nhận và truy xuất lịch sử trên phần mềm
Quản lý	Thủ công dẫn đến sai sót	Tối ưu hóa nhiều quy trình
Tối ưu hóa nhiều quy trình	Thủ công	Phân loại và sắp xếp hàng hóa

 

Như thấy trong so sánh, giải pháp quản lý tồn kho mã vạch mang lại nhiều lợi ích hơn so với phương pháp truyền thống. Hệ thống quản lý kho mã vạch đồng nghĩa với việc cải thiện độ chính xác, tăng cường hiệu suất và tiết kiệm thời gian thông qua việc tự động hóa nhiều quy trình. Điều này giúp giảm thiểu lỗi, tối ưu hóa quá trình làm việc và nâng cao khả năng theo dõi tồn kho cũng như lịch sử giao dịch của từng sản phẩm.

 

3. Ứng dụng giải pháp quản lý tồn kho mã vạch

 

Các ứng dụng của giải pháp quản lý kho hàng sử dụng mã vạch bao gồm

 

• Đạt được thông tin chính xác về lượng hàng tồn và lượng hàng trong kho, từ đó xây dựng các chiến lược kinh doanh hiệu quả
• Giảm thiểu hiện tượng giữ hàng tồn lâu, tối ưu hóa quy trình quản lý tồn kho
• Xử lý đơn đặt hàng từ khách hàng một cách cụ thể và nhanh chóng, tăng sự hài lòng của khách hàng
• Tiết kiệm thời gian và nhân công trong việc nhập liệu tại kho, tăng hiệu suất làm việc
• Giảm thiểu nguy cơ xuất nhầm hàng hóa nhờ vào độ chính xác cao của mã vạch
• Đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ cơ bản cho nhân viên kho, giúp tối ưu hóa hoạt động kho hàng

 

4. Quy trình áp dụng giải pháp mã vạch trong quản lý kho

 

Việc áp dụng hệ thống mã số mã vạch cho sản phẩm đồng nghĩa với việc tiếp cận công đoạn kiểm kê kho một cách thuận tiện, nhanh chóng và khoa học.

Để quản lý nguồn gốc của sản phẩm, có thể thực hiện việc gắn nhãn sản phẩm theo hai phương pháp sau:

1. Lựa chọn thứ nhất: Mỗi sản phẩm hoặc bộ sản phẩm sẽ được gán một mã vạch duy nhất. Mã sản phẩm này sẽ được xác định theo lô, loại sản phẩm và mỗi sản phẩm trong cùng một loại sẽ được đánh số seri theo thứ tự tăng dần. Mặc dù số lượng mã cần quản lý sẽ tăng đáng kể, nhưng đồng thời cung cấp thông tin chính xác về sản phẩm khi cần tra cứu nguồn gốc.
2. Lựa chọn thứ hai: Các sản phẩm cùng loại trong một lô hàng sẽ có chung một mã vạch. Mã này sẽ phân biệt giữa các lô hàng và loại sản phẩm. Mặc dù phương pháp này vẫn cung cấp thông tin về sản phẩm, nhưng theo dõi sẽ được thực hiện theo từng lô hàng. Trong trường hợp một lô hàng không được xuất hết hoặc xuất cho hai khách hàng khác nhau, sẽ không thể phân biệt được sản phẩm đã được phân phối cho khách hàng nào.

>> Tham khảo: CÁCH QUÉT MÃ VẠCH SẢN PHẨM TỒN KHO HIỆU QUẢ TRÁNH THẤT THOÁT

Quy trình dán mã vạch

 

Sau khi sản phẩm đã được đặt mã, quá trình sử dụng máy in mã vạch bắt đầu để tạo ra mã vạch phù hợp. Tùy thuộc vào nhu cầu cụ thể, có thể lựa chọn máy in chuyên nghiệp phù hợp và có hiệu quả chi phí. Mã vạch sẽ được in trực tiếp lên giấy decal, sau đó được tách ra và dán lên sản phẩm. Việc gắn mã vạch có thể thực hiện tại bước xuất xưởng để nhập kho sản phẩm hoặc trong giai đoạn khi sản phẩm đã hoàn thành và đang chờ quá trình xuất xưởng.

 

 

>> Tham khảo các dòng máy in mã vạch phổ biến hiện nay tại đây

Quy trình nhập kho

 

Nhân viên thực hiện quá trình nhập kho bằng cách sử dụng máy quét mã vạch để đọc mã trên lô hàng mới. Thông tin thu được từ việc quét này sẽ được nhập vào hệ thống máy tính để tạo ra phiếu nhập kho, bao gồm các chi tiết quản lý liên quan đến lô hàng. Từ thời điểm này, sản phẩm sẽ được theo dõi và quản lý thông qua mã vạch tương ứng.

 

>> Tham khảo: CÁC LOẠI MÁY ĐỌC MÃ VẠCH QRCODE PHỔ BIẾN TRÊN THỊ TRƯỜNG HIỆN NAY

Quy trình xuất kho

 

Tương tự trong quá trình nhập kho, nhân viên có thể tạo phiếu xuất dựa trên thông tin từ phiếu nhập và sử dụng thiết bị đọc mã vạch để thực hiện việc xuất kho. Bằng cách lần lượt quét mã vạch trên lô hàng cần xuất, có thể liên tục theo dõi nguồn gốc của sản phẩm. Khi hàng xuất kho, các chi tiết như ngày xuất, đối tác nhận hàng, mã đơn đặt hàng và các thông tin khác cần được ghi chép vào hệ thống. Do đó, quy trình xuất kho yêu cầu nhân viên nhập đầy đủ thông tin này vào máy tính.

 

Quy trình kiểm kho

 

Để thực hiện công việc kiểm kê kho, cần áp dụng thiết bị máy kiểm kho. Trong quá trình kiểm kê, nhân viên quét tất cả các mã vạch trên sản phẩm trong kho và sau đó kết nối thiết bị với máy tính để chuyển dữ liệu. Sau khi thu thập dữ liệu, chương trình tự động tạo báo cáo về số lượng hàng hóa thực tế trong kho, tiến hành so sánh với dữ liệu hiện tại trên máy tính, và cho phép cập nhật thông tin thực tế nếu cần thiết.

 

>> Tham khảo: ỨNG DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHO BẰNG MÃ VẠCH TRÁNH RỦI RO THẤT THOÁT

Nhờ tích hợp và hỗ trợ mạnh mẽ từ hệ thống quản lý nghiệp vụ, việc sử dụng mã vạch giúp giảm bớt công đoạn nhập liệu, đồng thời giảm thiểu khả năng nhầm lẫn trong các hoạt động kinh doanh. Nên triển khai Giải pháp mã vạch trong quản lý kho tại cửa hàng của bạn và trải nghiệm sự hiệu quả ngay bây giờ!

 

CÔNG TY TNHH TECHNOLOGIES DELFI VIỆT NAM

Email : Info@delfi.com.vn

Hotline : 0948 490 070