NHỮNG LƯU Ý CẦN THIẾT KHI SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU ONLINE

Việc quản lý kho hàng đóng vai trò quan trọng, ảnh hưởng đến chất lượng và danh tiếng của Doanh nghiệp. Sự thiếu sót hoặc dư thừa trong tồn kho có thể tác động lớn đến chi phí và chiến lược phát triển. Trên thị trường, có nhiều phần mềm quản lý nguyên vật liệu Online chất lượng từ các nhà cung cấp trong và ngoài nước. Tuy nhiên, việc không tìm hiểu kỹ trước khi sử dụng có thể gây khó khăn và lãng phí thời gian. Bài viết dưới đây của Delfi sẽ chia sẻ cho bạn các lưu ý quan trọng trước khi quyết định sử dụng. Hãy cùng theo dõi nhé!

1. Chuyện gì sẽ xảy ra nếu không quản lý kho hàng và các nguyên vật liệu đúng cách?

Khó khăn trong việc cập nhật số liệu tồn kho

Cập nhật tồn kho gặp khó khăn do áp lực công việc lớn, có thể dẫn đến tình trạng quá tải và đình trệ trong quá trình theo dõi liên tục số lượng hàng tồn kho. Hơn nữa, báo cáo thường phụ thuộc vào tài liệu giấy tờ hơn là dựa trên thông tin thực tế từ kho, làm cho quá trình cập nhật số liệu trở nên ngày càng phức tạp.

Tốn thời gian

Quản lý kho hàng hiện nay đang mất nhiều thời gian do phải thực hiện theo phương pháp thủ công. Nhiều doanh nghiệp phải phụ thuộc vào sức lao động, sổ sách và bảng tính Excel để quản lý kho. Điều này dễ dẫn đến những sai sót trong việc kiểm tra số lượng hàng tồn kho, cũng như làm cho quy trình xuất nhập kho không được rõ ràng. Những vấn đề này có thể tạo ra những hiểu lầm trong việc quản lý hàng hóa.

Sắp xếp hàng hoá không hợp lý

Sắp xếp hàng hóa trong kho không hợp lý có thể xuất phát từ việc quản lý kho không hiệu quả. Việc không phân loại hàng hóa thành từng nhóm rõ ràng có thể dẫn đến việc tìm kiếm mất nhiều thời gian và gặp khó khăn khi di chuyển lấy hàng.

2. Các lưu ý khi sử dụng phần mềm quản lý nguyên vật liệu Online

Phải xác định mục tiêu quản lý

Trước khi sử dụng phần mềm hoặc ứng dụng Excel để quản lý hàng hóa, hãy xác định rõ mục tiêu của việc quản lý kho là gì. Điều này giúp loại bỏ thông tin không cần thiết để tránh tốn thời gian và dung lượng lưu trữ không cần thiết, đồng thời giúp tổ chức dữ liệu sao cho phù hợp và cần thiết nhất.

Lên danh mục hàng hoá cần quản lý

Xây dựng bảng danh mục hàng hóa là một phần quan trọng của quá trình quản lý. Việc tạo ra danh mục cụ thể sẽ giúp người quản lý dễ dàng truy cập và tìm kiếm thông tin mọi lúc khi cần thiết. Một danh mục đầy đủ và chi tiết bao gồm các thông tin cơ bản như tên sản phẩm, mã hàng, đơn vị tính, giá cả, số lượng tồn kho, vị trí lưu trữ, thời gian nhập kho và hạn sử dụng (nếu có).

Cập nhật dữ liệu thường xuyên

Việc định kỳ cập nhật thông tin về sản phẩm trong kho giúp đảm bảo rằng dữ liệu trong phần mềm quản lý nguyên vật liệu luôn là thông tin mới nhất và có số liệu chính xác nhất. Điều này giúp Doanh nghiệp dễ dàng đánh giá tình trạng tồn kho của mình, xem xét xem đang ở mức tốt, trung bình hay cần phải nhập kho mới, từ đó xây dựng kế hoạch điều chỉnh tồn kho hoặc thúc đẩy bán hàng thông qua các chính sách ưu đãi và khuyến mãi.

Sao lưu dữ liệu trước khi cập nhật

Sau mỗi lần cập nhật, bạn cũng cần sao lưu tệp dữ liệu để đảm bảo an toàn trước các vấn đề như hỏng hóc thiết bị hoặc xóa không cần thiết tệp. Việc này có thể thực hiện bằng cách chuyển tệp dữ liệu qua USB, tải lên Drive hoặc sử dụng nhiều phương tiện khác có chức năng sao lưu.

Trên đây là những điều bạn nên nắm rõ trước khi áp dụng các phần mềm quản lý nguyên vật liệu, giúp doanh nghiệp mọi kích thước đạt được hiệu suất tối đa. Đừng quên theo dõi Delfi để cập nhật thêm nhiều thông tin hữu ích.

Xem thêm: PHẦN MỀM KIỂM KÊ HÀNG HÓA BẰNG MÃ VẠCH ONLINE

CÔNG TY TNHH TECHNOLOGIES DELFI VIỆT NAM

Email : Info@delfi.com.vn

Hotline : 0948 490 070