Giải pháp Check-in Hội nghị Quốc tế: Case Study TRF'26 APAC tại JW Marriott Hanoi

Ngày 25 - 26/08/2026, Diễn đàn Khu vực châu Á Thái Bình Dương 2026 - TRF'26 APAC được tổ chức tại JW Marriott Hotel Hanoi, quy tụ đông đảo đại diện doanh nghiệp quốc tế. Với tính chất là một hội nghị khu vực yêu cầu bảo mật thông tin khắt khe, Ban Tổ chức cần một giải pháp check-in hội nghị quốc tế vừa nhanh, vừa an toàn dữ liệu, vừa xử lý tốt lượng khách lớn đến cùng thời điểm. Delfi đã đồng hành triển khai toàn bộ hệ thống check-in và in thẻ đeo tự động cho sự kiện này.

Bối cảnh sự kiện TRF'26 APAC

• Tên sự kiện: Diễn đàn Khu vực châu Á Thái Bình Dương 2026 - TRF'26 APAC

• Thời gian: 07h00 - 17h30 ngày 25/08/2026 và 07h00 - 13h00 ngày 26/08/2026

• Địa điểm: JW Marriott Hotel Hanoi, số 8 đường Đỗ Đức Dục, phường Từ Liêm, Hà Nội

• Quy mô: Sự kiện cấp khu vực châu Á Thái Bình Dương, với sự tham dự của nhiều đại diện doanh nghiệp quốc tế

• Tính chất đặc thù: Yêu cầu bảo mật thông tin khắt khe; Ban Tổ chức có sẵn trang đăng ký riêng, cần tích hợp API để đồng bộ dữ liệu về hệ thống check-in của Delfi

Bài toán check-in hội nghị quốc tế quy mô lớn

Với đặc thù một diễn đàn quốc tế nhiều đoàn khách, Ban Tổ chức TRF'26 APAC đặt ra hàng loạt yêu cầu vận hành:

• Phân luồng chính xác theo từng nhóm khách mời tham dự

• Xử lý lượng khách đông đến từ nhiều nhóm trong cùng một khoảng thời gian

• Check-in và in thẻ đeo trực tiếp tự động, đảm bảo tốc độ, tránh xếp hàng và tắc nghẽn khu vực đón tiếp

• Quầy hỗ trợ riêng cho các trường hợp phát sinh: không có mã QR, check-in chưa thành công

• Cần góc nhìn trực quan theo thời gian thực về tình hình khách tham dự để điều hành hiện trường

• Thông tin khách mời phải được bảo mật tuyệt đối

• Mỗi bước vận hành đều cần phương án backup, sẵn sàng linh động điều chỉnh

• Thu thập thông tin visitor quan tâm đến từng booth trong khuôn khổ sự kiện

Đây là bài toán điển hình của các hội nghị, diễn đàn quốc tế: tốc độ, bảo mật và khả năng vận hành trơn tru phải song hành, trong khi sai sót ở khâu đón tiếp có thể ảnh hưởng trực tiếp đến hình ảnh sự kiện trong mắt các đoàn khách quốc tế.

Giải pháp check-in Delfi triển khai tại TRF'26 APAC

Check-in và in thẻ đeo tự động ngay tại chỗ

Delfi đề xuất và triển khai phương án in trực tiếp lên phôi thẻ đeo tại thời điểm check-in, giúp rút ngắn tối đa thời gian chờ. Mỗi lượt check-in và in thẻ chỉ mất khoảng 0,8 giây/khách, giúp khu vực đón tiếp duy trì được tốc độ xử lý ổn định ngay cả khi nhiều đoàn khách cùng đến một lúc.

Hệ thống quản lý xuyên suốt trước - trong - sau sự kiện

Delfi cung cấp hệ thống quản lý check-in bao trùm toàn bộ vòng đời sự kiện, từ giai đoạn chuẩn bị danh sách khách mời, vận hành check-in trong ngày diễn ra, cho đến tổng hợp dữ liệu sau sự kiện.

Tích hợp API với hệ thống đăng ký của Ban Tổ chức

Do Ban Tổ chức đã có sẵn trang đăng ký và trang thông tin riêng, Delfi thực hiện tích hợp API để dữ liệu khách mời được đồng bộ trực tiếp về hệ thống check-in, hạn chế thao tác nhập liệu thủ công và giảm rủi ro sai lệch dữ liệu.

Bảo mật thông tin khách mời ở mức cao

Với tính chất một sự kiện đối ngoại, yêu cầu bảo mật được đặt lên hàng đầu. Delfi áp dụng các phương án bảo mật dữ liệu xuyên suốt quá trình thu thập, lưu trữ và xử lý thông tin khách mời tham dự.

Phương án backup cho mọi bước vận hành

Mỗi bước trong quy trình check-in đều đi kèm phương án dự phòng, cho phép đội ngũ vận hành linh động xử lý khi phát sinh tình huống ngoài kế hoạch, hạn chế tối đa gián đoạn tại khu vực đón tiếp.

Tính năng giao thương cho các booth Nhà tài trợ

Bên cạnh check-in khách mời, Delfi cung cấp thiết bị quét chuyên dụng và tài khoản giao thương riêng cho các booth Nhà tài trợ, giúp các đơn vị này dễ dàng thu thập thông tin visitor quan tâm đến sản phẩm ngay tại booth.

Quy mô thiết bị triển khai

Để đáp ứng quy mô của một diễn đàn khu vực, Delfi đã huy động:

Thiết bị	Số lượng
Laptop	2
Máy scan chuyên dụng (Scan 7200)	7
Máy in thẻ đeo TX400	7
Modem Wifi	2
Tablet Surface	5
Máy PDA	17

Điểm nổi bật của giải pháp

• Check-in và in thẻ đeo tự động, chỉ mất 0,8 giây/khách

• Nhiều phương án backup, hạn chế tối đa rủi ro gián đoạn

• Tích hợp API với hệ thống đăng ký sẵn có của Ban Tổ chức

• Bảo mật tuyệt đối thông tin khách mời tham dự

• Tính năng giao thương riêng cho booth Nhà tài trợ

• Huy động đồng bộ dàn thiết bị quy mô lớn: 17 PDA, 7 máy in thẻ, 7 máy scan

Giá trị mang lại cho Ban Tổ chức

Giải pháp check-in mà Delfi triển khai giúp Ban Tổ chức TRF'26 APAC chủ động hơn trong khâu đón tiếp một diễn đàn quốc tế nhiều đoàn khách. Tốc độ check-in và in thẻ đeo tự động giúp duy trì luồng di chuyển trơn tru ngay cả trong khung giờ cao điểm, đồng thời tạo ấn tượng chuyên nghiệp với các đại biểu quốc tế.

Việc tích hợp API với hệ thống đăng ký sẵn có giúp giảm đáng kể khối lượng thao tác thủ công, trong khi các phương án bảo mật và backup đảm bảo dữ liệu khách mời được an toàn xuyên suốt sự kiện. Tính năng giao thương cho booth Nhà tài trợ cũng mang lại thêm giá trị cộng thêm ngoài phạm vi check-in thông thường, hỗ trợ Nhà tài trợ tiếp cận đúng nhóm visitor tiềm năng.

Giải pháp check-in sự kiện từ Delfi

Delfi cung cấp giải pháp check-in phù hợp với hội nghị, diễn đàn quốc tế, triển lãm, lễ kỷ niệm, sự kiện khách hàng và nhiều mô hình tổ chức khác.

Hệ thống có thể được xây dựng theo từng yêu cầu thực tế, từ quản lý danh sách khách mời, tích hợp API, in thẻ đeo tự động, đến phân nhóm, theo dõi dữ liệu thời gian thực và hỗ trợ các hoạt động trong sự kiện