Giải pháp check-in sự kiện ra mắt Lynk & Co 900 tại JW Marriott Hotel Hanoi

Trong các sự kiện ra mắt sản phẩm mới, khu vực check-in là điểm chạm đầu tiên giữa khách mời và ban tổ chức. Đây không chỉ là nơi xác nhận khách tham dự, mà còn là bước quan trọng để nhận diện nhóm khách, điều phối khu vực ngồi và đảm bảo trải nghiệm đón tiếp diễn ra chuyên nghiệp.

Tại sự kiện giới thiệu sản phẩm Lynk & Co 900 diễn ra tại JW Marriott Hotel Hanoi, Delfi đã triển khai giải pháp check-in QR Code bằng thiết bị PDA EF501, hỗ trợ ban tổ chức kiểm soát dữ liệu khách mời tập trung, nhận diện nhóm khách nhanh chóng và xuất báo cáo sau sự kiện.

Thông tin tổng quan sự kiện

Hạng mục	Thông tin
Tên sự kiện	Giới thiệu sản phẩm Lynk & Co 900
Thời gian	16/06/2026
Địa điểm	JW Marriott Hotel Hanoi
Số lượng khách mời	Khoảng 200 khách
Thiết bị triển khai	PDA EF501
Hình thức check-in	Check-in bằng QR Code
Tính chất sự kiện	Sự kiện ra mắt sản phẩm mới

Đây là sự kiện có sự tham dự của nhiều nhóm khách mời như khách VIP, khách mời doanh nghiệp, đại diện truyền thông và các khách mời trong ngành xe hơi. Vì vậy, quy trình check-in cần đảm bảo không chỉ nhanh, mà còn phải hiển thị đúng thông tin nhóm khách để ban tổ chức dễ dàng phát thẻ đeo và hướng dẫn khách đến đúng khu vực.

Bài toán đặt ra cho khu vực check-in

Với đặc thù là sự kiện ra mắt sản phẩm mới, ban tổ chức cần một quy trình check-in linh hoạt tại hiện trường nhưng vẫn đảm bảo dữ liệu được ghi nhận tập trung.

Các yêu cầu chính bao gồm:

• Nhận diện khách mời theo từng nhóm như GUEST, VIP, MEDIA…

• Hiển thị thông tin khách ngay tại thời điểm quét QR Code.

• Hỗ trợ phát đúng thẻ đeo đã được chuẩn bị sẵn.

• Theo dõi số lượng khách đã check-in theo thời gian thực.

• Có dữ liệu trực quan để điều phối nhân sự tại khu vực đón tiếp.

• Xuất báo cáo chi tiết sau khi sự kiện kết thúc.

Một điểm đáng chú ý là danh sách khách mời chính thức được ban tổ chức cung cấp khá sát thời gian diễn ra sự kiện. Vì vậy, giải pháp triển khai cần đáp ứng nhanh ở khâu xử lý dữ liệu, tạo QR Code và cấu hình hệ thống check-in trước ngày sự kiện.

Giải pháp check-in Delfi triển khai

Để đáp ứng yêu cầu check-in linh hoạt và nhận diện khách theo nhóm, Delfi triển khai giải pháp check-in QR Code kết hợp thiết bị PDA EF501. Quy trình được thực hiện theo hướng gọn, nhanh và phù hợp với khu vực đón tiếp tại sự kiện ra mắt sản phẩm.

1. Chuẩn bị dữ liệu và tạo QR Code

Trước sự kiện, Delfi tiếp nhận danh sách khách mời chính thức từ ban tổ chức, sau đó nạp dữ liệu vào hệ thống và tạo QR Code riêng cho từng khách tham dự.

2. Thiết lập thông tin check-in theo nhóm khách

Hệ thống được cấu hình theo các nhóm khách mời như GUEST, VIP, MEDIA… nhằm hỗ trợ ban tổ chức nhận diện khách ngay từ khâu check-in và điều phối khu vực phù hợp.

3. Check-in tại sự kiện bằng PDA EF501

Trong ngày diễn ra sự kiện, nhân sự tại khu vực đón tiếp sử dụng PDA EF501 để quét QR Code và xác nhận khách tham dự. Delfi cũng hỗ trợ kỹ thuật tại hiện trường để đảm bảo quá trình vận hành diễn ra ổn định.

4. Ghi nhận dữ liệu và xuất báo cáo

Dữ liệu check-in được ghi nhận trên hệ thống, giúp ban tổ chức theo dõi số lượng khách tham dự và tổng hợp báo cáo sau khi sự kiện kết thúc.

Điểm nổi bật của giải pháp check-in tại sự kiện Lynk & Co 900

• Check-in nhanh bằng QR Code: Giúp rút ngắn thời gian xác nhận khách tại khu vực đón tiếp, hạn chế tình trạng ùn ứ khi khách đến cùng lúc.

• Nhận diện đúng nhóm khách: Hỗ trợ phân loại khách mời theo từng nhóm như GUEST, VIP, MEDIA… để ban tổ chức phát thẻ và hướng dẫn khu vực phù hợp.

• Dữ liệu tập trung, cập nhật realtime: Ban tổ chức dễ theo dõi số lượng khách đã check-in và nắm tình hình tham dự ngay trong quá trình diễn ra sự kiện.

• Linh hoạt với danh sách cập nhật sát giờ: Phù hợp với các sự kiện có danh sách khách mời thay đổi gần ngày tổ chức nhưng vẫn cần triển khai check-in nhanh và chính xác.

Giá trị thực tế mang lại cho ban tổ chức

Giải pháp check-in sự kiện của Delfi không chỉ tập trung vào thao tác quét mã, mà hướng đến giá trị vận hành tổng thể cho ban tổ chức.

Với case sự kiện Lynk & Co 900, giải pháp đã hỗ trợ:

• Tăng tốc độ đón tiếp khách mời tại khu vực check-in.

• Giảm rủi ro nhầm lẫn khi phân loại nhóm khách.

• Hỗ trợ phát thẻ đeo và hướng dẫn khu vực chính xác hơn.

• Giữ dữ liệu check-in tập trung, dễ theo dõi.

• Tạo trải nghiệm đón tiếp chuyên nghiệp cho khách mời.

• Cung cấp báo cáo sau sự kiện để ban tổ chức dễ tổng hợp.

Đối với các sự kiện ra mắt sản phẩm, hội nghị khách hàng, hội thảo chuyên ngành hoặc sự kiện có nhiều nhóm khách mời, việc ứng dụng QR Code và thiết bị PDA giúp quy trình check-in trở nên linh hoạt, chính xác và dễ kiểm soát hơn.

Delfi - giải pháp check-in sự kiện chuyên nghiệp cho doanh nghiệp

Delfi cung cấp giải pháp check-in sự kiện bằng QR Code, mã vạch và thiết bị quét chuyên dụng, phù hợp với nhiều mô hình sự kiện như hội nghị, hội thảo, triển lãm, lễ ra mắt sản phẩm, tiệc khách hàng và sự kiện doanh nghiệp.

Tùy theo quy mô và yêu cầu vận hành, Delfi có thể triển khai các hình thức check-in linh hoạt như check-in bằng PDA, máy quét mã vạch, laptop, in thẻ tại chỗ, phân nhóm khách mời, kiểm soát khu vực tham dự và xuất báo cáo sau sự kiện.

Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp check-in giúp đón khách nhanh hơn, quản lý dữ liệu tập trung hơn và nâng cao trải nghiệm sự kiện, Delfi có thể tư vấn mô hình triển khai phù hợp theo từng nhu cầu thực tế.