GIẢI PHÁP CHECK-IN TỰ ĐỘNG TẠI SỰ KIỆN KICK-OFF NAM MEKONG GRAND PLAZA

Tại sự kiện Kick-off dự án Nam Mekong Grand Plaza, nhiều đại lý, đối tác phân phối, đội ngũ kinh doanh và đơn vị truyền thông cùng tập trung làm thủ tục trong một khoảng thời gian ngắn.

Để rút ngắn thời gian đón khách và tập trung dữ liệu phục vụ công tác tổ chức, Delfi đã triển khai giải pháp check-in sự kiện tự động bằng mã QR, kết hợp màn hình E-Standee và hệ thống quản trị tập trung.

Bài toán check-in tại sự kiện Kick-off dự án

Đối với một sự kiện Kick-off bất động sản, khu vực đón tiếp cần xử lý đồng thời nhiều nhóm khách mời. Nếu danh sách đăng ký, trạng thái tham dự và dữ liệu quà tặng được quản lý trên nhiều tệp riêng, Ban Tổ chức có thể mất nhiều thời gian nhập liệu và đối soát.

Bài toán đặt ra là xây dựng một quy trình có thể:

• Tiếp nhận dữ liệu đăng ký đã được tổng hợp trên Google Sheets

• Hỗ trợ khách chủ động check-in bằng mã QR

• Hiển thị kết quả ngay sau khi quét

• Cập nhật trạng thái khách tham dự về hệ thống tập trung

• Hỗ trợ đối soát quà tặng và chuẩn bị dữ liệu cho Lucky Draw

Từ những yêu cầu trên, Delfi đã thiết kế luồng check-in liền mạch từ dữ liệu đăng ký ban đầu đến quá trình đón khách tại sự kiện.

Giải pháp check-in sự kiện tự động do Delfi triển khai

1. Đồng bộ dữ liệu đăng ký từ Google Sheets

Danh sách khách đăng ký được tiếp nhận từ Google Sheets và đưa vào hệ thống check-in. Việc sử dụng chung một nguồn dữ liệu giúp hạn chế thao tác nhập lại danh sách trước sự kiện và thuận tiện hơn khi cần kiểm tra thông tin khách mời.

2. Khách tự quét mã QR tại E-Standee

Tại khu vực đón tiếp, Delfi bố trí máy quét mã kết hợp màn hình E-Standee. Khách mời chỉ cần đưa mã QR đến máy quét để hệ thống tiếp nhận và xác thực thông tin.

Mô hình tự phục vụ giúp giảm bớt các thao tác thủ công tại bàn lễ tân, đồng thời hỗ trợ xử lý nhiều lượt khách đến trong cùng thời điểm.

3. Hiển thị thông tin check-in tức thời

Sau khi mã QR được xác thực, màn hình hiển thị thông tin chào mừng và trạng thái check-in. Khách mời có thể biết ngay thao tác đã hoàn tất mà không cần chờ nhân sự lễ tân kiểm tra trên một thiết bị khác.

4. Cập nhật dữ liệu về giao diện quản trị

Mỗi lượt check-in được ghi nhận trên hệ thống quản trị tập trung. Ban Tổ chức có thể theo dõi danh sách khách đã đến, kiểm tra trạng thái tham dự và sử dụng dữ liệu để phục vụ các hoạt động tiếp theo của sự kiện.

5. Hỗ trợ đối soát quà tặng và Lucky Draw

Dữ liệu khách tham dự sau khi check-in được tập trung trên cùng hệ thống, hỗ trợ Ban Tổ chức đối soát danh sách nhận quà và chuẩn bị dữ liệu cho chương trình Lucky Draw.

Nhờ đó, các bộ phận liên quan không cần tổng hợp thủ công thông tin từ nhiều nguồn sau khi khu vực đón khách hoàn tất vận hành.

Những điểm nổi bật của giải pháp

• Đồng bộ danh sách đăng ký từ Google Sheets

• Check-in tự động bằng mã QR

• Kết hợp máy quét mã với màn hình E-Standee

• Hiển thị trạng thái check-in ngay sau khi quét

• Cập nhật dữ liệu khách tham dự về giao diện quản trị

• Hỗ trợ đối soát quà tặng và chuẩn bị dữ liệu Lucky Draw

Giá trị mang lại cho Ban Tổ chức

Giải pháp giúp khách mời chủ động quét mã QR và nhận kết quả ngay trên màn hình, qua đó giảm áp lực tại khu vực đón tiếp khi nhiều khách đến cùng thời điểm.

Dữ liệu đăng ký và trạng thái check-in được quản lý tập trung, giúp Ban Tổ chức:

• Hạn chế nhập liệu và đối soát thủ công

• Theo dõi danh sách khách tham dự thuận tiện hơn

• Chủ động điều phối hoạt động đón khách

• Tiếp tục sử dụng dữ liệu cho việc đối soát quà tặng và chuẩn bị Lucky Draw

Nhờ đó, quy trình từ đăng ký, check-in đến các hoạt động sau đón tiếp được kết nối liền mạch hơn trên cùng một nguồn dữ liệu.

Delfi - Đơn vị triển khai giải pháp check-in sự kiện

Delfi cung cấp giải pháp check-in theo quy trình thực tế của từng sự kiện, từ chuẩn bị dữ liệu, xác thực mã QR, bố trí thiết bị đến quản lý dữ liệu khách tham dự.

Giải pháp có thể kết hợp với máy quét mã vạch, PDA, máy in thẻ, màn hình E-Standee và các chức năng quản trị phù hợp với yêu cầu của Ban Tổ chức.

Liên hệ Delfi để được tư vấn giải pháp check-in phù hợp với quy mô và hình thức sự kiện của doanh nghiệp.

Câu hỏi thường gặp về giải pháp check-in tự động

Check-in tự động bằng mã QR hoạt động như thế nào?

Khách mời đưa mã QR đến máy quét tại khu vực đón tiếp. Sau khi xác thực, hệ thống hiển thị kết quả check-in và cập nhật trạng thái khách tham dự về giao diện quản trị.

Có thể sử dụng dữ liệu đăng ký từ Google Sheets không?

Có. Trong case Nam Mekong Grand Plaza, danh sách đăng ký từ Google Sheets được đưa vào hệ thống check-in, giúp hạn chế nhập lại dữ liệu trước sự kiện.

Dữ liệu check-in có thể phục vụ Lucky Draw không?

Dữ liệu khách đã check-in có thể được tập trung để hỗ trợ Ban Tổ chức đối soát và chuẩn bị danh sách cho Lucky Draw, tùy theo quy trình của từng sự kiện.

Giải pháp có phù hợp với sự kiện đông khách không?

Có thể bố trí một hoặc nhiều điểm quét theo quy mô và lưu lượng khách dự kiến, giúp giảm thao tác tại bàn lễ tân khi nhiều khách đến cùng thời điểm.