Delfi triển khai giải pháp check-in tại sự kiện Rita Võ × Kohler

Ngày 08/07/2026, sự kiện “RITA VÕ × KOHLER – BOLD Together Building GREATNESS” được tổ chức tại Thiskyhall Sala, TP. Hồ Chí Minh, đánh dấu cột mốc 20 năm hợp tác giữa Rita Võ và Kohler.

Để hỗ trợ quá trình đón tiếp nhiều nhóm khách mời trong cùng thời điểm, Delfi đã triển khai hệ thống check-in linh hoạt, kết hợp thiết bị PDA chuyên dụng, dữ liệu quản lý tập trung và phương án xử lý các trường hợp phát sinh tại sự kiện.

Bài toán đón tiếp nhiều nhóm khách mời

Sự kiện có nhiều nhóm khách mời như VVIP, VIP và Media. Khi lượng khách tập trung tại khu vực đón tiếp trong cùng một khoảng thời gian, quy trình check-in cần đáp ứng đồng thời nhiều yêu cầu:

• Check-in nhanh chóng và hạn chế tình trạng xếp hàng kéo dài.

• Phân luồng chính xác theo từng nhóm khách mời.

• Hỗ trợ xử lý trường hợp không có mã QR hoặc check-in chưa thành công.

• Đồng bộ dữ liệu để Ban Tổ chức theo dõi tập trung.

• Có phương án dự phòng cho từng bước vận hành.

• Cấu hình mã lucky draw riêng cho mỗi khách mời.

Bên cạnh tốc độ xử lý, hệ thống cũng cần hỗ trợ bảo mật thông tin khách mời và cung cấp dữ liệu trực quan phục vụ công tác điều hành tại hiện trường.

Giải pháp Check-in & Lucky Draw Delfi triển khai

Delfi cung cấp hệ thống quản lý check-in xuyên suốt trước, trong và sau sự kiện. Quy trình được xây dựng dựa trên đặc điểm khách mời và yêu cầu vận hành thực tế của Ban Tổ chức.

Check-in bằng thiết bị PDA chuyên dụng

Nhân sự tại khu vực đón tiếp sử dụng PDA để quét mã và xác nhận khách mời. Thiết bị cầm tay giúp các vị trí check-in có thể bố trí linh hoạt, đồng thời hỗ trợ xử lý nhanh khi nhiều khách đến cùng lúc.

Phân nhóm khách mời trên hệ thống

Thông tin VVIP, VIP và Media được quản lý theo từng nhóm, giúp nhân sự nhận biết và hướng dẫn khách phù hợp ngay từ bước check-in.

Quản lý dữ liệu tập trung

Dữ liệu từ các vị trí check-in được đồng bộ về giao diện quản trị. Ban Tổ chức có thể theo dõi danh sách khách đã đến, chưa đến và tình hình tiếp nhận tại sự kiện.

Hệ thống còn cung cấp biểu đồ trực quan theo từng nhóm khách, hỗ trợ Ban Tổ chức nắm nhanh cơ cấu khách tham dự.

Hỗ trợ xử lý tình huống phát sinh

Bên cạnh quy trình check-in chính, Delfi chuẩn bị các phương án dự phòng để hỗ trợ những trường hợp như khách không có mã QR hoặc thao tác xác nhận chưa thành công.

Quầy hỗ trợ được bố trí nhằm xử lý riêng các tình huống này, hạn chế ảnh hưởng đến luồng check-in chung.

Kết nối dữ liệu check-in với hoạt động Lucky Draw

Mỗi khách mời được gắn với một mã Lucky Draw riêng trên hệ thống. Khi khách hoàn tất check-in, dữ liệu tham dự được ghi nhận tập trung, sẵn sàng phục vụ chương trình quay số tại sự kiện.

Giao diện Lucky Draw cũng được tùy chỉnh theo yêu cầu của Ban Tổ chức, giúp hoạt động quay số đồng bộ hơn với hình ảnh và nội dung chương trình.

Việc kết nối hai quy trình trên cùng nguồn dữ liệu giúp Ban Tổ chức hạn chế tổng hợp danh sách thủ công, đồng thời quản lý liền mạch hành trình của khách mời từ lúc check-in đến khi tham gia Lucky Draw.

Những điểm nổi bật của giải pháp

• Check-in linh hoạt bằng thiết bị PDA.

• Phân luồng rõ ràng theo nhóm VVIP, VIP và Media.

• Theo dõi tình hình khách tham dự tập trung.

• Kết nối dữ liệu check-in với chương trình Lucky Draw.

• Gắn mã Lucky Draw riêng cho từng khách mời.

• Tùy chỉnh giao diện quay số theo yêu cầu sự kiện.

Giá trị mang lại cho Ban Tổ chức

Giải pháp của Delfi giúp Ban Tổ chức chủ động hơn trong quá trình đón tiếp và điều hành khu vực check-in.

Dữ liệu được cập nhật tập trung giúp đội ngũ vận hành dễ dàng theo dõi lượng khách đã đến, nhận biết từng nhóm khách và phân bổ nhân sự hỗ trợ phù hợp. Quy trình dự phòng cũng góp phần hạn chế gián đoạn khi phát sinh trường hợp ngoài dự kiến.

Qua đó, sự kiện có thể duy trì luồng đón tiếp trơn tru, đồng thời tạo trải nghiệm chuyên nghiệp cho khách mời ngay từ khu vực check-in.

Giải pháp check-in sự kiện từ Delfi

Delfi cung cấp giải pháp check-in phù hợp với hội nghị, triển lãm, lễ kỷ niệm, sự kiện khách hàng và nhiều mô hình tổ chức khác.

Hệ thống có thể được xây dựng theo từng yêu cầu thực tế, từ quản lý danh sách khách mời, gửi và quét mã QR đến phân nhóm, theo dõi dữ liệu và hỗ trợ các hoạt động trong sự kiện.

Liên hệ Delfi để được tư vấn quy trình check-in phù hợp với sự kiện của doanh nghiệp