Giải pháp check-in sự kiện thông minh tại KUN Marathon 2026

Với đặc thù là sự kiện thể thao dành cho trẻ em, KUN Marathon 2026 đòi hỏi quy trình tổ chức nhanh chóng, chính xác và đặc biệt đảm bảo sự an tâm cho phụ huynh. 

Delfi Technologies đã triển khai giải pháp check-in sự kiện bằng QR Code kết hợp in tem BIB, giúp kiểm soát hơn 2.500 vận động viên nhí một cách mượt mà, chuyên nghiệp và đồng bộ dữ liệu theo thời gian thực.

1. Thông tin sự kiện

Tên sự kiện: KUN Marathon 2026
Thời gian tổ chức: 20 - 21/03/2026
Địa điểm: Thảo Cầm Viên Sài Gòn - 2 Nguyễn Bỉnh Khiêm, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh
Số lượng khách mời: Khoảng 2.500 người tham gia

2. Thiết bị check-in hỗ trợ sự kiện

Delfi triển khai hệ thống thiết bị check-in phù hợp với mô hình sự kiện ngoài trời, yêu cầu tốc độ xử lý nhanh và vận hành liên tục:

• Máy in tem TX403 (in tem QR dán trực tiếp lên BIB)

• Máy quét mã vạch Supperlead

• PDA EF501 (check-in & check-out real-time)

• Laptop vận hành hệ thống

Hệ thống thiết bị giúp ban tổ chức kiểm soát dữ liệu tập trung, hạn chế sai sót và đảm bảo quy trình diễn ra ổn định trong suốt sự kiện.

3. Quy trình check-in sự kiện

3.1 Trước sự kiện

Khách hàng cung cấp danh sách khách mời bao gồm thông tin phụ huynh, trẻ em và số BIB.
Delfi tiến hành:

• Đồng bộ dữ liệu lên hệ thống

• Tạo QR Code riêng cho từng bé

Mỗi mã QR đóng vai trò định danh duy nhất, phục vụ xuyên suốt quá trình tham gia sự kiện.

3.2 Trong sự kiện

Ngày 20/03 - Nhận BIB & in tem QR
Phụ huynh đến nhận BIB tại Thảo Cầm Viên, Tình nguyện viên hỗ trợ:

• Tìm thông tin bé theo danh sách

• In tem QR tương ứng

• Dán trực tiếp lên BIB

→ Giúp quá trình phát BIB nhanh chóng, chính xác, hạn chế nhầm lẫn

Ngày 21/03 - Vận hành check-in

Trước khi sự kiện diễn ra, Delfi phối hợp kiểm thử hệ thống và training cho đội ngũ Tình nguyện viên.

Trong quá trình vận hành:

• Quét QR trên BIB để check-in vào đường chạy

• Quét lại QR để ghi nhận hoàn thành (check-out)

Toàn bộ dữ liệu được cập nhật real-time, giúp ban tổ chức theo dõi và kiểm soát xuyên suốt hành trình của từng vận động viên.

3.3 Sau sự kiện

Hệ thống Delfi ghi nhận đầy đủ dữ liệu check-in - check-out:

• Trạng thái tham gia của từng vận động viên

• Thời điểm bắt đầu và hoàn thành

Dữ liệu minh bạch giúp ban tổ chức dễ dàng tổng hợp, đánh giá và nâng cao chất lượng cho các mùa giải tiếp theo.

4. Kết quả và hiệu quả

Nhờ ứng dụng giải pháp check-in sự kiện thông minh, KUN Marathon 2026 đã đạt được:

• Check-in nhanh chóng: Giảm thời gian chờ, tránh ùn tắc tại khu vực vào cổng

• Dữ liệu chính xác: Không sai sót trong phát BIB và ghi nhận tham gia

• An tâm cho phụ huynh: Mọi lượt vào - ra của trẻ đều được kiểm soát rõ ràng

• Tối ưu vận hành: Ban tổ chức quản lý sự kiện hiệu quả hơn với dữ liệu real-time

---

5. Tại sao nên chọn giải pháp check-in sự kiện của Delfi?

Với kinh nghiệm triển khai nhiều sự kiện quy mô lớn, Delfi mang đến:

• Giải pháp check-in bằng QR Code nhanh chóng - chính xác - dễ sử dụng

• Hệ thống thiết bị hiện đại, phù hợp nhiều mô hình sự kiện

• Quy trình triển khai linh hoạt theo yêu cầu thực tế

• Hỗ trợ toàn diện từ trước - trong - sau sự kiện

💡 Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp check-in sự kiện chuyên nghiệp, hãy liên hệ Delfi để được tư vấn và triển khai phù hợp nhất.