Chi Phí Check-in Sự Kiện Theo Quy Mô Khách Mời
Chi phí check-in sự kiện là tổng của phí phần mềm theo số khách, thiết bị thuê, nhân sự vận hành và các tính năng mua thêm. Với phần mềm check-in QR của Delfi, workshop dưới 100 khách chỉ từ 3 triệu đồng, hội nghị khoảng 300 khách chỉ từ 6 triệu đồng, sự kiện đến 1.000 khách chỉ từ 12 triệu đồng.
Các mức trên là giá tham khảo, chưa gồm VAT, và thay đổi theo cấu hình thực tế của từng chương trình.
Ngân sách check-in gồm ba khoản
- Phí phần mềm tính theo từng sự kiện, phụ thuộc số khách tiêu chuẩn và tính năng trong gói.
- Thiết bị thuê như PDA, máy đọc QR, thiết bị Wi-Fi/4G, laptop xử lý dữ liệu và máy in thẻ.
- Các hạng mục mua thêm như landing page đăng ký, gửi SMS hoặc Zalo, Lucky Draw, in badge tại chỗ và nhân sự onsite.
Nhiều bản báo giá chỉ ghi khoản đầu tiên, khiến tổng chi phí thực tế vượt dự kiến sau khi cộng hai khoản còn lại.
Khoảng giá theo quy mô sự kiện
| Quy mô khách | Gói Delfi phù hợp | Phí phần mềm | Tổng ngân sách tham khảo |
|---|---|---|---|
| Dưới 100 khách | Starter | Chỉ từ 3 triệu đồng | Có thể chỉ gồm phí phần mềm nếu nhân sự quét bằng smartphone |
| Khoảng 300 khách | Basic | Chỉ từ 6 triệu đồng | Chỉ từ 8 triệu đồng khi thêm thiết bị quét, in thẻ và đường truyền |
| Đến 1.000 khách | Pro | Chỉ từ 12 triệu đồng | Chỉ từ 17 triệu đồng khi thêm thiết bị cho nhiều cổng |
| Sự kiện lớn, nhiều khu vực | Enterprise | Chỉ từ 25 triệu đồng | Báo giá theo dự án |
Tổng ngân sách ở hàng 300 và 1.000 khách là ước tính cho một ngày sự kiện, một cấu hình thiết bị cơ bản. Lucky Draw, nhân sự onsite và landing page ở các gói thấp được báo giá riêng.
Thiết bị thuê chiếm bao nhiêu trong tổng chi phí
Mỗi thiết bị thuê lẻ chỉ từ vài trăm nghìn đồng cho một lần sử dụng, gồm PDA quét QR, máy đọc QR có dây USB, thiết bị Wi-Fi/4G kèm SIM và máy in thẻ đeo. Laptop xử lý dữ liệu check-in tính theo ngày. Hội nghị 300 khách một cổng thường cần vài thiết bị, còn sự kiện 1.000 khách nhiều cổng cần nhiều hơn tương ứng.
Delfi có thêm các gói thiết bị dựng sẵn, giá chỉ từ 1 triệu đồng mỗi gói, để ban tổ chức đặt nhanh. Chi tiết xem bài thuê PDA, máy in thẻ và Wi-Fi cho sự kiện.
Bốn cách giữ ngân sách trong tầm kiểm soát
- Chọn gói theo tính năng cần dùng trước, rồi mới đối chiếu số khách. Một sự kiện 300 khách cần nhiều cổng và chống trùng mã nên xem gói Pro thay vì Basic.
- Với sự kiện nhỏ, cho nhân sự quét bằng smartphone để bỏ khoản thuê PDA.
- Đơn vị tổ chức nhiều sự kiện trong năm nên cân nhắc combo. Xem thêm bài check-in cho agency sự kiện.
- Gửi cho Delfi danh sách hạng mục thay vì chỉ số khách, để báo giá phản ánh đúng thứ bạn cần.
Năm điều nên hỏi khi nhận báo giá check-in
- Số khách tiêu chuẩn của gói là bao nhiêu, và vượt mức thì tính thế nào?
- Thiết bị có đơn giá và thời gian thuê ghi rõ trong báo giá không?
- Hỗ trợ onsite có nằm trong hợp đồng hay chỉ cam kết miệng?
- Có buổi chạy thử trước ngày sự kiện không?
- Dữ liệu khách được lưu ở đâu và xóa khi nào?
Delfi đã triển khai check-in cho các sự kiện lên đến 40.000 khách mời, trong đó có Vietnam Water Week 2025 với 6.000 khách check-in bằng QR. Quy mô khác nhau dùng cùng một nền tảng nên ban tổ chức có thể bắt đầu từ gói nhỏ và nâng dần.
Câu hỏi thường gặp
Chi phí check-in cho hội nghị 300 khách khoảng bao nhiêu?
Phí phần mềm cho hội nghị khoảng 300 khách chỉ từ 6 triệu đồng. Khi cộng thiết bị quét, in thẻ và đường truyền cho một ngày sự kiện, tổng ngân sách tham khảo chỉ từ 8 triệu đồng, chưa VAT. Delfi báo giá chính xác theo cấu hình bạn cần.
Giá phần mềm check-in đã gồm thiết bị quét chưa?
Chưa. Thiết bị như PDA, máy đọc QR, thiết bị Wi-Fi/4G và máy in thẻ được thuê riêng và tính theo số lượng, số ngày. Sự kiện nhỏ có thể quét bằng smartphone nên không phát sinh khoản này.
Nên chọn gói check-in theo số khách hay theo tính năng?
Nên chọn theo tính năng cần thiết trước, rồi đối chiếu số khách. Cùng 300 khách, sự kiện chỉ cần quét QR đơn giản dùng Basic, còn sự kiện cần nhiều cổng, bàn ghế và Lucky Draw nên xem Pro.
Có thể dùng thử phần mềm check-in trước khi đặt không?
Có. Bạn đăng ký trải nghiệm miễn phí trên nền tảng của Delfi và thử quy trình với danh sách khách của mình, hoặc gọi Hotline để được hướng dẫn chọn gói.
Chọn gói theo quy mô sự kiện
Xem chi tiết từng gói: Starter, Basic, Pro và Enterprise.
Đăng ký ngay để trải nghiệm miễn phí Giải Pháp Check-in từ Delfi: https://cloud.checkin.delfi.vn/register
Liên hệ Delfi ngay qua Hotline 0948 490 070 để được tư vấn miễn phí và nhận báo giá theo danh sách hạng mục của sự kiện.
Bài viết bởi team Delfi Technologies. Cập nhật tháng 11/2026.
Số lần xem: 6
