MỘT HỆ THỐNG KHO VỚI QUY TRÌNH CHẶT CHẼ VÀ ÍT XẢY RA LỖI TẠI DELFI ĐAN MẠCH

MỘT HỆ THỐNG KHO VỚI QUY TRÌNH CHẶT CHẼ VÀ ÍT XẢY RA LỖI TẠI ĐAN MẠCH

LÊN KẾ HOẠCH KIỂM KHO MỘT CÁCH TRƠN TRU VÀ KHÔNG XẢY RA LỖI TRONG QUÁ TRÌNH VẬN HÀNH

Hệ thống kho Delfi Technologies đang ngày một chuẩn hóa. Màn hình lớn hiển thị trên kho cung cấp cho Delfi một cái nhìn tổng quát hơn quá trình di chuyển hàng hóa ra vào kho. Nhân viên của Delfi vừa có thể theo dõi quá trình đặt hàng vừa có thể nắm rõ khi nào hàng hóa đã được gửi. Điều này khiến cho những dự án được dõi theo đúng kế hoạch đề ra, nhanh chóng giảm đáng kể những lỗi thương thấy ở kho, tăng hiệu quả hoạt động kho hơn trước.

Vào giữa năm 2014, Jackie Cortez, lãnh đạo bộ phận vận chuyển và hậu cần của Delfi Technologies, đã thông báo về hệ thống kho mới tên gọi là là "Delfi Mobile Force", ở Delfi Posten. Hệ thống này giúp giảm đi những lỗi thường mắc trong quá trình vận hành kho, đồng thời loại bỏ các ghi chú khi in ấn và thu gọn những bước hoạt động thủ công không cần thiết. Điểm thu hút của hệ thống mới chính là màn hinh lớn, giúp quá trình vận hành được theo dõi một cách kỹ lưỡng và rõ ràng hơn rất nhiều. Điều này gây được sự chú ý của mọi người đến “Delfi Mobile Force”

LƯU LƯỢNG CHẢY HÀNG HÓA THỂ HIỆN RÕ QUA MÀN HÌNH

Có thể thấy rằng, màn hình được chia thành 5 cột, mỗi cột là một dòng chảy hàng hóa, bao gồm hàng hóa nhập vào, hàng hóa đang chờ vận chuyển, hàng hóa đang vận chuyển, hàng hóa đã đặt hàng và hàng hóa đang thiết lập hóa đơn. Thông thường nhân viên kiểm kho sẽ dựa vào màn hình để theo dõi lượng hàng hóa ra vào kho hằng ngày, lập các kế hoach cụ thể và kiểm tra xem hàng hóa có theo đúng quy trình hay không.

“Hàng hóa hiển thị rõ trên màn hình giúp chúng ta nắm rõ quá trình vận chuyển nó. Quá trình này tự động thực hiện bước tiếp theo sau khi đã hoàn thành xong bước trước đó, chẳng hạn khi chúng tôi kiểm kê sản phẩm bằng thiết bị kiểm kho, đơn hàng sẽ tự động chuyển sang chế độ đang trong quá trình chờ lấy hàng. Kết hợp cùng với C5, một hệ thống quản lý tài chính mà chúng tôi cài đặt trong máy, chúng sẽ hiện rõ chi tiết quy trình lên màn hình và chúng tôi chỉ việc theo dõi và lên kế hoạch cho những bước tiếp theo” - Jesper Slott Andreasen, người quản lý kho chính của Delfi Technologies ở Køge (Đan Mạch) nói.

GIẢM BỚT LỖI VẬN CHUYỂN HÀNG HÓA VÀ TIẾT KIỆM THỜI GIAN

Trong quá trình vận chuyển hàng hóa, nhân viên kiểm kho của chúng tôi nhanh chóng nhận ra rằng hàng hóa luôn có sự thiếu hụt so với số lượng dự tính. Vì vậy việc cập nhật liên tục dòng hàng hóa ra vào kho không chỉ giúp nâng cao hiệu quả kho, mà việc theo dõi chúng qua màn hình lớn còn tiết kiệm thêm nhiều thời gian tập trung vào những nhiệm vụ khác.

Lợi ích của việc hệ thống hóa kho đã khiến Jesper hài lòng thốt lên rằng:

“Hệ thống của chúng tôi sẽ tự động theo dõi quá trình vận chuyển từng đơn hàng và việc chúng tôi cần tập trung giờ chỉ là chốt các đơn đặt hàng trên hệ thống. Tôi có thể thấy cả những đơn hàng đang trong quá trình đặt ngay trên màn hình. Điều này có nghĩa là tôi có thể lường trước được việc có một lượng lớn đơn hàng cần được giao và nhanh chóng gọi ngay cho người quản lý để trợ giúp, thật tiện lợi”

Một điều đáng mừng nữa đối với bộ phận quản lý tài khoản đặt hàng đó là khi các lỗi hệ thống được giảm đáng kể, ở góc nhìn tài chính mà nói, chúng giảm đi rất nhiều chi phí sửa chữa và tiết kiệm được rất nhiều thời gian cho các nhân viên, họ không phải loay hoay tìm cách “gỡ rối” những mặt hàng tại kho khi có quá nhiều đơn đặt hàng đến cùng một lúc nữa.

Lykke Frandsen, Giám đốc điều hành tại Delfi Technologies, cũng là người giữ chìa khóa của hầu hết các nguồn thu đã nói rằng

“Việc xử lý các lỗi thực sự rất tốn kém. Chúng tôi thường phải ghi chú cụ thể cho việc chi trả các khoản tiền sửa lỗi sau khi mất một khoảng thời gian tìm ra lỗi đó. Không những vậy, khách hàng cũng rất mất thời gian khi trả lại hàng hóa lại cho chúng tôi, sau đó, chúng tôi lại phải tạo một đơn đặt hàng mới và gửi chúng một cách chính xác đến tay khách. Kể từ khi áp dụng hệ thống kiểm kho mới, việc chọn lựa hàng hóa đã ít nhiều giảm đi. Chúng tôi nhận thấy điều đó thông qua dòng dưới cùng của ngân sách hậu cần”

DỄ DÀNG LƯU TRỮ HÀNG HÓA

Trước đây việc kiểm hàng là một trong những việc vô cùng phiền phức, chúng tốn rất nhiều chi phí và thời gian và hàng hóa thường chênh lệch nhiều so với dữ liệu. Tuy nhiên khi áo dụng hệ thống kho mới, cứ mỗi tháng 6 hằng năm chúng tôi mới lại kiểm kho, và lần này việc đếm lại lượng hàng hóa trong kho đã dễ dàng hơn trước. So với 2 năm về trước, chúng tôi thực sự cảm thấy sự chênh lệch này tốt hơn rất nhiều

Martin, người làm việc kiểm kho đã hào hứng kể rằng:

“Với hệ thống mới, việc đếm lại hàng hóa dường như dễ dàng hơn vì số liệu chính xác hơn. Cứ mỗi tháng 6 hằng năm, chúng tôi lại phân ra 5 nhân viên đếm hàng hóa. Việc này thường bắt đầu từ 8h sáng và kết thúc vào 8h tối. Thật may mắn rằng với hệ thống mới, lần này chúng tôi đã hoàn thành khi mới 4h chiều, dễ dàng tính được chúng tôi đã tiết kiệm được 4 giờ làm việc của mỗi nhân viên, vị chi chúng tôi lợi được 20 giờ”

TIẾT KIỆM CHI PHÍ

“Với hệ thống kho cũ, chúng tôi buộc phải thuê thêm nhân viên để đối phó trong trường hợp lượng hàng hóa lớn. Nhưng việc nâng cấp hệ thống kho mới hiệu quả, chúng tôi chỉ cần 2 nhân viên có kinh nghiệm xử lý đơn hàng bổ sung, thực sự tiết kiệm nhiều hơn so với những gì chúng tôi dự tính” - Lykke Frandsen, Quản lý kho Delfi đã trả lời một cách vô cùng hài lòng.

Delfi Technologies Denmark