KINH NGHIỆM QUẢN LÝ KHO HÀNG HIỆU QUẢ

Quản lý kho chưa từng là vấn đề dể dàng, đây là một công việc không chỉ đòi hỏi kiến thức chuyên môn mà còn là từ kinh nghiệm trong công việc, nhất là đối với kho vật tư, việc quản lý càng khó khăn hơn. Chúng ta đều biết kho vật tư / nguyên liệu đầu vào, hàng hóa luôn thay đổi liên tục, nào là nhập hàng/xuất hàng, chưa kể đến việc có khá nhiều nguyên vật liệu tại kho với nhiều kích thước và màu sắc khác nhau.

1. Quy trình quản lý kho vật tư hiệu quả

• Bố trí và sắp xếp hàng hóa
• Bảo quản hàng hóa và kiểm tra chất lượng trong kho
• Quản lý xuất/nhập tồn
• Dự đoán hạn mức tồn kho

Mỗi công việc điều có nhiều nghiệp vụ khác nhau nhằm để hỗ trợ cho việc quản lý kho vật tư hiệu quả

2. 5 lưu ý cần biết khi quản lý kho

2.1. Bố trí và sắp xếp hàng hóa

Đầu tiên, bạn cần đảm bảo kho hàng tuân thủ các quy chuẩn kho hàng như khoảng cách cách mặt đất, kích thước kệ đảm bảo vệ sinh kho, hệ thống cống thoát nước, hệ thống chiếu sáng,…

Tiếp theo, bạn cần lập sơ đồ riêng cho kho. Sơ đồ cần thể hiện chi tiết khu vực cho từng chủng loại hàng hóa và tại các kệ luôn luôn đính kèm thẻ sản phẩm, thẻ này được dùng để cập nhật số liệu cũng như phân loại các mặt hàng và xác định vị trí trong kho.

Vị trí đặt hàng phải linh động co giản theo nguồn hàng, đối với các vật liệu sử dụng nhiều cần bố trí nơi phù hợp để dễ dàng vận chuyển.

Lưu ý:

• Khi thay đổi vị trí hàng hóa cần thể hiện trong nhật ký hoạt động
• Sắp xếp hàng hóa gọn ràng, để tạo khoảng trống khi nhập hàng mới
• Tem mã vạch luôn được gán với hàng hóa, vật tư, các thông tin in trên tem phải thể hiện rõ ràng, cần chú ý thời hạn mực in trên tem
• Đặt biệt, nên hạn chế người lạ vào kho

2.2. Bảo quản hàng hóa và kiểm tra chất lượng trong kho

Dựa vào đặt tính của vật liệu, chúng ta cần nắm chắc các phương pháp cũng như cách thức bảo quản (nhiệt độ, thời tiết, thời gian hết hạn, tem nhãn dán trên hàng,…). Việc này ảnh hưởng trực tiếp đến  chất lượng vật liệu, giúp giảm hư hại, hao tổn.

2.3. Quản lý xuất/nhập tồn

Sau đây là công đoạn quan trọng nhất để thủ kho có thể quản lý tốt kho hàng của mình.

Hiện giờ có nhiều thủ kho đang kiểm soát hàng tồn bằng các phương pháp truyền thống. Đối với những kho nhỏ chỉ có vài mặt hàng, phương pháp thủ công này còn có thể áp dụng được nhưng không đảm bảo tính hiệu quả cao. Rõ ràng rằng, khi kiểm kho với quy mô lớn hơn, nhân viên phải đếm từng loại hàng hóa hoặc cho đếm chéo, thậm chí phải đếm 2 lần, để đảm bảo tính chính xác và trung thực. Nhưng các thức này làm tiêu tốn khá nhiều thời gian, nhưng số liệu vẫn lệch so với số liệu trên máy, dù bạn đã đếm đi đếm lại nhiều lần.

Những năm gần đây, có nhiều trang thiết bị và phần mềm đã được nhập về Việt Nam nhằm đáp ứng nhu cầu cũng như khắc phục vấn đề quản lý hàng tồn kho. Tùy theo đặt tính của kho hoặc lĩnh vực mà thiết bị có thiết kế khác nhau.

✔ Đối với các hàng hóa phải xếp thành chồng lên cao và cần quét liên tục, máy kiểm kho pda PM450 là lựa chọn khá phù hợp, với thiết kế tay cầm dạng súng giúp nhân viên dễ dàng quét hàng hóa trên cao, màn hình 3.5’’, hệ điều hành: Windows Embedded CE 6.0 Professional / Windows Embedded Handheld 6.5 Professional / Google Android 4.2.2 Jellybean, bộ xử lý TI - Cortex A8 Processor @ 1Ghz, giúp mang lại hiệu suất tốt nhất khi kiểm kho.

✔ Đối với kho có mức độ làm việc liên tục, chủng loại hàng hóa nhiều nhất là đối với kho vật liệu, đòi hỏi nhân viên có tần suất làm việc với màn hình nhiều lần gây mõi mắt, dẫn đến sai sót, dòng máy phù hợp với yêu cầu này cần có màn hình lớn hơn so với các máy khác, thì thiết bị kiểm kho mã vạch PM66 là lựa chọn hàng đầu với màn hình 4.3’’. Đặt biệt, ứng dụng hệ điều hành Google 6.0.1 Marshsmallow, cho phép hỗ trợ Google Play và Google Maps trên máy, chuẩn IP công nghiệp lên đến 67 giúp chống thấm nước và chống bụi.

✔ Ở môi trường khắc nghiệt, hay điều kiện nhiệt độ trong kho lạnh (-20C - 40C), thiết bị kiểm kho PM450 và PM60 là lựa chọn tốt nhất. PM60 với cấu tạo mainboard - chip hoạt động của máy với IP công nghiệp lên đến 65, chịu được va chạm ở độ cao 1.5m và hệ điều hành Windows Embedded Handheld 6.5 Professional / Windows Embedded CE 6.0 Professional / Google Android 4.2.2 Jellybean, Bộ nhớ : + Memory: 512MB RAM / ROM: 1GB NAND Flash ROM / Sử dụng thẻ nhớ SC lên đến 32GB SDHC, cổng kết nối Wifi, Bluetooth và công nghệ tần số 13.56Mhz HF RFID & NFC.

✔ Nếu bạn cần dòng máy có thiết kế tuyệt đẹp như 1 chiếc smartphone để làm việc với khách hàng, thì không có mẫu PDA nào hiện giờ có thể so sánh với PM80, màn hình lên đến 5’’, kiểu dáng thông minh, giúp doanh nghiệp thể hiện sự chuyên nghiệp trong mắt khách hàng (đặt món ăn, dịch vụ giao nhận,…)

Lưu ý:

• Xuất nhập kho cần có chứng từ rõ ràng và được ghi nhận vào phần mềm
• Tổ chức kiểm kho định kỳ, tra soát lại chất lượng, phân loại mặt hàng, kiểm tra lại số lượng tồn trên máy và số lượng thực khi kiểm
• Kết quả kiểm kê cần lập thành văn bản, có xác thực của những bên liên quan
• Các sản phẩm không bảo đảm chất lượng cần cách ly, đánh dấu, chờ xử lý

2.4. Dự đoán tình trạng tồn hàng và trữ hàng

Từ các số liệu kiểm kho và dữ liệu xuất/nhập của từng loại hàng hóa/vật tư, mà thủ kho cần phân tích hạn tồn kho hợp lý. Như vậy sẽ giúp đảm bảo lượng hàng trong kho và điều chỉnh nguồn hàng hợp lý theo từng thời điểm và từng tình hình kinh doanh.

- Delfi luôn tâm niệm mang đến cho Khách hàng những giải pháp tối ưu và dịch vụ tốt nhất tại thị trường Việt Nam. Uy tín, chất lượng, tận tâm chính là những giá trị cốt lõi mà Delfi hướng đến cho từng khách hàng.

- Để được tư vấn và giải đáp mọi thắc mắc về phần mềm quản lý tồn kho, quản lý kho bằng mã vạch. Hãy nhấc điện thoại và liên hệ với Delfi thông qua hotline 0948 490 070 của chúng tôi ngay. Chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ khách hàng, đem đến sự hài lòng, uy tín và chất lượng.

CÔNG TY TNHH DELFI TECHNOLOGIES VIỆT NAM

Trụ Sở Chính: A4 - E23 Trường Sơn, P2, Q.Tân Bình, Tp.Hồ Chí Minh.
Văn phòng Hà Nội: Phòng 404, số 106 Tôn Đức Thắng, Q. Đống Đa, Hà Nội.
Văn Phòng Đà Nẵng: Đường BBT, P.Mỹ Khê, TP. Đà Nẵng.
Email: Info@delfi.com.vn
Hotline: 0948 490 070