CÁCH QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO BẰNG MÃ VẠCH HIỆU QUẢ

 Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều lựa chọn phần mềm và giải pháp quản lý kho dành cho Doanh nghiệp. Tuy nhiên, để tìm ra sự kết hợp hoàn hảo giữa tính hiệu quả và tiết kiệm chi phí, không gì có thể vượt qua phương pháp quản lý hàng tồn kho bằng mã vạch. Chúng ta hãy cùng khám phá chi tiết hơn về phương pháp này thông qua bài viết dưới đây nhé!

1. Lợi ích của việc quản lý hàng tồn kho bằng mã vạch

 Để quản lý hàng tồn kho bằng mã vạch một cách hiệu quả, đòi hỏi bạn phải sở hữu các thiết bị đặc biệt, được thiết kế đặc thù để hỗ trợ việc quét và mã hóa số liệu từ mã vạch trên sản phẩm. Vì vậy, việc chọn lựa thiết bị phù hợp là điều quan trọng, đảm bảo rằng bạn có công cụ tốt nhất để hỗ trợ công việc quản lý kho của mình. 

1.1 Biết chính xác số lượng tồn kho 

Số lượng hàng tồn kho trong hệ thống Quản lý hàng tồn kho bằng mã vạch được tính dựa trên số lượng hàng nhập và trừ đi số lượng hàng xuất. Số lượng hàng chưa được quét mã sẽ là số hàng tồn kho hoặc còn lại trên kệ. Nguyên tắc này đơn giản, nhưng sai sót trong quá trình quét mã như quét nhầm, quét hai lần hoặc quét thiếu có thể gây ra sai sót về hàng hoá.

Hơn nữa, có thể sử dụng nhiều máy quét cùng một lúc mà không ảnh hưởng đến khả năng nạp dữ liệu của phần mềm quản lý kho bằng mã vạch. Vì vậy, để chọn lựa sản phẩm phù hợp nhất, hiệu quả nhất, đảm bảo cập nhật dữ liệu nhanh chóng và dễ dàng, bạn cần xem xét và nghiên cứu kỹ lưỡng trước khi đầu tư.

1.2 Xuất nhập hàng hóa chuẩn xác hơn 

Trước đây, trong quá trình xuất nhập hàng, bạn thường phải dành rất nhiều thời gian để kiểm tra và đảm bảo rằng số lượng sản phẩm là chính xác. Tuy nhiên, ngày nay, việc sử dụng mã vạch để quản lý kho hàng đã giúp bạn dễ dàng xác định số lượng sản phẩm cũng như đủ các loại, màu sắc, kích cỡ... mà không còn những sai sót thường thấy. Sai sót chỉ xảy ra khi bạn quét mã nhiều lần hoặc bỏ sót mã chưa quét, nhưng nó đã giúp tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức của bạn.

1.3 Đáp ứng nhu cầu đơn hàng nhanh chóng

Trong thời đại hiện nay, khi cuộc sống trở nên hối hả và bận rộn, mọi người đều phải đua với thời gian để đáp ứng các yêu cầu hàng ngày. Không còn thời gian để thong thả và sâu lắng nữa. Do đó, các công nghệ mới đã xuất hiện để đáp ứng những nhu cầu cấp thiết của con người, kể cả trong việc mua sắm.

Hệ thống quản lý kho hàng ứng dụng công nghệ mã vạch giúp Chủ Doanh nghiệp hoặc Nhân viên thực hiện công việc một cách nhanh chóng và chính xác nhất. Điều này giúp giảm thiểu nguy cơ mất uy tín và giảm doanh thu, như việc thiếu hàng hoặc gửi sai đơn hàng cho Khách 

2. Phần mềm quản lý hàng tồn kho bằng mã vạch hiệu quả

Cách kiểm đếm thủ công qua việc ghi nhận trên sổ sách hay trên File Excel đơn giản đã không còn phù hợp với nhu cầu công việc hiện ngay. Thay vào đó là các ứng dụng và máy móc, thiết bị thông minh sẽ được ừng dụng cho việc quản lý kho và kiểm kê dựa trên công nghệ bằng mã vạch với nhiều ưu điểm như khả năng quản lý trực tuyến và cập nhật nhanh chóng. Một ví dụ điển hình là phần mềm kiểm kê tồn kho XCLOUD, hiện đang phổ biến tại nhiều cửa hàng nhờ tích hợp các tính năng thông minh trong việc quản lý kho sử dụng mã vạch.

2.1 In và Quét mã vạch 

Ngoài các công cụ hỗ trợ tạo và in mã vạch dựa trên mã hàng hóa và máy quét mã vạch/máy kiểm kho giúp thu nhập thông tin sản phẩm nhanh chóng. Điều này không chỉ giúp tối ưu hóa quá trình bán hàng mà còn đơn giản hóa việc theo dõi tồn kho cho chủ cửa hàng. Việc sử dụng mã vạch đảm bảo rằng mọi thông tin về sản phẩm bán ra được ghi chính xác trên hệ thống, từ đó giảm thiểu mức độ mất mát hàng hóa cho cửa hàng.

2.2 Quy trình nhập kho 

Khi hàng hóa được nhập vào kho, máy quét mã vạch đóng vai trò quan trọng trong việc ghi nhận thông tin của chúng vào hệ thống. Điều này giúp hệ thống quản lý bán hàng tạo phiếu nhập kho chính xác, bao gồm tên sản phẩm, mã sản phẩm, thời gian nhập hàng, số lượng và giá cả. Nhờ mã vạch, các sản phẩm trong kho được theo dõi và quản lý dễ dàng. Sử dụng mã vạch trong quản lý kho đảm bảo sự hiệu quả và độ chính xác trong quy trình quản lý. 

2.3 Quy trình xuất kho

 Khi tiến hành xuất kho, nhân viên sẽ sử dụng thiết bị quét mã vạch để tạo phiếu xuất kho hoặc hóa đơn bán hàng. Chủ cửa hàng sẽ được thông báo đầy đủ về các chi tiết như ngày xuất kho, người nhận hàng hoặc mã đơn đặt hàng tương ứng. Quá trình này sẽ đảm bảo rằng mọi hoạt động tại cửa hàng được ghi nhận một cách chính xác và sẽ tránh được các sự nhầm lẫn và lỗi lầm không mong muốn. Bên cạnh đó, việc sử dụng mã vạch trong kiểm kê kho là một phần quy trình bắt buộc tại tất cả các kho hàng, giúp giảm thiểu nguy cơ mất hàng hoặc sai sót trong việc xuất hàng ra khỏi kho.

2.4 Quy trình kiểm kê kho hàng 

Để thực hiện việc kiểm kê hàng hóa, bạn chỉ cần nhập mã sản phẩm hoặc sử dụng máy đọc mã vạch để quét mã tương ứng. Ngay lập tức, thông tin chi tiết về sản phẩm sẽ xuất hiện trên màn hình, đảm bảo việc kiểm tra kho hàng diễn ra nhanh chóng và chính xác tối đa, nhờ vào hệ thống của KiotViet.

Sử dụng Phần mềm quản lý hàng tồn kho bằng mã vạch và thực hiện kiểm kê kho cửa hàng bằng mã vạch không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho chủ cửa hàng, mà còn đảm bảo quy trình hoạt động của cửa hàng diễn ra một cách suôn sẻ hơn. Chúng tôi hy vọng rằng những chia sẻ này sẽ hỗ trợ chủ cửa hàng trong việc áp dụng mã vạch để quản lý kho cửa hàng một cách hiệu quả.

-----

CÔNG TY TNHH DELFI TECHNOLOGIES VIỆT NAM

Trụ Sở Chính: A4 - E23 Trường Sơn, P2, Q.Tân Bình, Tp.Hồ Chí Minh.
Văn phòng Hà Nội: Phòng 404, số 106 Tôn Đức Thắng, Q. Đống Đa, Hà Nội.
Văn Phòng Đà Nẵng: Đường BBT, P.Mỹ Khê, TP. Đà Nẵng.
Email: Info@delfi.com.vn
Hotline: 0948 490 070