Cách sử dụng máy quét mã vạch cho người mới bắt đầu

Khi bước vào các cửa hàng, siêu thị bạn không thể không nhìn thấy những chiếc máy quét mã vạch tại các quầy thanh toán. Những thiết bị này dần trở thành một phần quen thuộc trong cuộc sống hàng ngày, tạo ra sự tiện lợi và hiệu quả trong việc thanh toán và quản lý hàng hóa. Tuy nhiên, có lẽ bạn vẫn đang tự hỏi về tầm quan trọng cũng như cách sử dụng máy quét mã vạch này trong việc thúc đẩy hoạt động kinh doanh.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về máy quét mã vạch và giải thích cách chúng hoạt động. Bạn sẽ không chỉ hiểu cách sử dụng chúng một cách hiệu quả mà còn thấu hiểu sâu hơn về những lợi ích mà chúng mang lại cho doanh nghiệp.

1 Cách sử dụng máy quét mã vạch

Bước 1: Để bắt đầu, hãy xác định vị trí của mã vạch trên sản phẩm mà bạn muốn đọc. Thông thường, trên các sản phẩm tiêu dùng tại cửa hàng tạp hóa, bạn sẽ tìm thấy mã vạch ở phía trái hoặc phải dưới của bao bì sản phẩm. Có những trường hợp sản phẩm in mã vạch ở vị trí khác trên bao bì, vì vậy bạn nên tìm kiếm thật kỹ.

Bước 2: Bạn đưa máy quét mã vạch vào vị trí của mã số mã vạch trên sản phẩm. Một số máy quét tự động điều chỉnh tia laser để phù hợp với mã vạch sản phẩm, nhưng cũng có những loại bạn cần điều chỉnh thủ công. Để bắt đầu, hãy kiểm tra xem đèn laser trên máy quét hoạt động bình thường. Sau đó, chỉnh ánh sáng laser vào mã vạch và nhấn nút "engage" ở phía sau hoặc bên thân máy quét. Với máy quét laser đơn tia, bạn cần để tia laser cắt ngang qua mã vạch sản phẩm. Trong khi đó, với máy quét đa tia, bạn chỉ cần đặt mã vạch sản phẩm vào vùng có tia quét.

Bước 3: Sau khi quét xong, kiểm tra trên màn hình xem thông tin hiển thị có chính xác về sản phẩm hay không. Nếu thông tin không đúng, bạn có thể thử lại việc quét hoặc kiểm tra máy quét. Nếu gặp vấn đề về máy quét hoặc phần mềm liên quan đến việc bán hàng, hãy liên hệ với dịch vụ kỹ thuật tại nơi bạn đã mua máy quét. Tránh tự ý thực hiện sửa chữa máy để tránh gây hỏng hóc nghiêm trọng.

2 Lợi ích của việc sử dụng máy quét mã vạch

Máy quét mã vạch đã không chỉ đơn thuần là một công cụ, mà còn là một trợ thủ đắc lực giúp tối ưu hóa quy trình bán hàng. Không còn gặp nhiều khó khăn trong việc nhập dữ liệu thủ công, máy quét mã vạch mang đến sự thuận tiện nhất. Việc chuyển đổi thông tin sản phẩm từ mã vạch vào máy tính trở nên một giây phút thú vị, giúp giảm thiểu thời gian và tối đa hóa hiệu quả.

2.1 Tốc độ xử lý nhanh

Dùng hệ thống đầu đọc mã vạch, bạn có thể tiết kiệm thời gian đáng kể trong việc nhập dữ liệu thanh toán cho khách hàng. Trung bình, việc máy đọc mã vạch quét một mã vạch 12 chữ số chỉ mất thời gian tương đương việc bấm 2 phím trên bàn phím. Điều này giúp tối ưu hóa quá trình giao dịch và giảm bớt công việc nhập liệu thủ công, từ đó tăng hiệu suất làm việc và giảm nguy cơ sai sót trong quá trình nhập dữ liệu.

2.2 Mang tính chính xác tuyệt đối

Trong quá trình nhập dữ liệu theo cách thông thường, sự xuất hiện của những lỗi không mong muốn là điều khó tránh khỏi. Mỗi khi nhập 1.000 ký tự, thường có khoảng 10 ký tự bị sai sót. Tuy nhiên, mọi thay đổi đã đến với sự ra đời của hệ thống mã vạch, nơi mà tỷ lệ lỗi trở nên cực kỳ hiếm. Chính xác được cải thiện một cách rõ rệt, chỉ còn 1 lỗi trong mỗi 3 triệu lần nhập.

2.3 Tính khả thi cao

Chỉ chưa đầy 15 phút, bạn có thể hoàn toàn làm quen với việc sử dụng thiết bị đầu đọc mã vạch. Tính năng này hiện đang được áp dụng rộng rãi trên hầu hết các sản phẩm, và điều tốt là việc tự tạo mã vạch bằng máy in cũng trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Với sự đầu tư không đáng kể, bạn có thể tạo ra những mã vạch chất lượng mà hiệu quả mang lại thì lại vô cùng cao.

2.4 Tiết kiệm chi phí

Một trong những lợi ích lớn nhất mà hệ thống mã vạch mang lại là khả năng loại bỏ tối đa sai sót trong quá trình nhập dữ liệu hàng hóa. Với việc dữ liệu được đọc tự động và chính xác, khả năng xuất hiện lỗi do con người gây ra sẽ giảm xuống tới mức thấp nhất. Điều này không chỉ giúp tránh những hậu quả không mong muốn mà còn tiết kiệm thời gian và nguồn lực để sửa chữa và điều chỉnh.

3 Phân loại các dòng máy quét mã vạch hiện nay

3.1 Phân loại theo cấu tạo

Trong phân loại theo cấu tạo, máy quét mã vạch ngày nay thường được chia thành hai dạng chính: máy cầm tay và máy để bàn.

- Máy quét mã vạch cầm tay đang được sử dụng phổ biến nhất trong thời điểm hiện tại, nhờ vào thiết kế nhỏ gọn và tính tiện lợi mà nó mang lại. Loại máy này có khả năng kết nối với máy tính thông qua cổng USB hoặc kết nối Bluetooth, giúp người dùng dễ dàng di chuyển để quét mã vạch ở bất kỳ vị trí nào. Thường thấy máy quét mã vạch cầm tay được sử dụng rộng rãi trong các kho hàng, bến bãi và xưởng sản xuất, nơi mà tính di động là yếu tố quan trọng.

- Trái ngược với máy cầm tay, máy quét mã vạch để bàn là loại máy cố định, được trang bị đa tia quét để có thể quét mã vạch một cách nhanh chóng ở mọi góc độ. Loại máy này thường xuất hiện tại các siêu thị, nơi mà tốc độ quét cao giúp tối ưu hóa quá trình thanh toán và mang lại sự thuận tiện cho khách hàng.

>> Tham khảo thêm Nên chọn máy quét QR code có dây hay không dây

3.2 Phân loại theo công nghệ

Công nghệ CCD, công nghệ laser và công nghệ Imager là ba phương pháp quét mã vạch đa dạng, mỗi loại mang lại những ưu điểm và hạn chế riêng.

- Công nghệ CCD là một trong những lựa chọn phổ biến trong việc quét mã vạch. Máy quét sử dụng công nghệ CCD có khả năng đọc chính xác hơn và phạm vi quét rộng hơn so với nhiều loại khác. Đặc biệt, chúng được ưa chuộng trong ngành bán lẻ. Tuy nhiên, hạn chế của loại máy này là không thể đọc được mã vạch có kích thước lớn hơn so với đầu đọc của nó.

- Công nghệ Laser, một lựa chọn khác, sử dụng hệ thống gương và thấu kính để thực hiện quét mã vạch. Điều này cho phép máy quét mã vạch laser đọc các mã vạch có kích thước lên đến 24 inch. Tốc độ quét cực nhanh, lên đến 500 lần mỗi giây, và khả năng đọc mã vạch từ xa, khoảng cách lên đến 30 feet, là những điểm mạnh của công nghệ này.

- Công nghệ Imager là một phương pháp khác, sử dụng đầu đọc camera để chụp ảnh mã vạch, sau đó dùng xử lý hình ảnh kỹ thuật số để giải mã. Loại máy quét mã vạch này có thể đọc mã vạch từ 3-9 inch và thường được đánh giá là có giá thành thấp hơn so với máy quét laser.

- Ngoài ba loại trên, còn có máy quét với đầu đọc có hình dạng cây đũa hoặc bút nhỏ gọn. Tuy nhiên, loại này ngày càng ít được sử dụng hoặc sản xuất vì sự kén chọn của người dùng và sự phát triển của các công nghệ mới hơn.

3.3 Phân loại theo cổng kết nối

- Cổng Keyboard: Đây là một tiến bộ đáng kể trong công nghệ máy quét mã vạch là loại máy quét kết nối thông qua cổng keyboard. Với cách thức này, máy quét được gắn liền như một thiết bị đầu vào bàn phím. Điều này có nghĩa là khi bạn quét mã, dữ liệu mã vạch sẽ được nhập vào như một dãy ký tự từ bàn phím. 

- Cổng COM hay RS-232: Loại máy quét này yêu cầu một cổng kết nối phức tạp hơn là COM hay RS-232. Để hoạt động, máy quét cần một nguồn điện 5DVC từ nguồn bên ngoài. Khi đã kết nối và cung cấp nguồn điện, máy quét sẽ gửi dữ liệu mã vạch đến máy tính thông qua cổng này. 

- Cổng USB: Máy quét mã vạch thông qua cổng USB mang lại sự đơn giản và tiện lợi. Với khả năng lấy nguồn điện từ máy tính qua dòng điện lên tới 500mA, máy quét có thể được cắm trực tiếp vào thiết bị của máy tính mà không cần cung cấp nguồn điện bổ sung. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc cài đặt và sử dụng máy quét. Tốc độ truyền dữ liệu nhanh và tính dễ dàng trong việc sử dụng là những ưu điểm nổi bật của loại máy quét này.

>> Tham khảo Máy quét mã vạch tính tiền sử dụng cổng USB/RS232 Cino Fuzzyscan S680W

Lời kết

Khả năng bán hàng hiệu quả của một cửa hàng hoặc siêu thị thường phụ thuộc rất lớn vào việc máy quét mã vạch hoạt động hiệu suất ra sao. Việc thu thập thông tin về sản phẩm một cách nhanh chóng và chính xác thông qua việc quét mã vạch không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu khả năng sai sót trong quá trình giao dịch. Điều này mang lại sự tin tưởng cho khách hàng và giúp cửa hàng duy trì uy tín.

Vì vậy, bạn cần tìm hiểu kỹ về lợi ích cũng như cách sử dụng máy quét mã vạch một cách kỹ lưỡng. Hãy xem xét kỹ về hiệu suất, độ bền, tính năng và tích hợp hệ thống. Đừng ngần ngại, hãy liên lạc với chúng tôi ngay hôm nay để được tư vấn hỗ trợ giúp bạn đưa ra quyết định đúng đắn, giúp cửa hàng hoặc siêu thị hoạt động hiệu quả và tối ưu hóa trải nghiệm của khách hàng.

CÔNG TY TNHH TECHNOLOGIES DELFI VIỆT NAM

Email: Info@delfi.com.vn

Hotline: 0948 490 07