ĐẠI LỢI ỨNG DỤNG GIẢI PHÁP QUẢN LÝ KHO HÀNG BẰNG MÃ VẠCH TRONG BÁN LẺ

Giới thiệu về Đại Lợi

- Diện tích kho trung bình khoảng 400m2

- Quy mô: Quản lý 5 kho tại chuỗi cửa hàng trên thành phố Hồ Chí Minh

- Lĩnh vực: Phân phối và Kinh doanh các mặt hàng thực phẩm nhập khẩu

Câu chuyện quản lý kho bằng mã vạch của chuỗi cửa hàng Đại Lợi

Đại Lợi chủ yếu là Doanh nghiệp vừa nhập khẩu vừa phân phối cho các chuỗi cửa hàng của mình. Việc liên kết các kho để quản lý và báo cáo số lượng thực trong kho là rất quan trọng. Việc này giúp người quản lý có thể nắm được tình hình cho tiết các mặt hàng đang có trong kho từ đó lên kế hoạch nhập hàng cho phù hợp. Ngoài ra, sự liên kết này cũng giúp các cửa hàng có sự linh động trong việc đều động hàng hóa từ kho này đến kho kia để đáp ứng nhu cầu mua sắm, mang đến sự trải nghiệm chuyên nghiệp và hài lòng cho Khách hàng.

Yêu cầu về Phần mềm quản lý kho hàng của Đại Lợi

- Hệ thống quản lý chính của công ty Đại Lợi là phần mềm kế toán AsiaSoft, vì vậy phần mềm quản lý kho Delficom cũng phải được lập trình tích hợp trên AsiaSoft

- Thiết bị kiểm kho PDA phải có màn hình lớn để nhân viên dễ dàng tra cứu thông tin với hệ điều hành Android để sau này có thể phát triển và mở rộng thêm các tính năng mới

- Các thao tác Nhập/Xuất kho sẽ được quy đổi ra phiếu/chứng từ và phải có lệnh duyệt từ người quản lý mới có thể xuất kho. Báo cáo chi tiết số lượng, tình trạng hàng hóa theo mã hàng đã quy định

- Phân quyền truy cập và quản lý theo chức vụ của từng nhân viên. User chỉ được sử dụng giới hạn các tính năng trong quyền hạn được cho phép, việc phân quyền sẽ do tài khoản Admin thực hiện trên phần mềm AsiaSoft

Máy kiểm kho PDA mã vạch hỗ trợ cho dự án

Các tính năng chính của Phần mềm quản lý kho hàng bằng mã vạch

- Đội lập trình của Delfi đã dựa trên các yêu cầu cơ bản của đối tác để lựa chọn thiết bị và xây dựng nền tảng cho phần mềm. Đồng thời cũng dựa vào đó xây dựng thành 6 tính năng chính cho Phần mềm quản lý kho Delficom Enterprise

6 tính năng chính của phần mềm quản lý kho

1. KIỂM KÊ

Sử dụng Máy kiểm kho PDA PM85: Chọn kho đang cần kiểm => Quét mã vạch trên sản phẩm =>  Số lượng sẽ được PDA tự động đếm và nhập vào phần mềm => Tiếp tục kiểm kê với các sản phẩm khác => Cho đồng bộ dữ liệu về hệ thống AsiaSoft => Tạo phiếu kiểm kê. Khi nhân viên bắt đầu chọn kho, PDA sẽ tải hết dữ liệu tồn kho tương ứng về bộ nhớ thiết bị. Từ đó thao tác lúc kiểm kê có thể thực hiện offline, chỉ khi đồng bộ dữ liệu mới yêu cầu PDA có kết nối mạng.

Các trường hợp lỗi thường gặp khi kiểm kê 

- Nếu mã vạch không trùng khớp với Barcode đã khai báo: PDA sẽ hiển thị thông báo “Mã vạch không đúng. Vui lòng kiểm tra!” đồng thời không ghi nhận mã vạch vừa quét 

- Với các sản phẩm không tìm thấy mã vạch/mã không quét được: Nhân viên nhập mã sản phẩm hoặc tên sản phẩm để PDA gợi ý mã hàng dựa theo thông tin vừa nhập

- Nếu có nhiều mã hàng trùng Barcode: PDA sẽ hiện tất cả các mã hàng liên quan đến barcode vừa quét, nhân viên chọn một dòng mã hàng để tiếp tục

2. NHẬP MUA HÀNG

Quy trình chung: Tạo phiếu nhập mua hàng trên AsiaSoft

Sử dụng PDA: Chọn kho cần nhập => Chọn phiếu nhập => Quét/Chọn mã vạch trên sản phẩm => Số lượng sẽ được PDA tự động đếm và nhập vào phần mềm => Tiếp tục với các sản phẩm khác => Đồng bộ dữ liệu về hệ thống. Qui trình trên Máy kiểm kho PDA sẽ thực hiện online. Yêu cầu phải có kết nối mạng trong thời gian thực hiện

3. XUẤT BÁN HÀNG

• Xác nhận số lượng xuất kho

Quy trình chung: Tương tự quy trình nhập mua hàng - Tạo phiếu xuất bán hàng trên AsiaSoft

Sử dụng PDA: Chọn kho đang cần kiểm => Quét mã vạch trên sản phẩm =>  Số lượng sẽ được PDA tự động đếm và nhập vào phần mềm => Tiếp tục kiểm kê với các sản phẩm khác => Cho đồng bộ dữ liệu về hệ thống AsiaSoft. Qui trình trên PDA thực hiện online. Yêu cầu phải có kết nối mạng trong thời gian thực hiện

• Cập nhật thông tin người giao hàng

Chọn Nhân viên giao hàng: Chọn từ danh mục nhân viên, nếu không có trong danh mục thì nhập tay tên nhân viên

• Cập nhật thông tin thanh toán
  • Trên PDA: Chọn Menu Xuất bán hàng -> Cập nhật thanh toán
  • Chọn Mã kho: Mã kho chọn từ danh sách các kho được phân quyền khi đăng nhập.
  • Chọn Ngày Chứng Từ: Người dùng chọn ngày tạo chứng từ để phần mềm tự động cập nhật các chứng từ tương ứng với ngày đã chọn. Sau đó người dùng bấm nút “Tiếp Tục”
  • Số Chứng Từ: PDA hiển thị danh sách các phiếu chứng từ đang thực hiện, nhân viên chọn một dòng để tiếp tục. (Có thể quét mã vạch trên chứng từ để tìm kiếm nhanh)
  • Chọn mã tài khoản Chọn từ danh mục tài khoản
  • Nhập Số tiền: Số tiền mặc định bằng với số trên phiếu xuất bán hàng. Nhân viên nhập số tiền thực tế nếu có thay đổi
  • Tiếp tục khai báo cho các số chứng từ còn lại
  • Đồng bộ dữ liệu về AsiaSoft: Trước khi đồng bộ, người dùng xem các chứng từ đã được cập nhật đầy đủ thông tin thanh toán

4. THÔNG TIN TỒN KHO

5. LẬP CHỨNG TỪ

• Tạo phiếu nhập kho
• Tạo phiếu xuất kho
• Tạo phiếu điều chuyển

6. TRẠNG THÁI ĐƠN HÀNG

Quy trình chung: Dùng PDA để kiểm tra trạng thái của phiếu xuất bán hàng (đã soạn đủ hàng, đã giao hàng, đã thanh toán)

Lưu Ý: Người dùng bấm nút “Đồng Bộ” để cập nhật các dữ liệu mới nhất từ AsiaSoft về PDA trước khi sử dụng các chức năng của phần mềm

Để được tư vấn và giải đáp mọi thắc mắc về Giải pháp kiểm kho mã vạch. Hãy nhấc điện thoại và liên hệ với Delfi thông qua Hotline 0948 490 070 của chúng tôi ngay. Chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ khách hàng, đem đến sự hài lòng, uy tín và chất lượng.

CÔNG TY TNHH TECHNOLOGIES DELFI VIỆT NAM

Email    : Info@delfi.com.vn

Hotline  : 0948 490 070