Giải pháp check-in QR bằng iPhone tại Casa’s Pool Party

Sự kiện âm nhạc của dự án BĐS từ Casa Group

Tại Casa’s Pool Party - Rhythm of the Night, A96 Agency sử dụng phần mềm Delfi Check-in để xây dựng quy trình quản lý khách mời xuyên suốt: tiếp nhận dữ liệu, tạo mã QR, gửi thư mời qua email, check-in tại sự kiện và tổng hợp báo cáo. 

Thay vì thuê thêm thiết bị chuyên dụng, nhân sự của agency trực tiếp sử dụng iPhone để quét QR cho khách. Delfi phụ trách cung cấp hệ thống, hướng dẫn vận hành và hỗ trợ kỹ thuật online, giúp đơn vị tổ chức chủ động triển khai theo quy trình thực tế của chương trình.

1. Tổng quan sự kiện Casa’s Pool Party

Casa’s Pool Party - Rhythm of the Night là sự kiện âm nhạc thuộc dự án bất động sản của Casa Group, do A96 Agency tổ chức.

• Thời gian: 17 giờ ngày 05/09/2026

• Địa điểm: Hồ bơi tầng 4, Block A, Cara River Park, đường Võ Văn Kiệt, phường Cái Răng, thành phố Cần Thơ

• Các nhóm khách tham dự: Khách hàng, đối tác phân phối, đội ngũ Sales và các đơn vị truyền thông

Với nhiều nhóm khách tham dự, đơn vị tổ chức cần một quy trình thống nhất từ khâu chuẩn bị thư mời đến tiếp nhận khách và tổng hợp dữ liệu sau chương trình.

2. Bài toán quản lý khách mời của đơn vị tổ chức

Trước sự kiện, A96 Agency cần xử lý nhiều công việc liên quan đến dữ liệu khách mời như tạo mã QR riêng, chuẩn bị thư mời và gửi email. Tại khu vực đón tiếp, nhân sự cần xác thực đúng thông tin của từng khách hoặc nhóm khách, đồng thời nhận biết mã không hợp lệ và các lượt check-in thành công.

Bên cạnh hoạt động tiếp nhận khách tại chỗ, dữ liệu cũng cần được tập trung để Ban tổ chức có thể:

• Theo dõi tình hình khách đến sự kiện

• Xem dữ liệu theo từng nhóm khách

• Điều phối nhân sự tại khu vực check-in

• Tổng hợp và xuất danh sách sau chương trình

Vì A96 Agency lựa chọn mua gói phần mềm và tự vận hành, giải pháp cũng cần dễ tiếp cận trên thiết bị sẵn có mà không phụ thuộc vào việc thuê thêm máy quét chuyên dụng.

3. Giải pháp Delfi Check-in và quy trình triển khai

Delfi cung cấp hệ thống quản lý check-in, hướng dẫn A96 Agency sử dụng phần mềm và hỗ trợ kỹ thuật online trong thời gian diễn ra sự kiện.

3.1 Chuẩn bị dữ liệu và gửi thư mời QR

Dữ liệu khách mời được tiếp nhận và đưa lên hệ thống để tạo mã QR riêng cho từng khách.

Sau khi hoàn tất dữ liệu, hệ thống hỗ trợ tự động gửi thư mời có mã QR qua email. Nhờ đó, các công đoạn từ chuẩn bị danh sách đến phân phối thư mời được kết nối trên cùng một quy trình.

3.2 Nhân sự check-in cho khách bằng iPhone

Tại Casa’s Pool Party, nhân sự A96 Agency sử dụng iPhone để quét mã QR trên thư mời của khách. Case này không sử dụng gói thuê thiết bị check-in từ Delfi.

Sau khi mã được quét, hệ thống hiển thị thông tin khách và trạng thái xử lý để nhân sự nhận biết:

• Mã QR hợp lệ

• Check-in thành công

• Mã không hợp lệ hoặc cần kiểm tra lại

Cách triển khai này giúp agency tận dụng thiết bị sẵn có và chủ động bố trí nhân sự theo khu vực đón tiếp.

3.3 Theo dõi dữ liệu trên giao diện Admin

Các lượt check-in được đồng bộ về giao diện quản trị tập trung. Ban tổ chức có thể theo dõi thông tin khách đã đến, xem biểu đồ phân loại theo nhóm và nắm tình hình chung của khu vực check-in.

Sau khi đóng check-in, hệ thống hỗ trợ xuất file danh sách khách đã tham dự để A96 Agency lưu trữ, đối chiếu hoặc phục vụ báo cáo sau sự kiện.

4. Điểm nổi bật và giá trị của giải pháp

4.1 Kết nối các công đoạn trên cùng một hệ thống

Dữ liệu khách mời được sử dụng xuyên suốt từ bước tạo QR, gửi thư mời, xác thực tại sự kiện đến xuất báo cáo. Điều này giúp đơn vị tổ chức hạn chế việc xử lý riêng lẻ giữa nhiều công đoạn.

4.2 Chủ động check-in bằng thiết bị sẵn có

Nhân sự có thể sử dụng iPhone để quét QR cho khách mà không cần thuê thêm thiết bị chuyên dụng trong phương án triển khai này. Đây là lựa chọn phù hợp với agency muốn trực tiếp quản lý đội ngũ và quy trình đón tiếp.

4.3 Dữ liệu tập trung dù có nhiều nhân sự cùng vận hành

Các lượt quét được ghi nhận trên hệ thống và tập trung tại giao diện Admin. Ban tổ chức có cơ sở để theo dõi tổng thể thay vì tổng hợp dữ liệu riêng từ từng nhân sự.

4.4 Có hướng dẫn và hỗ trợ kỹ thuật từ Delfi

Trước chương trình, Delfi hướng dẫn A96 Agency cách sử dụng hệ thống. Trong thời gian sự kiện diễn ra, đội ngũ kỹ thuật tiếp tục hỗ trợ online khi đơn vị vận hành cần kiểm tra hoặc xử lý vấn đề liên quan đến phần mềm.

5. Phương án phù hợp cho agency muốn tự vận hành

Case Casa’s Pool Party cho thấy giải pháp check-in sự kiện không nhất thiết phải đi kèm gói thuê thiết bị và nhân sự vận hành tại chỗ.

Với những agency đã có đội ngũ tổ chức sự kiện, Delfi có thể cung cấp phần mềm, thiết lập quy trình, hướng dẫn sử dụng và hỗ trợ kỹ thuật. Agency chủ động thực hiện hoạt động check-in, trong khi dữ liệu vẫn được cập nhật tập trung để theo dõi và báo cáo.

Phương án có thể được điều chỉnh theo từng chương trình, bao gồm:

• Tạo QR riêng cho khách hoặc nhóm khách

• Gửi thư mời tự động qua email

• Bổ sung landing page đăng ký

• Thiết lập bước phê duyệt thư mời

• Check-in bằng điện thoại hoặc thiết bị phù hợp

• Theo dõi và xuất dữ liệu sau sự kiện

6. Câu hỏi thường gặp

6.1 Có thể check-in sự kiện bằng iPhone không?

Có. Trong case Casa’s Pool Party, nhân sự A96 Agency sử dụng iPhone để quét mã QR cho khách. Phương án thiết bị sẽ được tư vấn dựa trên quy mô và cách vận hành của từng chương trình.

6.2 Sử dụng phần mềm Delfi Check-in có bắt buộc thuê thiết bị không?

Không. Đơn vị tổ chức có thể lựa chọn gói phần mềm và tự chuẩn bị thiết bị như trong case này. Delfi cũng có thể cung cấp thiết bị hoặc phương án triển khai khác khi sự kiện có nhu cầu.

6.3 Ban tổ chức có thể theo dõi những thông tin nào?

Giao diện Admin hỗ trợ theo dõi trạng thái check-in, dữ liệu khách đã đến và biểu đồ phân loại nhóm khách. Sau sự kiện, Ban tổ chức có thể xuất file danh sách để lưu trữ và báo cáo.

6.5 Có thể bổ sung landing page hoặc bước phê duyệt đăng ký không?

Có. Các bước này có thể được bổ sung tùy theo yêu cầu tiếp nhận và xác nhận khách mời của từng sự kiện.

Delfi Check-in - Giải pháp linh hoạt theo quy trình sự kiện

Delfi Check-in hỗ trợ quản lý dữ liệu khách mời, tạo và gửi thư mời QR, xác thực tại khu vực đón tiếp và tổng hợp báo cáo trên cùng một hệ thống. Tùy theo nhu cầu, đơn vị tổ chức có thể lựa chọn sử dụng phần mềm để tự vận hành hoặc triển khai cùng thiết bị và dịch vụ hỗ trợ phù hợp.

Liên hệ Delfi Technologies Vietnam để được tư vấn phương án check-in theo quy mô và quy trình chương trình của bạn.