Giải pháp Check-in & Lucky Draw cho Hội nghị khách hàng CADIVI toàn quốc 2026

Trong các hội nghị khách hàng quy mô lớn, việc quản lý danh sách khách mời, xác nhận tham dự và tổ chức quay số may mắn cần được triển khai đồng bộ để đảm bảo chương trình diễn ra nhanh chóng, chính xác và chuyên nghiệp.

Với sự kiện Hội nghị khách hàng CADIVI toàn quốc 2026 – CADIVI2026, Delfi Technologies triển khai giải pháp Check-in QR Code kết hợp Lucky Draw, hỗ trợ Ban tổ chức quản lý khách mời từ trước sự kiện, check-in tại chương trình và tổng hợp dữ liệu sau khi sự kiện kết thúc.

Thông tin sự kiện CADIVI2026

Tên sự kiện: Hội nghị khách hàng CADIVI toàn quốc 2026 – CADIVI2026
Thời gian: 15 – 16/05/2026
Số lượng khách mời: 500 khách
Hình thức check-in: check-in bằng điện thoại thông qua QR Code
Giải pháp triển khai: Check-in QR Code & Lucky Draw realtime
Đơn vị triển khai hệ thống: Delfi Technologies

Đối với sự kiện này, giải pháp được thiết kế theo hướng linh hoạt, phù hợp với mô hình khách tự vận hành tại chương trình. Delfi đảm nhận phần chuẩn bị mã QR, dữ liệu khách mời, import hệ thống, cấu hình quy trình check-in và thiết lập Lucky Draw theo kịch bản sự kiện.

Bài toán đặt ra: Quản lý khách mời và Lucky Draw trong cùng một hệ thống

Với các hội nghị khách hàng toàn quốc, số lượng khách mời thường lớn và được quản lý từ nhiều nguồn dữ liệu khác nhau. Nếu chỉ check-in thủ công hoặc dùng danh sách giấy, Ban tổ chức có thể gặp các vấn đề như:

• Mất thời gian xác nhận thông tin khách mời tại quầy.

• Dễ sai sót khi đối chiếu danh sách tham dự.

• Khó cập nhật số lượng khách đã đến theo thời gian thực.

• Danh sách tham gia Lucky Draw không được đồng bộ tự động.

• Mất thêm thời gian tổng hợp báo cáo sau sự kiện.

Vì vậy, giải pháp check-in cần không chỉ dừng lại ở việc xác nhận khách đã tham dự, mà còn phải kết nối được với các hoạt động trong chương trình, đặc biệt là phần Lucky Draw.

Delfi triển khai giải pháp Check-in QR Code cho CADIVI2026 như thế nào?

Để chuẩn bị cho sự kiện, Delfi tiến hành tạo sẵn 500 mã QR Code, bao gồm file hình ảnh QR Code và file Excel quản lý danh sách mã tương ứng. Bộ dữ liệu này được bàn giao cho Agency để chủ động gán QR Code vào thư mời và cập nhật thông tin khách mời theo từng mã.

Sau khi Agency hoàn tất dữ liệu, Delfi tiếp nhận danh sách khách mời và import toàn bộ thông tin vào hệ thống check-in. Từ đó, mỗi khách mời sẽ được định danh bằng một mã QR riêng, giúp quá trình xác nhận tại sự kiện diễn ra nhanh chóng và hạn chế nhầm lẫn.

Tại chương trình, nhân sự sử dụng điện thoại di động để quét mã QR trên thư mời của khách. Khi mã hợp lệ được quét, hệ thống ghi nhận lượt check-in và đồng bộ dữ liệu realtime, giúp Ban tổ chức dễ dàng theo dõi tình trạng tham dự.

Quy trình triển khai Check-in & Lucky Draw cho sự kiện

Quy trình triển khai giải pháp tại CADIVI2026 được thực hiện theo các bước:

Bước 1: Tạo mã QR Code cho khách mời
Delfi tạo sẵn 500 mã QR Code, bao gồm file hình ảnh QR và file Excel quản lý danh sách mã tương ứng.

Bước 2: Gán QR Code vào thư mời
Agency chủ động gán từng mã QR Code vào thư mời và cập nhật thông tin khách mời tương ứng theo từng mã trên file Excel.

Bước 3: Import dữ liệu vào hệ thống check-in
Sau khi dữ liệu được hoàn tất, Delfi tiếp nhận và import toàn bộ danh sách khách mời vào hệ thống.

Bước 4: Cấu hình quy trình check-in và Lucky Draw
Delfi thiết lập hệ thống check-in, đồng thời cấu hình phần Lucky Draw theo kịch bản của chương trình.

Bước 5: Check-in bằng điện thoại tại sự kiện
Nhân sự tại sự kiện sử dụng điện thoại di động để quét QR Code và xác nhận khách mời tham dự.

Bước 6: Đồng bộ dữ liệu realtime cho Lucky Draw
Dữ liệu check-in được đồng bộ theo thời gian thực, tự động cập nhật danh sách khách đủ điều kiện tham gia Lucky Draw.

Bước 7: Xuất báo cáo sau chương trình
Sau sự kiện, Delfi xuất báo cáo tổng hợp check-in và kết quả Lucky Draw để bàn giao cho Ban tổ chức.

Lucky Draw realtime: Danh sách quay số được cập nhật tự động

Một điểm nổi bật trong giải pháp lần này là khả năng kết nối dữ liệu check-in với hệ thống Lucky Draw realtime.

Thay vì phải tổng hợp danh sách thủ công trước khi quay số, hệ thống tự động cập nhật những khách mời đã check-in thành công vào danh sách đủ điều kiện tham gia Lucky Draw. Điều này giúp Ban tổ chức đảm bảo việc quay số diễn ra minh bạch, đúng đối tượng và tiết kiệm thời gian vận hành.

Với dữ liệu realtime, danh sách Lucky Draw luôn được cập nhật theo tình trạng khách tham dự thực tế tại chương trình. Đây là yếu tố quan trọng đối với các sự kiện có quy mô lớn, nhiều khách mời và cần tổ chức các hoạt động tương tác trực tiếp trên sân khấu.

Check-in bằng điện thoại: Linh hoạt, gọn nhẹ và dễ vận hành

Trong case CADIVI2026, hình thức check-in được triển khai bằng điện thoại di động. Đây là phương án phù hợp với những sự kiện cần sự linh hoạt trong vận hành, không yêu cầu setup nhiều thiết bị phức tạp tại quầy.

Chỉ với điện thoại có kết nối hệ thống, nhân sự có thể quét mã QR trên thư mời của khách để xác nhận tham dự. Dữ liệu được cập nhật ngay lên hệ thống, giúp quá trình check-in diễn ra gọn hơn, đồng thời vẫn đảm bảo khả năng quản lý và báo cáo sau chương trình.

Hình thức này đặc biệt phù hợp với các chương trình như hội nghị khách hàng, gala dinner, lễ tri ân, sự kiện nội bộ hoặc các chương trình doanh nghiệp có quy mô từ vài trăm khách trở lên.

Kết quả triển khai giải pháp tại CADIVI2026

Với giải pháp Check-in & Lucky Draw do Delfi Technologies triển khai, Ban tổ chức có thể quản lý đồng bộ dữ liệu khách mời từ giai đoạn chuẩn bị đến sau sự kiện.

Giải pháp hỗ trợ:

• Tạo và quản lý mã QR Code riêng cho từng khách mời.

• Check-in nhanh bằng điện thoại di động.

• Đồng bộ dữ liệu check-in realtime.

• Tự động cập nhật danh sách khách đủ điều kiện tham gia Lucky Draw.

• Hỗ trợ quay số may mắn trực tiếp tại chương trình.

• Xuất báo cáo tổng hợp check-in và kết quả Lucky Draw sau sự kiện.

Thông qua đó, quy trình vận hành sự kiện trở nên rõ ràng, dễ kiểm soát và chuyên nghiệp hơn, đặc biệt với các chương trình có số lượng khách mời lớn và cần dữ liệu chính xác sau khi kết thúc.

Delfi Technologies – Giải pháp check-in sự kiện và quản lý khách mời bằng QR Code

Delfi Technologies cung cấp giải pháp check-in sự kiện bằng QR Code, hỗ trợ doanh nghiệp và Ban tổ chức quản lý khách mời hiệu quả hơn trong các chương trình hội nghị, hội thảo, gala dinner, triển lãm, lễ kỷ niệm và sự kiện doanh nghiệp.

Tùy theo quy mô và nhu cầu triển khai, Delfi có thể hỗ trợ các hạng mục như tạo mã QR, quản lý danh sách khách mời, check-in bằng máy quét hoặc điện thoại, in thẻ tại sự kiện, đồng bộ dữ liệu realtime, phân quyền khu vực, Lucky Draw và xuất báo cáo sau chương trình.

Với kinh nghiệm triển khai nhiều sự kiện thực tế, Delfi hướng đến việc giúp Ban tổ chức tối ưu quy trình đón khách, giảm thao tác thủ công và nâng cao trải nghiệm tham dự ngay từ khu vực check-in.

Cần triển khai check-in QR Code hoặc Lucky Draw cho sự kiện?

Nếu doanh nghiệp của bạn đang chuẩn bị tổ chức hội nghị khách hàng, gala dinner, lễ tri ân, hội thảo hoặc sự kiện quy mô lớn, giải pháp Check-in & Lucky Draw của Delfi có thể giúp quy trình vận hành trở nên nhanh gọn, chính xác và dễ kiểm soát hơn.

Liên hệ Delfi Technologies để được tư vấn giải pháp check-in sự kiện phù hợp với quy mô và kịch bản chương trình của bạn.