Giải pháp check-in tại Đối thoại Hữu nghị TP.HCM 2026

Một QR Code xuyên suốt hành trình khách mời tại Đối thoại Hữu nghị TP.HCM 2026

Tại Đối thoại Hữu nghị Thành phố Hồ Chí Minh năm 2026, Delfi không chỉ triển khai thiết bị quét QR Code tại khu vực tiếp đón mà còn kết nối toàn bộ quy trình quản lý khách mời. Từ website đăng ký, phê duyệt thông tin, phát hành thư mời đến đối soát onsite và ghi nhận dữ liệu tham dự, mỗi bước được xây dựng trên cùng một luồng vận hành. 

Qua đó, Ban tổ chức có thể sử dụng dữ liệu đã xác nhận xuyên suốt từ giai đoạn chuẩn bị đến khi sự kiện diễn ra.

1. Tổng quan Đối thoại Hữu nghị Thành phố Hồ Chí Minh 2026

Đối thoại Hữu nghị Thành phố Hồ Chí Minh lần thứ 3 năm 2026, còn được gọi là FD 2026, diễn ra từ ngày 10 đến 11/09/2026 tại Khách sạn và Trung tâm Hội nghị Pullman Vũng Tàu.

Chương trình có sự tham dự của 35 đoàn với 500 đại biểu trong nước và quốc tế. Với nhiều đoàn và khách mời tham dự, thông tin đăng ký cần được tiếp nhận, kiểm tra và phê duyệt trước khi phát hành thư mời chính thức.

Trong phạm vi dự án, Delfi triển khai quy trình gồm:

• Website đăng ký dành riêng cho chương trình.

• Tiếp nhận thông tin đoàn và từng thành viên.

• Hỗ trợ quy trình kiểm tra, phê duyệt khách mời.

• Phát hành thư mời chứa QR Code định danh.

• Check-in và đối soát thông tin tại sự kiện.

• Ghi nhận dữ liệu tham dự thực tế.

2. Bài toán quản lý khách mời của Ban tổ chức

• Ban tổ chức cần quản lý thông tin khách mời xuyên suốt từ thời điểm đăng ký đến khi khách có mặt tại khu vực sự kiện.

• Mỗi đoàn cần cung cấp thông tin chung cùng dữ liệu cá nhân của từng thành viên. Sau khi tiếp nhận, Ban tổ chức kiểm tra và phê duyệt hồ sơ trước khi xác nhận khách đủ điều kiện tham dự.

• Tại sự kiện, bộ phận phụ trách cần truy xuất dữ liệu đã được duyệt để đối soát trước khi xác nhận check-in. Mỗi lượt tham dự sau đó cũng phải được ghi nhận để phục vụ theo dõi, đối chiếu và tổng hợp báo cáo.

• Vì vậy, yêu cầu của dự án không dừng ở việc quét QR Code tại cửa vào mà cần kết nối toàn bộ các bước đăng ký, phê duyệt, phát hành thư mời và vận hành onsite.

3. Giải pháp Delfi Check-in và quy trình vận hành

Delfi xây dựng luồng quản lý khách mời đồng bộ:

Website đăng ký → Ban tổ chức kiểm tra và phê duyệt → Phát hành thư mời QR Code → Check-in và đối soát → Ghi nhận dữ liệu tham dự

3.1 Đăng ký và phê duyệt trước sự kiện

Delfi xây dựng website riêng để các đoàn và khách mời đăng ký thông tin. Dữ liệu được tập trung về hệ thống để Ban tổ chức kiểm tra và phê duyệt.

Chỉ những hồ sơ đã được chấp thuận mới được sử dụng để phát hành thư mời. Mỗi khách nhận một QR Code riêng, liên kết với dữ liệu đã được xác nhận trên hệ thống.

3.2 Check-in và đối soát thông tin onsite

Khi đến sự kiện, khách xuất trình QR Code trên thư mời. Nhân sự phụ trách quét mã để truy xuất thông tin tương ứng, thực hiện đối soát và xác nhận trạng thái check-in.

Khách không cần khai báo lại dữ liệu tại điểm tiếp đón. Bộ phận lễ tân và an ninh có thể sử dụng cùng danh sách đã được Ban tổ chức phê duyệt để phối hợp xử lý.

3.3 Kết hợp quầy cố định và PDA cầm tay

• 05 bộ check-in cố định, gồm máy tính và thiết bị quét QR Code.

• 04 PDA cầm tay dùng để check-in và kiểm tra thông tin theo hình thức di động.

Các bộ thiết bị cố định phục vụ tại quầy tiếp đón chính. Trong khi đó, PDA có thể được sử dụng tại những vị trí cần di chuyển, hỗ trợ phân luồng hoặc kiểm tra thông tin khách ở các khu vực khác nhau.

Việc kết hợp hai hình thức giúp Ban tổ chức linh hoạt bố trí nhân sự và điểm tiếp nhận theo tình hình thực tế của chương trình.

3.4 Ghi nhận dữ liệu tham dự

Mỗi lượt check-in được hệ thống ghi nhận theo trạng thái thực tế. Dữ liệu này giúp Ban tổ chức:

• Theo dõi danh sách khách đã đến.

• Đối chiếu khách đăng ký với khách tham dự.

• Cập nhật số lượng check-in thực tế.

• Tổng hợp dữ liệu sau chương trình.

• Có cơ sở xây dựng báo cáo vận hành sự kiện.

Dữ liệu được hình thành trực tiếp từ hoạt động check-in, giúp quá trình tổng hợp sau sự kiện bám sát tình hình tham dự thực tế.

4. Điểm nổi bật và giá trị mang lại

4.1 Quản lý thông tin khách mời trên một quy trình

Dữ liệu từ bước đăng ký, phê duyệt đến check-in được kết nối trong cùng một luồng. Ban tổ chức có thể sử dụng danh sách đã xác nhận xuyên suốt quá trình chuẩn bị và vận hành sự kiện.

4.2 Chỉ phát hành QR Code sau khi hồ sơ được phê duyệt

Thư mời không được gửi tự động ngay khi khách hoàn tất đăng ký. QR Code chỉ được phát hành dựa trên danh sách đã được Ban tổ chức kiểm tra và chấp thuận, qua đó hỗ trợ quản lý phạm vi khách mời từ trước chương trình.

4.3 Hỗ trợ đối soát tại khu vực an ninh

Khi quét QR Code, nhân sự phụ trách có thể truy xuất thông tin tương ứng trước khi xác nhận check-in. Quy trình này hỗ trợ kiểm tra khách theo danh sách đã duyệt và hạn chế phụ thuộc vào việc dò tìm thủ công trên danh sách giấy.

4.4 Linh hoạt giữa quầy check-in và thiết bị di động

Sự kết hợp giữa 05 bộ thiết bị cố định và 04 PDA giúp Ban tổ chức triển khai tại quầy chính, hỗ trợ phân luồng hoặc kiểm tra thông tin ở nhiều vị trí khác nhau theo yêu cầu vận hành.

4.5 Kết nối hoạt động tiếp đón với dữ liệu báo cáo

Mỗi lượt check-in tạo ra một trạng thái tham dự cụ thể. Ban tổ chức có thể sử dụng dữ liệu này để theo dõi số lượng khách đã đến, đối chiếu danh sách và tổng hợp báo cáo sau chương trình.

5. Delfi Check-in - kết nối dữ liệu trước sự kiện với vận hành onsite

Với kinh nghiệm triển khai các giải pháp công nghệ cho doanh nghiệp, Delfi Technologies Vietnam phát triển Delfi Check-in nhằm hỗ trợ Ban tổ chức xây dựng quy trình đón khách phù hợp với từng chương trình.

Từ website đăng ký, thư mời QR Code đến thiết bị check-in và dữ liệu tham dự, giải pháp được triển khai dựa trên quy mô, nhóm khách và yêu cầu vận hành thực tế của sự kiện.

Liên hệ Delfi Technologies Vietnam để được tư vấn phương án đăng ký và check-in phù hợp.