Delfi triển khai giải pháp check-in QR Code tại Future Menus 2026

Delfi triển khai giải pháp check-in QR Code tại Future Menus 2026

Ngày 03/06/2026, sự kiện Future Menus 2026: Mở lối xu hướng cho ngành thực phẩm và đồ uống Việt Nam được tổ chức tại GEM Center, TP.HCM với khoảng 400 khách mời tham dự. Đây là sự kiện thuộc lĩnh vực F&B, quy tụ nhiều khách mời là đầu bếp, chủ nhà hàng, chuyên gia và doanh nghiệp trong ngành thực phẩm - đồ uống.

Với đặc thù sự kiện có danh sách khách mời riêng, thiệp mời cá nhân hóa và khu vực phát thẻ đeo tại quầy check-in, ban tổ chức cần một quy trình xác nhận khách mời rõ ràng, nhanh chóng và dễ ghi nhận dữ liệu sau sự kiện.

Trong case này, Delfi triển khai giải pháp check-in QR Code kết hợp PDA EF501 và laptop, giúp đội ngũ vận hành xác nhận thông tin khách mời ngay tại khu vực check-in, hỗ trợ phát đúng thẻ đeo và tổng hợp số lượng khách tham dự thực tế sau chương trình.

Thông tin sự kiện Future Menus 2026

Tên sự kiện: Future Menus 2026: Mở lối xu hướng cho ngành thực phẩm và đồ uống Việt Nam
Thời gian: 03/06/2026
Địa điểm: GEM Center - 8 Nguyễn Bỉnh Khiêm, Sài Gòn, TP.HCM
Số lượng khách mời: Khoảng 400 khách
Thiết bị triển khai: PDA EF501 và laptop
Hình thức check-in: Quét QR Code trên thư mời và xác nhận thông tin khách mời trên PDA

Bài toán đặt ra: Xác nhận đúng khách mời và phát đúng thẻ đeo tại quầy check-in

Đối với các sự kiện hội nghị, hội thảo hoặc sự kiện doanh nghiệp có danh sách khách mời riêng, check-in không chỉ dừng lại ở việc ghi nhận khách đã đến tham dự. Quy trình này còn cần hỗ trợ đội ngũ vận hành xác nhận đúng thông tin khách mời, tránh nhầm lẫn trong quá trình đón tiếp và phát thẻ.

Tại Future Menus 2026, mỗi khách mời được gửi một thiệp mời có mã QR Code tương ứng. Khi khách đến khu vực check-in, PG cần quét mã QR, kiểm tra thông tin hiển thị trên thiết bị và dựa vào dữ liệu đó để tìm đúng thẻ đeo cho khách.

Nếu thực hiện thủ công bằng danh sách giấy hoặc tra cứu bằng file rời, đội ngũ check-in có thể mất nhiều thời gian hơn, đặc biệt trong những thời điểm khách đến cùng lúc. Vì vậy, việc sử dụng QR Code kết hợp thiết bị PDA giúp quy trình trở nên gọn gàng, trực quan và dễ kiểm soát hơn.

Quy trình triển khai giải pháp check-in QR Code

Delfi triển khai quy trình check-in theo 3 giai đoạn chính: chuẩn bị dữ liệu trước sự kiện, vận hành check-in tại quầy và tổng hợp dữ liệu sau chương trình.

Trước sự kiện, danh sách khách mời được khách hàng cung cấp và nạp vào hệ thống. Từ dữ liệu này, Delfi tạo QR Code riêng cho từng khách và gắn vào thiệp mời tương ứng để khách hàng gửi trước cho người tham dự.

Trong ngày diễn ra sự kiện, khách mời xuất trình thư mời có QR Code tại khu vực check-in. PG sử dụng PDA EF501 để quét mã, kiểm tra thông tin hiển thị trên màn hình và phát đúng thẻ đeo cho khách.

Sau sự kiện, hệ thống ghi nhận số lượng khách đã check-in, hỗ trợ ban tổ chức tổng hợp dữ liệu tham dự và xuất báo cáo sau chương trình.

Hiệu quả mang lại cho ban tổ chức

Với sự kiện có khoảng 400 khách mời, việc chuẩn bị sẵn dữ liệu và QR Code cho từng khách giúp khu vực check-in vận hành rõ ràng hơn, đặc biệt trong thời điểm khách đến cùng lúc.

Thay vì tra cứu thủ công trên danh sách giấy hoặc file rời, PG có thể xác nhận thông tin trực tiếp trên PDA EF501 ngay sau khi quét mã. Điều này giúp rút ngắn thao tác tại quầy, hạn chế nhầm lẫn khi phát thẻ đeo và tạo trải nghiệm đón tiếp chuyên nghiệp hơn cho khách mời.

Bên cạnh đó, dữ liệu check-in được ghi nhận lại trên hệ thống, giúp ban tổ chức dễ dàng theo dõi số lượng khách tham dự thực tế sau sự kiện. Đây là thông tin quan trọng để đánh giá hiệu quả tổ chức và phục vụ báo cáo nội bộ sau chương trình.

Giải pháp check-in QR Code phù hợp với sự kiện nào?

Hình thức check-in bằng QR Code phù hợp với các sự kiện có danh sách khách mời được chuẩn bị trước, cần xác nhận thông tin tại quầy và ghi nhận lượt tham dự sau chương trình.

Với các sự kiện như hội nghị khách hàng, hội thảo chuyên ngành, triển lãm, sự kiện doanh nghiệp hoặc chương trình có phát thẻ đeo, QR Code giúp liên kết thông tin giữa thư mời, dữ liệu khách mời và quy trình check-in tại sự kiện.

Tùy theo yêu cầu thực tế, Delfi có thể triển khai thêm các thiết bị như PDA, máy quét mã vạch, laptop, máy in thẻ hoặc hệ thống báo cáo để phù hợp với từng mô hình tổ chức.