Delfi triển khai giải pháp check-in QR Code cho sự kiện The Fullton Regal - Agent Kick Off

Trong các sự kiện kick-off bất động sản, khu vực đón tiếp thường là điểm chạm đầu tiên giữa ban tổ chức, đại lý phân phối và khách mời. Nếu quy trình check-in không được thiết kế phù hợp, việc ghi nhận khách tham dự có thể dễ bị quá tải, thiếu dữ liệu tổng hợp hoặc khó điều phối theo từng nhóm đại lý.

Với sự kiện The Fullton Regal - Agent Kick Off CapitaLand, bài toán đặt ra không chỉ là check-in nhanh cho khoảng 700 khách mời, mà còn là xây dựng một flow check-in linh hoạt: mỗi đại lý sử dụng một mã QR Code riêng, được giới hạn số lượt quét khác nhau và dữ liệu vẫn được cập nhật realtime trên hệ thống quản trị tập trung.

Để đáp ứng yêu cầu này, Delfi đã triển khai giải pháp check-in QR Code tùy chỉnh theo mô hình đại lý, giúp ban tổ chức kiểm soát số lượng khách tham dự theo thời gian thực, đồng thời giữ cho khu vực check-in vận hành nhanh chóng, chuyên nghiệp và hạn chế tình trạng ùn ứ.

Thông tin tổng quan về sự kiện

Tên sự kiện: The Fullton Regal – Agent Kick Off
Thời gian: 15/06/2026
Địa điểm: Phòng Grand Ballroom, Khách sạn Fairmont Hanoi – 29 Lý Thái Tổ, Hoàn Kiếm, Hà Nội
Quy mô: Khoảng 700 khách mời
Thiết bị triển khai: Máy quét mã vạch có dây 5203 kết hợp laptop
Tính chất sự kiện: Sự kiện kick-off dự án bất động sản
Bối cảnh: Sự kiện kick-off dự án mới của CapitaLand dành cho 27 đại lý sàn tham gia phân phối.

Điểm đặc biệt của sự kiện nằm ở cách tổ chức check-in. Thay vì tạo mã QR Code cá nhân cho từng khách mời như nhiều sự kiện hội nghị, hội thảo hoặc lễ tri ân khách hàng, ban tổ chức yêu cầu mỗi đại lý sàn sử dụng một mã QR Code riêng. Mỗi mã QR này được cài đặt giới hạn số lượt check-in khác nhau, tương ứng với số lượng khách của từng đại lý.

Bài toán đặt ra cho ban tổ chức

Với sự kiện The Fullton Regal – Agent Kick Off, ban tổ chức cần một flow check-in khác với mô hình thông thường.

Thay vì tạo mã QR Code riêng cho từng khách mời, BTC muốn sử dụng 27 mã QR Code tương ứng với 27 đại lý sàn. Mỗi đại lý sẽ có số lượng khách tham dự khác nhau, vì vậy từng mã QR cần được thiết lập giới hạn lượt check-in riêng để tránh vượt số lượng được phân bổ.

Bài toán càng đặc thù hơn khi BTC chưa có đầy đủ danh sách cá nhân của từng khách mời từ sớm. Điều này đòi hỏi giải pháp check-in phải đủ linh hoạt để vận hành theo nhóm đại lý, nhưng vẫn đảm bảo dữ liệu được ghi nhận chính xác và tập trung.

Các yêu cầu chính của sự kiện gồm:

1. Check-in theo mã QR của từng đại lý

Mỗi đại lý sử dụng một mã QR riêng, thay vì cấp mã cá nhân cho từng khách mời.

2. Giới hạn số lượt quét cho từng mã QR

Mỗi mã QR được cài đặt số lượt check-in khác nhau, phù hợp với số lượng khách của từng đại lý.

3. Theo dõi dữ liệu realtime

BTC cần nhìn được số lượng khách đã check-in của từng đại lý và tổng số khách tham dự ngay trong quá trình sự kiện diễn ra.

4. Quản lý dữ liệu tập trung

Dù check-in theo từng đại lý, toàn bộ dữ liệu vẫn cần được cập nhật về hệ thống admin để BTC dễ theo dõi, điều phối và xuất báo cáo sau sự kiện.

5. Đảm bảo vận hành nhanh tại khu vực đón tiếp

Khu vực check-in cần diễn ra ổn định, hạn chế ùn ứ và giúp khách mời được tiếp đón chuyên nghiệp.

Giải pháp check-in Delfi triển khai

Để đáp ứng yêu cầu check-in theo từng đại lý, Delfi đã triển khai giải pháp theo hướng linh hoạt, dễ vận hành và đảm bảo dữ liệu được cập nhật tập trung theo thời gian thực.

1. Tạo QR Code riêng cho từng đại lý

Delfi tiếp nhận danh sách và hình ảnh chính thức từ BTC, sau đó tạo 27 mã QR Code riêng cho 27 đại lý sàn tham gia sự kiện.

Mỗi mã QR được gắn với một đại lý cụ thể, giúp BTC dễ dàng quản lý lượng khách tham dự theo từng đơn vị.

2. Cấu hình giới hạn lượt check-in cho từng mã QR

Thay vì dùng mã QR cá nhân cho từng khách mời, hệ thống được thiết lập để mỗi mã QR đại lý có số lượt check-in riêng.

Cách triển khai này phù hợp với bối cảnh BTC chưa có danh sách chi tiết từng khách, nhưng vẫn cần kiểm soát số lượng khách tham dự của từng đại lý.

3. Hiển thị trạng thái check-in rõ ràng

Giao diện check-in được Delfi cấu hình để hiển thị trực tiếp trạng thái của từng lượt quét, bao gồm:

• Check-in thành công

• Mã QR Code đã đạt giới hạn sử dụng

• Mã QR Code không hợp lệ

Nhờ đó, nhân sự tại khu vực check-in có thể xử lý nhanh từng trường hợp, hạn chế nhầm lẫn và giúp quá trình đón khách diễn ra liền mạch hơn.

4. Hỗ trợ vận hành tại sự kiện

Trong ngày diễn ra chương trình, khách mời đến khu vực check-in, mở QR Code tương ứng với đại lý của mình và được hỗ trợ quét mã bằng máy quét mã vạch có dây 5203 kết hợp laptop.

Đội ngũ kỹ thuật Delfi có mặt tại sự kiện để hỗ trợ vận hành, theo dõi hệ thống và đảm bảo quá trình check-in diễn ra ổn định.

5. Ghi nhận dữ liệu realtime và xuất báo cáo sau sự kiện

Toàn bộ dữ liệu check-in được ghi nhận tập trung trên hệ thống, giúp BTC theo dõi số lượng khách đã check-in của từng đại lý và tổng số khách tham dự theo thời gian thực.

Sau sự kiện, Delfi hỗ trợ xuất báo cáo chi tiết để BTC dễ dàng đối soát, tổng kết và đánh giá hiệu quả vận hành.

Điểm nổi bật của giải pháp check-in trong case study này

1. Flow check-in linh hoạt theo từng đại lý

Thay vì tạo QR Code cá nhân cho từng khách mời, Delfi thiết lập 27 mã QR Code riêng cho 27 đại lý sàn, phù hợp với cách BTC điều phối khách tham dự thực tế.

2. Kiểm soát số lượt check-in theo từng mã QR

Mỗi mã QR được cấu hình giới hạn lượt quét khác nhau, giúp BTC kiểm soát số lượng khách của từng đại lý mà không cần danh sách cá nhân chi tiết ngay từ đầu.

3. Dữ liệu realtime, quản lý tập trung

Toàn bộ lượt check-in được cập nhật về hệ thống admin theo thời gian thực, giúp BTC theo dõi số lượng khách theo từng đại lý và tổng số khách đã check-in tại sự kiện.

4. Hỗ trợ điều phối khu vực đón tiếp tốt hơn

Nhờ dữ liệu được cập nhật liên tục, BTC có thêm cơ sở để điều phối nhân sự tại khu vực check-in, hạn chế ùn ứ và giúp quá trình đón khách diễn ra chuyên nghiệp hơn.

Giải pháp check-in QR Code phù hợp với sự kiện bất động sản như thế nào?

Đối với các sự kiện bất động sản như kick-off dự án, lễ ra mắt, hội nghị đại lý hoặc sự kiện mở bán, số lượng khách tham dự thường được phân bổ theo từng sàn, từng nhóm kinh doanh hoặc từng đơn vị đối tác. Trong nhiều trường hợp, danh sách cá nhân có thể thay đổi sát ngày diễn ra chương trình.

Vì vậy, một giải pháp check-in hiệu quả cần đáp ứng được các yêu cầu như:

• Linh hoạt theo từng nhóm khách hoặc từng đại lý

• Có thể giới hạn số lượt check-in theo mã QR

• Theo dõi số lượng khách tham dự realtime

• Hiển thị trạng thái check-in rõ ràng

• Hỗ trợ xuất báo cáo sau sự kiện

• Giúp khu vực đón tiếp vận hành nhanh chóng, chuyên nghiệp

Case study The Fullton Regal - Agent Kick Off là ví dụ thực tế cho thấy check-in sự kiện không chỉ là thao tác quét mã, mà còn là một phần quan trọng trong quản lý vận hành, điều phối nhân sự và kiểm soát dữ liệu khách mời.

Delfi - Giải pháp check-in sự kiện theo yêu cầu vận hành thực tế

Mỗi sự kiện có một cách tổ chức khác nhau. Có sự kiện cần mã QR cá nhân cho từng khách mời, có sự kiện cần in badge tại chỗ, có sự kiện cần phân loại hạng vé, khu vực ngồi, phòng tham dự hoặc nhóm đại lý.

Delfi cung cấp giải pháp check-in sự kiện có khả năng tùy chỉnh theo từng mô hình vận hành, từ hội nghị khách hàng, hội thảo, triển lãm đến sự kiện bất động sản, lễ ra mắt sản phẩm và chương trình doanh nghiệp.

Với sự kiện The Fullton Regal - Agent Kick Off, Delfi đã triển khai flow check-in theo đại lý, giới hạn lượt quét theo từng mã QR và quản lý dữ liệu realtime tập trung. Giải pháp giúp ban tổ chức kiểm soát khách tham dự tốt hơn, giảm áp lực tại khu vực check-in và nâng cao tính chuyên nghiệp trong khâu đón tiếp.

Delfi Technologies - Giải pháp check-in tổng thể cho sự kiện, linh hoạt theo quy mô và yêu cầu vận hành thực tế của doanh nghiệp.

FAQ - Câu hỏi thường gặp về giải pháp check-in QR Code theo nhóm đại lý

Có thể check-in sự kiện mà không cần mã QR riêng cho từng khách mời không?

Có. Với một số sự kiện, ban tổ chức có thể sử dụng mã QR theo nhóm, theo đại lý hoặc theo đơn vị tham dự. Mỗi mã QR có thể được cài đặt giới hạn lượt quét riêng, giúp BTC linh hoạt hơn khi chưa có danh sách cá nhân đầy đủ.

Có thể giới hạn số lượt check-in cho từng mã QR Code không?

Có. Hệ thống check-in có thể cấu hình số lượt quét tối đa cho từng mã QR. Khi mã đạt giới hạn sử dụng, hệ thống sẽ hiển thị thông báo để nhân sự vận hành xử lý kịp thời.

Ban tổ chức có thể theo dõi số lượng khách check-in realtime không?

Có. Dữ liệu check-in được ghi nhận và cập nhật theo thời gian thực trên hệ thống quản trị, giúp BTC theo dõi số lượng khách theo từng nhóm và tổng số khách đã tham dự.

Giải pháp này có phù hợp với sự kiện bất động sản không?

Có. Các sự kiện kick-off dự án, lễ ra mắt, hội nghị đại lý hoặc sự kiện mở bán bất động sản thường có nhiều nhóm khách hoặc nhiều sàn phân phối tham gia. Giải pháp check-in QR Code theo nhóm giúp BTC dễ điều phối, kiểm soát số lượng khách và quản lý dữ liệu tập trung hơn.