Check-in hội nghị VIDEC 2026 kết nối đăng ký và cấp CME

Check-in hội nghị VIDEC 2026 kết nối đăng ký và cấp CME

Tại VIDEC 2026, yêu cầu của ban tổ chức không chỉ nằm ở khâu quét mã QR và đón khách. Dữ liệu cần được kết nối từ đăng ký, thanh toán đến ghi nhận tham dự và cấp chứng chỉ CME cho khách đủ điều kiện. Delfi Check-in triển khai hệ thống quản lý trước, trong và sau sự kiện, kết hợp in trực tiếp lên phôi thẻ đeo, theo dõi dữ liệu tập trung và chuẩn bị các phương án dự phòng. Hướng triển khai này hỗ trợ BTC phối hợp công tác đón tiếp với việc quản lý thông tin tham dự xuyên suốt chương trình.

1. Tổng quan hội nghị VIDEC 2026

Hội nghị Khoa học & Triển lãm Răng Hàm Mặt Quốc tế lần thứ 19 – VIDEC 2026 diễn ra từ ngày 27 đến 29/08/2026 tại Dinh Thống Nhất và Central Place Hotel. Đây là sự kiện thường niên có sự tham gia của các bác sĩ và chuyên gia răng hàm mặt trong nước, quốc tế.

Với nhiều nhóm khách tham dự và các hạng mục được tùy chỉnh theo yêu cầu của BTC, hệ thống đăng ký và check-in cần phù hợp với quy trình riêng của hội nghị. Phạm vi triển khai của Delfi bao gồm quản lý dữ liệu trước sự kiện, hỗ trợ vận hành tại điểm đón khách và kết nối việc tra cứu, cấp chứng chỉ sau chương trình.

2. Bài toán kết nối dữ liệu và đón tiếp nhiều nhóm khách

BTC cần trang đăng ký tích hợp cổng thanh toán, đồng thời có landing page để khách tra cứu thông tin đăng ký và chứng chỉ. Khi nhiều nhóm khách đến trong cùng thời điểm, quy trình tại quầy cần vừa ghi nhận tham dự, vừa hỗ trợ phân luồng và in thẻ đeo cá nhân hóa.

Một yêu cầu quan trọng là in trực tiếp lên phôi thẻ tại sự kiện. Bên cạnh luồng check-in chính, BTC cần quầy hỗ trợ cho những trường hợp không có mã QR hoặc check-in chưa thành công. Thông tin về khách đã đến và chưa đến cũng cần được cập nhật để hỗ trợ điều phối khu vực đón tiếp.

Việc bảo vệ thông tin khách tham dự và chuẩn bị phương án thay thế cho từng bước vận hành được đặt ra ngay từ khâu chuẩn bị. Đây là cơ sở để xây dựng hệ thống phù hợp với nhu cầu thực tế của hội nghị.

3. Delfi triển khai giải pháp check-in hội nghị

3.1 Kết nối đăng ký thanh toán và tra cứu

Delfi triển khai trang đăng ký kết hợp cổng thanh toán, tùy chỉnh theo yêu cầu của BTC. Dữ liệu được kết nối với các bước gửi thư mời và check-in QR tại sự kiện, hỗ trợ duy trì thông tin đăng ký trong suốt hành trình tham dự.

Landing page tra cứu thông tin đăng ký và chứng chỉ được triển khai để khách tiếp cận thông tin liên quan đến quá trình tham dự. Đây là điểm kết nối giữa công tác chuẩn bị trước sự kiện và nhu cầu tra cứu sau hội nghị.

3.2 Check-in QR và in trực tiếp lên thẻ đeo

Tại khu vực đón tiếp, Delfi kết hợp check-in QR với in thẻ đeo tự động. Thông tin được in trực tiếp lên phôi thẻ để hỗ trợ cá nhân hóa thẻ cho từng khách và phục vụ phân luồng các nhóm tham dự.

Hệ thống thiết bị gồm 3 laptop, 6 tablet Surface, 9 máy quét Scan 7200, 9 máy in TX400 và 3 PDA. Nhân sự kỹ thuật thực hiện cấu hình, thiết lập thiết bị và hỗ trợ vận hành tại sự kiện. Quy trình được chuẩn bị cùng các phương án dự phòng để linh hoạt xử lý khi cần thay đổi cách thức check-in.

Quầy hỗ trợ tiếp nhận các trường hợp như khách không có mã QR hoặc check-in chưa thành công. Việc chuẩn bị luồng hỗ trợ riêng giúp BTC có phương án xử lý bên cạnh quy trình đón tiếp chính.

3.3 Theo dõi tham dự và cấp chứng chỉ CME

Dữ liệu check-in được đồng bộ về giao diện quản trị tập trung, giúp BTC theo dõi số lượng khách đã đến và chưa đến theo thời gian thực. Thông tin này hỗ trợ đội ngũ vận hành nắm tình hình tiếp nhận khách và điều phối nhân sự tại khu vực check-in.

Dữ liệu check-in và check-out của từng khách là cơ sở phục vụ cấp chứng chỉ CME tự động cho người đủ điều kiện. Việc kết nối này giúp BTC sử dụng dữ liệu tham dự để phục vụ khâu cấp chứng chỉ sau hội nghị.

Trong quá trình triển khai, Delfi áp dụng các biện pháp bảo mật thông tin khách tham dự theo phạm vi hệ thống.

4. Giá trị vận hành cho ban tổ chức

Với BTC, dữ liệu tập trung giúp liên kết thông tin đăng ký với tình hình tham dự thực tế, phục vụ theo dõi khách và xử lý các bước sau hội nghị. Việc chuẩn bị nhân sự kỹ thuật, quầy hỗ trợ và phương án dự phòng tạo thêm lựa chọn xử lý trong quá trình vận hành.

Với khách tham dự, check-in QR kết hợp in thẻ tại chỗ hỗ trợ quy trình tiếp nhận thông tin và nhận thẻ. Trang tra cứu tiếp tục phục vụ nhu cầu xem thông tin đăng ký, chứng chỉ sau chương trình. Các bước này được tổ chức thành một hành trình thay vì chỉ dừng ở thời điểm khách đến quầy.

Delfi Check-in hỗ trợ triển khai quy trình đăng ký, check-in QR, in thẻ tại chỗ và quản lý dữ liệu theo yêu cầu của từng sự kiện. Liên hệ Delfi để trao đổi phương án phù hợp cho hội nghị chuyên ngành, bao gồm nhu cầu kết nối dữ liệu tham dự và cấp chứng chỉ cho khách đủ điều kiện.

5. Giải pháp check-in sự kiện từ Delfi Technologies

Delfi cung cấp giải pháp check-in phù hợp với hội nghị, diễn đàn quốc tế, triển lãm, lễ kỷ niệm, sự kiện khách hàng và nhiều mô hình tổ chức khác.

Cùng với đó, Delfi tiếp tục khẳng định năng lực với những sự kiện lớn tại Việt Nam: VP bank, Pharmacity, Shopee, MoMo, Sunhouse, Conviction, Kun Marathon, Lynk & CO, HIDEC, Ladaza, VIDEC,...

Hệ thống có thể được xây dựng theo từng yêu cầu thực tế, từ quản lý danh sách khách mời, tích hợp API, in thẻ đeo tự động, đến phân nhóm, theo dõi dữ liệu thời gian thực và hỗ trợ các hoạt động trong sự kiện.