GIẢI PHÁP CHECK-IN CHO SỰ KIỆN TEAM CANADA TRADE MISSION TO VIETNAM

Vào ngày 28 tháng 3 năm 2024, sự kiện TEAM CANADA TRADE MISSION TO VIETNAM (Phái đoàn thương mại Canada đến Việt Nam) đã diễn ra thành công tại Hội trường Dinh Độc Lập, TP. Hồ Chí Minh. Đây là một sự kiện quan trọng quy tụ 500 khách mời, bao gồm các doanh nghiệp Canada, đối tác Việt Nam, và đại diện từ các cơ quan chính phủ hai nước.

Để đảm bảo sự kiện diễn ra chuyên nghiệp và hiệu quả, Cancham đã hợp tác với Delfi Technologies để triển khai giải pháp check-in mã QR hiện đại. Giải pháp này không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình check-in mà còn nâng cao trải nghiệm của khách mời.

1. Thông tin sự kiện

2. Thách thức trong tổ chức sự kiện

Sự kiện với quy mô lớn như TEAM CANADA TRADE MISSION TO VIETNAM đòi hỏi quy trình tổ chức hiệu quả, đặc biệt ở khâu check-in với các yêu cầu:

• Số lượng khách lớn trong thời gian ngắn yêu cầu một hệ thống kiểm soát ra vào nhanh và chính xác.

• Một số khách mời quên mã QR hoặc chưa lưu mã vào điện thoại cần được hỗ trợ linh hoạt mà không làm ảnh hưởng đến trải nghiệm của những người khác.

• Sau sự kiện, cần có báo cáo chi tiết về số lượng khách đã check-in và chưa check-in để phục vụ việc đánh giá hiệu quả tổ chức.

3. Giải pháp check-in từ Delfi Technologies

Để đáp ứng các yêu cầu của sự kiện, Delfi đã triển khai giải pháp check-in bằng mã QR, vận hành trên hệ thống thiết bị hiện đại và quy trình tối ưu.

Thiết bị sử dụng tại sự kiện

• 3 máy PDA EF501 (thiết bị quét mã QR cầm tay)

• 1 máy tính Laptop (hỗ trợ backup khi cần xử lý tình huống phát sinh)

Quy trình vận hành

Trước sự kiện:

• Delfi tạo mã QR cá nhân hóa và gửi qua email đến từng khách mời.

• Khách mời xác nhận tham dự bằng cách phản hồi email.

• Delfi tổng hợp báo cáo danh sách khách mời đã xác nhận và gửi cho Cancham để chuẩn bị kỹ lưỡng.

Trong sự kiện:

• Khách mời check-in bằng cách quét mã QR trên thiết bị PDA EF501.

• Đối với khách quên hoặc chưa lưu mã QR, hệ thống hỗ trợ gửi lại mã QR qua email để đảm bảo không ảnh hưởng đến trải nghiệm check-in.

• Laptop được sử dụng làm phương án backup, đảm bảo mọi tình huống phát sinh đều được xử lý nhanh chóng.

Sau sự kiện:

• Delfi cung cấp báo cáo chi tiết gồm danh sách khách đã check-in và chưa check-in.

• Hỗ trợ đánh giá sự kiện giúp Cancham đánh giá hiệu quả tổ chức, từ đó rút kinh nghiệm và cải tiến cho các sự kiện sau.

4. Kết quả đạt được

Sự kiện đã thành công vượt mong đợi với các kết quả ấn tượng:

• Quy trình check-in chuyên nghiệp, thời gian check-in được rút ngắn tối đa, không xảy ra tình trạng ùn tắc tại cổng.

• Trải nghiệm khách mời hoàn hảo, mọi tình huống phát sinh được xử lý nhanh chóng, mang lại sự hài lòng cho khách mời.

• Cancham nhận được báo cáo chi tiết, giúp đánh giá được số lượng thực tế khách tham dự, từ đó cải thiện cho các sự kiện tương lai.

5. Khám phá thêm giải pháp từ Delfi Technologies

Giải pháp check-in bằng mã QR của Delfi Technologies không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao tính chuyên nghiệp cho sự kiện. Với kinh nghiệm triển khai thành công nhiều dự án, chúng tôi cam kết mang đến những giải pháp tối ưu cho khách hàng.

---------

CÔNG TY TNHH TECHNOLOGIES DELFI VIỆT NAM

Trụ Sở Chính: A4 - E23 Trường Sơn, P2, Q.Tân Bình, Tp.Hồ Chí Minh.
Văn phòng Hà Nội: Phòng 404, số 106 Tôn Đức Thắng, Q. Đống Đa, Hà Nội.
Văn Phòng Đà Nẵng: Đường BBT, P.Mỹ Khê, TP. Đà Nẵng.
Email: Info@delfi.com.vn
Hotline: 0948 490 070