GIẢI PHÁP CHECK-IN SỰ KIỆN HỘI NGHỊ KHÁCH HÀNG PETRO NĂM 2024

Vào ngày 15 tháng 11 năm 2024, PG Tanker Appreciation Night đã được tổ chức bởi Petro tại Vinpearl Resort & Golf Nam Hội An, tỉnh Quảng Nam, nhằm tri ân các đối tác và khách hàng chiến lược. Đây là một sự kiện quan trọng, quy tụ khoảng 200 khách mời, bao gồm các đối tác, nhà cung cấp và các lãnh đạo chủ chốt trong ngành dầu khí.

Để đảm bảo rằng quy trình check-in diễn ra thuận lợi, chính xác và nhanh chóng, Delfi đã cung cấp giải pháp check-in với công nghệ mã vạch tiên tiến, giúp tối ưu hóa quy trình đăng ký và kiểm soát khách mời, đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ từ đầu đến cuối.

1. Tổng quan sự kiện Petro 2024

Petro gặp phải một số thách thức trong việc quản lý lượng khách mời lớn và quy trình check-in tại sự kiện. Các yêu cầu chính đối với hệ thống check-in là: 

• Với số lượng khách mời lên đến 200 người, việc kiểm tra và xác nhận thông tin khách mời nhanh chóng và chính xác là yếu tố then chốt.

• Khách mời cần nhận được mã QR để xác nhận tham gia sự kiện, và tình trạng check-in phải được theo dõi chặt chẽ để tránh việc trùng lặp hay nhầm lẫn.

• Giải pháp check-in cần có khả năng cung cấp thông tin về vị trí của khách mời trong không gian sự kiện, đảm bảo khách mời đến đúng vị trí và không gây rối loạn trong khu vực tổ chức.

2. Giải pháp Check-in của Delfi

Delfi đã cung cấp một giải pháp check-in toàn diện cho sự kiện PG Tanker Appreciation Night, giúp Petro xử lý các thách thức trên một cách hiệu quả và chuyên nghiệp. Các thiết bị và quy trình sử dụng bao gồm:

2.1. Thiết bị sử dụng

• 2 PDA EF501: Các thiết bị PDA này được sử dụng để quét mã QR của khách mời khi họ đến tham dự sự kiện. Với tính năng quét nhanh và chính xác, PDA giúp đảm bảo rằng quá trình check-in diễn ra nhanh chóng mà không gặp phải sự cố.

• 1 nhân sự hỗ trợ trực tiếp tại sự kiện: Một nhân viên hỗ trợ trực tiếp tại sự kiện để giải quyết mọi vấn đề phát sinh trong quá trình check-in và hỗ trợ khách mời nếu cần thiết.

• Wifi ổn định: Hệ thống Wifi được thiết lập để đảm bảo kết nối liên tục và ổn định trong suốt thời gian sự kiện, giúp việc check-in và kiểm soát khách mời không bị gián đoạn. 

2.2. Quy trình Check-in

Trước sự kiện

Khách mời được yêu cầu đăng ký thông tin của mình trước sự kiện thông qua landing page. Quy trình đăng ký rất đơn giản:

• Bước 1: Đăng nhập vào website.

• Bước 2: Điền các thông tin cần thiết (họ tên, thông tin liên hệ, v.v.).

• Bước 3: Xác nhận hoàn tất đăng ký. Hệ thống sẽ gửi mã QR và email xác nhận đến khách mời.

Trong sự kiện

• Khi khách mời đến sự kiện, mã QR được quét thông qua PDA EF501 để xác nhận việc check-in. Quá trình này nhanh chóng và chính xác, giúp tiết kiệm thời gian cho khách mời và đội ngũ tổ chức.

• Hệ thống check-in liên tục cập nhật tình trạng check-in của khách mời, giúp đội ngũ tổ chức có cái nhìn rõ ràng về số lượng khách đã tham gia và những khách mời cần hỗ trợ thêm.

3. Kết quả và lợi ích 

Giải pháp check-in của Delfi đã giúp sự kiện PG Tanker Appreciation Night diễn ra thành công và suôn sẻ. 

• Mã QR được sử dụng giúp đảm bảo mọi khách mời đều được xác nhận chính xác và không có tình trạng trùng lặp hay nhầm lẫn trong quá trình check-in.

• Quy trình check-in nhanh chóng và hiệu quả đã giúp giảm thiểu thời gian chờ đợi của khách mời, mang lại trải nghiệm tích cực ngay từ bước đầu tiên của sự kiện.

• Việc ứng dụng công nghệ check-in hiện đại giúp Petro nâng cao tính chuyên nghiệp của sự kiện và thể hiện sự chăm sóc chu đáo đối với khách mời.

• Việc theo dõi tình trạng check-in và quản lý khách mời trong suốt sự kiện giúp đội ngũ tổ chức dễ dàng theo dõi và giải quyết các tình huống phát sinh.

Giải pháp check-in của Delfi đã góp phần quan trọng vào thành công của Hội nghị khách hàng năm 2024 - PG Tanker Appreciation Night, giúp Petro quản lý quy trình check-in một cách hiệu quả và tối ưu. Với công nghệ mã vạch và thiết bị hiện đại, Delfi đã giúp đảm bảo rằng sự kiện diễn ra thuận lợi, chính xác và mang lại sự hài lòng tối đa cho khách mời. Đây là một minh chứng rõ ràng cho khả năng ứng dụng công nghệ vào việc tổ chức sự kiện và quản lý khách mời hiệu quả.

CÔNG TY TNHH DELFI TECHNOLOGIES VIỆT NAM

Trụ Sở Chính: A4 - E23 Trường Sơn, P2, Q.Tân Bình, Tp.Hồ Chí Minh.
Văn phòng Hà Nội: Phòng 404, số 106 Tôn Đức Thắng, Q. Đống Đa, Hà Nội.
Văn Phòng Đà Nẵng: Đường BBT, P.Mỹ Khê, TP. Đà Nẵng.
Email: Info@delfi.com.vn
Hotline: 0948 490 070