GIẢI PHÁP CHECK-IN SỰ KIỆN KỶ NIỆM 30 NĂM HOẠT ĐỘNG CỦA CAPITALAND

Vào ngày 30/9/2024, Capitaland đã tổ chức một sự kiện trọng đại tại Khách sạn JW Marriott Hà Nội để kỷ niệm 30 năm hoạt động tại Việt Nam. Sự kiện này thu hút khoảng 500 khách mời, bao gồm các đối tác chiến lược, khách hàng quan trọng và các lãnh đạo ngành bất động sản. Để đảm bảo quy trình check-in diễn ra thuận lợi và nhanh chóng, giải pháp check-in bằng mã vạch của Delfi đã được áp dụng, giúp quá trình tổ chức sự kiện diễn ra suôn sẻ.

1. Yêu cầu của sự kiện

Capitaland cần một giải pháp check-in hiệu quả, nhanh chóng và chính xác cho sự kiện với số lượng khách mời lớn. Các yêu cầu đặt ra cho hệ thống check-in là:

• Đảm bảo việc xác nhận và kiểm soát khách mời tham gia sự kiện chính xác.

• Kiểm soát tình trạng check-in và in tem tên cho khách mời.

• Hỗ trợ khách mời tìm đúng vị trí ngồi trong không gian sự kiện.

2. Giải pháp check-in của Delfi

Giải pháp check-in của Delfi đã giúp giải quyết các yêu cầu trên một cách hiệu quả, đảm bảo sự kiện diễn ra thành công.

Thiết bị sử dụng

• 8 Laptop: Dùng để quản lý các tình huống phát sinh, hỗ trợ backup và cấp lại mã QR cho khách mời chưa nhận mã hoặc gặp sự cố trong quá trình check-in.

•  Máy checkin PDA PM84: Dùng để quét mã QR của khách mời đã đăng ký tham dự, giúp quá trình check-in diễn ra nhanh chóng.

• Thiết bị Wifi: Đảm bảo hệ thống luôn kết nối và hoạt động ổn định trong suốt sự kiện.

• Nhân sự hỗ trợ trực tiếp tại sự kiện: Đảm bảo mọi sự cố kỹ thuật và hỗ trợ khách mời trong quá trình check-in.

Quy trình check-in

Trước sự kiện

Khách mời đăng ký tham gia sự kiện thông qua landing page, Quy trình đăng ký trên landing page:

• Khách mời truy cập vào website và điền thông tin cá nhân.

• Sau khi đăng ký thành công, hệ thống sẽ trả mã QR trên màn hình để khách mời tải về smartphone.

• Khách mời sẽ sử dụng mã QR này để check-in khi đến sự kiện

Trong sự kiện

Khách mời check-in tại cổng sự kiện: Khi khách mời đến, họ chỉ cần trình mã QR trên smartphone để PG hoặc lễ tân quét bằng PDA PM84

Hệ thống xử lý mã QR

• Mã QR hợp lệ: Hệ thống sẽ xác nhận khách mời đã đăng ký và đồng thời máy in sẽ in tem tên và chức vụ của khách mời.

• Hiển thị bàn ngồi: Sau khi check-in thành công, PDA sẽ hiển thị số bàn khách sẽ ngồi. PG hoặc lễ tân sẽ hướng dẫn khách mời đến đúng vị trí bàn.

• Mã QR không hợp lệ hoặc không tồn tại: Hệ thống sẽ cảnh báo và từ chối check-in.

• Mã QR đã check-in: Nếu khách mời đã check-in, hệ thống sẽ cảnh báo và không in tem lại. Nếu khách mời yêu cầu in lại tem, lễ tân sẽ xác nhận và in lại tem.

Sau sự kiện

Sau khi sự kiện kết thúc, hệ thống gửi báo cáo tổng hợp chi tiết về khách mời đã đăng ký và đã check-in, giúp ban tổ chức có cái nhìn tổng quan về sự kiện và phục vụ các công tác hậu cần.

3. Lợi ích của giải pháp check-in bằng mã vạch

Giải pháp check-in của Delfi đã mang lại nhiều lợi ích cho Capitaland trong sự kiện kỷ niệm 30 năm hoạt động tại Việt Nam:

• Mỗi mã QR là duy nhất và không thể bị làm giả, giúp loại bỏ các sai sót trong quá trình check-in.

• Việc quét mã QR giúp khách mời check-in nhanh chóng, giảm thiểu thời gian chờ đợi và tạo ra trải nghiệm thoải mái cho khách tham dự.

• Hệ thống tự động tạo báo cáo chi tiết về số lượng khách mời tham dự và những người đã check-in, giúp Capitaland nắm bắt thông tin chính xác về sự kiện.

• PDA không chỉ giúp quét mã QR mà còn hiển thị bàn ngồi của khách, giúp họ nhanh chóng tìm được chỗ ngồi mà không mất thời gian tìm kiếm.

Giải pháp check-in của Delfi đã giúp sự kiện Kỷ niệm 30 năm hoạt động của Capitaland diễn ra thành công tốt đẹp. Quá trình check-in diễn ra nhanh chóng và chính xác, không có sự cố lớn, giúp khách mời có những trải nghiệm hài lòng. Hệ thống đã hỗ trợ Capitaland kiểm soát số lượng khách tham dự và tạo ra báo cáo chi tiết, phục vụ tốt cho công tác tổ chức sự kiện.

Giải pháp check-in của Delfi đã chứng tỏ được tính hiệu quả trong việc tổ chức sự kiện, giúp Capitaland tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót và mang lại trải nghiệm tốt cho khách mời. Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp check-in sự kiện hiện đại và tiện lợi, Delfi chính là đối tác lý tưởng.

-----

CÔNG TY TNHH DELFI TECHNOLOGIES VIỆT NAM

Trụ Sở Chính: A4 - E23 Trường Sơn, P2, Q.Tân Bình, Tp.Hồ Chí Minh.
Văn phòng Hà Nội: Phòng 404, số 106 Tôn Đức Thắng, Q. Đống Đa, Hà Nội.
Văn Phòng Đà Nẵng: Đường BBT, P.Mỹ Khê, TP. Đà Nẵng.
Email: Info@delfi.com.vn
Hotline: 0948 490 070