GIẢI PHÁP CHECK-IN BẰNG QRCODE TẠI SỰ KIỆN IBM TECHNOLOGY CONFERENCE & EXPO 2024

1. Giới thiệu sự kiện "IBM Technology Conference & Expo"

IBM Technology Conference & Expo 2024 là một sự kiện quan trọng được tổ chức bởi IBM, diễn ra vào ngày 22/11/2024 tại Daewoo Hanoi Hotel, 360 Kim Mã, Ba Đình, Hà Nội. Đây là một hội nghị công nghệ với sự tham gia của khoảng 200 khách mời, là cơ hội để các chuyên gia trong ngành công nghệ gặp gỡ, trao đổi và chia sẻ kiến thức. Để quản lý và kiểm soát quá trình check-in khách mời, giải pháp check-in bằng mã vạch của Delfi đã được triển khai, mang lại hiệu quả vượt trội.

2. Thách thức

Với số lượng khách mời giới hạn nhưng đòi hỏi quy trình tổ chức phải nhanh chóng và chính xác, IBM cần một hệ thống check-in giúp:

• Kiểm soát chặt chẽ số lượng khách tham dự.

• Đảm bảo khách mời có thể check-in một cách nhanh chóng và thuận tiện.

• Hạn chế tối đa sai sót trong việc đăng ký và check-in.

3. Giải pháp check-in của Delfi

Giải pháp check-in bằng mã vạch của Delfi đã được triển khai thành công tại sự kiện IBM Technology Conference & Expo 2024, đáp ứng tất cả các yêu cầu về quy trình tổ chức và kiểm soát khách mời.

3.1. Thiết bị sử dụng

3.2. Quy trình check-in

Trước sự kiện:

• Khách mời đăng ký tham dự sự kiện thông qua landing page.

• Quy trình đăng ký trên landing page:

  • Khách mời truy cập vào website và điền thông tin cá nhân.

  • Sau khi hoàn tất, hệ thống sẽ thông báo đăng ký thành công.

  • Admin sẽ duyệt lại danh sách khách mời và gửi email xác nhận tới khách mời đã được duyệt.

  • Nếu có khách mời không đủ điều kiện, mã QR của họ sẽ bị ngừng kích hoạt và thông báo từ chối sẽ được gửi trực tiếp qua email.

  • Delfi gửi thông báo reminder cho khách mời để tải mã QR về điện thoại và sử dụng trong ngày diễn ra sự kiện.

Trong sự kiện:

Khách mời check-in tại cổng sự kiện: Khi khách mời đến, họ chỉ cần trình mã QR trên điện thoại để PG hoặc lễ tân quét bằng Scanner A670.

Hệ thống xử lý mã QR:

• Mã QR hợp lệ: Hệ thống xác nhận khách mời đăng ký thành công và máy in tem TX400 sẽ in ra tem có thông tin của khách mời, bao gồm tên và chức vụ.

• Mã QR không hợp lệ hoặc không tồn tại: Hệ thống cảnh báo và từ chối việc check-in.

• Mã QR đã check-in: Nếu khách mời đã check-in, hệ thống sẽ cảnh báo và không in lại tem nữa. Nếu cần, lễ tân có thể xác nhận và cho phép in lại tem.

Sau sự kiện:

Sau khi sự kiện kết thúc, hệ thống sẽ gửi báo cáo tổng hợp chi tiết về khách mời đã đăng ký và khách mời đã check-in tại sự kiện. Báo cáo này sẽ giúp IBM và ban tổ chức có cái nhìn tổng quan về sự kiện và dễ dàng xử lý các công việc hậu cần.

4. Lợi ích của giải pháp check-in bằng mã vạch

Giải pháp check-in của Delfi mang lại nhiều lợi ích cho cả IBM và khách mời tham dự sự kiện:

• Mỗi mã QR là duy nhất và được liên kết với thông tin khách mời, giúp giảm thiểu khả năng nhầm lẫn hoặc gian lận.

• Quá trình check-in diễn ra nhanh chóng, không mất nhiều thời gian chờ đợi, giúp khách mời có thể tham gia sự kiện ngay lập tức.

• Hệ thống giúp theo dõi số lượng khách mời và tạo ra các báo cáo chi tiết để ban tổ chức có thể đánh giá và lên kế hoạch cho các sự kiện sau.

• Quá trình check-in nhanh chóng và chính xác giúp tạo ấn tượng tốt về sự chuyên nghiệp của ban tổ chức sự kiện.

5. Kết quả đạt được

Giải pháp check-in của Delfi đã giúp IBM Technology Conference & Expo 2024 diễn ra thành công tốt đẹp. Với sự hỗ trợ của hệ thống check-in hiện đại, toàn bộ khách mời đã được check-in nhanh chóng và chính xác, giúp ban tổ chức kiểm soát sự kiện một cách hiệu quả. Hệ thống cũng cung cấp báo cáo đầy đủ về khách mời, giúp công ty IBM có cái nhìn tổng quan về sự kiện và phục vụ công tác hậu cần.

Giải pháp check-in bằng mã vạch của Delfi là một công cụ mạnh mẽ giúp các sự kiện như IBM Technology Conference & Expo 2024 diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp check-in chuyên nghiệp và đáng tin cậy cho sự kiện của mình, hãy liên hệ với Delfi để được tư vấn và hỗ trợ.