Giải pháp Check-in QR cho sự kiện 1.100 khách - Case Study Tiệc Tân Niên Wilmar | Delfi
Giải pháp Check-in QR cho sự kiện 1.100 khách - Case Study Tiệc Tân Niên Wilmar | Delfi
Ngày 28/02/2026, Tiệc Tân Niên Wilmar đã được tổ chức tại Riverside Palace (TP.HCM) với sự tham dự của 1.100 khách mời.
Delfi vinh dự đồng hành cùng Wilmar, triển khai giải pháp check-in bằng mã QR kết hợp thiết bị PDA, giúp quy trình đón tiếp khách mời diễn ra nhanh chóng - chính xác - chuyên nghiệp ngay từ cổng vào sự kiện.

1. Thông tin sự kiện
Tên sự kiện: Tiệc Tân Niên Wilmar
Thời gian tổ chức: 28.02.2026
Địa điểm: Riverside Palace – 360D Bến Vân Đồn, Phường Vĩnh Hội, TP. Hồ Chí Minh
Số lượng khách mời: 1,100 khách mời
Thiết bị sử dụng: 6 máy quét PDA EF501
2. Thách thức tại khu vực check-in
Với số lượng khách mời lớn và thời gian đón tiếp tập trung, khu vực check-in cần đảm bảo quy trình vận hành nhanh và chính xác để tránh ùn tắc.
Ban tổ chức đặt ra các yêu cầu:
-
Kiểm soát chính xác danh sách khách mời
-
Check-in nhanh tại cổng sự kiện
-
Ngăn chặn trùng lặp hoặc mã không hợp lệ
-
Có dữ liệu báo cáo sau khi sự kiện kết thúc
Để đáp ứng các yêu cầu này, Wilmar đã lựa chọn giải pháp check-in QR của Delfi.
3. Giải pháp check-in QR do Delfi triển khai

3.1 Trước sự kiện
Team Wilmar cung cấp danh sách khách mời (file Excel) và file thiết kế thiệp mời.
Delfi tiến hành:
-
Chuẩn hóa dữ liệu khách mời
-
Tạo QR Code riêng cho từng khách tham dự
-
Tích hợp QR vào thiệp mời điện tử
Sau đó, thiệp mời đã gắn QR được gửi lại để ban tổ chức gửi đến khách tham dự.
3.2 Trong sự kiện
Tại khu vực cổng, Delfi triển khai 6 thiết bị PDA EF501 để thực hiện check-in.
Quy trình check-in:
Khách mời xuất trình QR Code trên thiệp mời → thiết bị PDA quét mã và kiểm tra tính hợp lệ theo thời gian thực.
Mã hợp lệ:
PDA hiển thị thông tin khách mời → lễ tân xác nhận và mời khách vào sự kiện.
Mã không hợp lệ / đã check-in:
Hệ thống hiển thị cảnh báo → khách được hướng dẫn đến khu vực hỗ trợ.
Toàn bộ quá trình diễn ra chỉ trong vài giây, giúp luồng khách di chuyển nhanh và hạn chế ùn tắc.
3.3 Sau sự kiện
Sau khi chương trình kết thúc, Delfi gửi đến ban tổ chức:
-
Báo cáo tổng hợp danh sách khách tham dự
-
Báo cáo chi tiết thời gian check-in
Dữ liệu được lưu trữ rõ ràng, hỗ trợ ban tổ chức theo dõi và tổng hợp thông tin sự kiện.

4. Delfi - Giải pháp check-in cho sự kiện
Delfi cung cấp giải pháp check-in sự kiện bằng QR Code và thiết bị PDA, Máy quét mã vạch giúp ban tổ chức kiểm soát khách tham dự nhanh chóng và chính xác.
Giải pháp phù hợp cho:
-
Hội nghị - hội thảo
-
Sự kiện khách hàng
-
Tiệc doanh nghiệp
-
Sự kiện quy mô lớn
Nhanh - chính xác - linh hoạt, hệ thống check-in của Delfi giúp nâng cao trải nghiệm khách mời ngay từ cổng sự kiện.
Số lần xem: 45








