Giải pháp Check-in thông minh của Delfi tại sự kiện HOTLIST 2025

Ngày 07/01/2026 tại Hà Nội và 19/01/2026 tại TP.HCM, sự kiện HOTLIST 2025 do Travellive tổ chức đã diễn ra thành công với quy mô lên đến 1.000 khách mời.
Delfi vinh dự đồng hành cùng Travellive, triển khai giải pháp check-in thông minh bằng mã QR kết hợp thiết bị PDA, góp phần đảm bảo quy trình đón tiếp diễn ra nhanh – chính xác – chuyên nghiệp tại cả hai đầu cầu sự kiện.

Thông tin tổng quan sự kiện

Tên sự kiện: HOTLIST 2025

Thời gian & địa điểm:

• 07/01/2026 – Sheraton Hanoi West
  (36 Lê Đức Thọ, Từ Liêm, Hà Nội)

• 19/01/2026 – JW Marriott Hotel & Suites Saigon
  (Góc Hai Bà Trưng – Lê Duẩn, TP. Hồ Chí Minh)

Quy mô: 1.000+ khách mời

Giải pháp triển khai:

• Check-in QR Code

• Kiểm soát ra vào bằng thiết bị PDA

• Phần mềm quay số Lucky Draw

Thách thức check-in tại sự kiện đa điểm, quy mô lớn

Sự kiện HOTLIST 2025 được tổ chức tại hai thành phố lớn, với số lượng khách mời đông và thời gian đón tiếp tập trung. Ban tổ chức đặt ra các yêu cầu:

• Kiểm soát chính xác danh sách khách mời

• Check-in nhanh, tránh ùn tắc tại khu vực cổng

• Ngăn chặn trùng lặp hoặc mã không hợp lệ

• Tích hợp chương trình Lucky Draw theo dữ liệu thực tế

• Có báo cáo chi tiết ngay sau sự kiện

Để đáp ứng những yêu cầu này, Travellive đã lựa chọn giải pháp check-in thông minh của Delfi.

Giải pháp check-in QR Code & PDA do Delfi triển khai

1. Trước sự kiện: Chuẩn hóa dữ liệu & gửi QR Code

Team Travellive cung cấp cho Delfi:

• File dữ liệu danh sách khách mời (Excel)

• Nội dung email gửi khách tham dự

• Nội dung và rule chương trình Lucky Draw

Delfi tiến hành:

• Chuẩn hóa dữ liệu khách mời

• Gán QR Code riêng cho từng khách

• Cấu hình hệ thống gửi email tự động kèm mã QR Code

Mỗi khách mời sở hữu 01 mã QR Code duy nhất, đảm bảo tính chính xác và bảo mật khi check-in.

2. Trong sự kiện: Check-in nhanh – kiểm soát chặt chẽ

Delfi triển khai hệ thống check-in tại khu vực đón khách bằng thiết bị PDA:

• Quét mã QR tại cổng ra vào

• Kiểm tra tính hợp lệ của mã theo thời gian thực

Trường hợp mã hợp lệ:
PDA hiển thị đầy đủ thông tin khách mời → ghi nhận check-in thành công

Trường hợp mã đã check-in hoặc không hợp lệ:
Hệ thống cảnh báo ngay → hỗ trợ xử lý kịp thời

Song song đó, Delfi triển khai phần mềm quay số Lucky Draw, vận hành theo đúng rule chương trình và lấy dữ liệu trực tiếp từ danh sách khách đã check-in.

3. Sau sự kiện: Báo cáo rõ ràng – dữ liệu minh bạch

Ngay sau khi kết thúc chương trình, Delfi gửi đến ban tổ chức:

• Báo cáo tổng hợp danh sách khách tham dự

• Báo cáo chi tiết thời gian check-in

• Danh sách khách trúng thưởng Lucky Draw

Dữ liệu được lưu trữ đầy đủ, hỗ trợ ban tổ chức cho các hoạt động tổng hợp và các sự kiện tiếp theo.

Delfi – Đối tác giải pháp check-in cho sự kiện quy mô lớn

Không chỉ dừng lại ở việc quét mã, Delfi cung cấp giải pháp check-in toàn diện, phù hợp cho:

• Hội nghị – hội thảo quy mô lớn

• Sự kiện khách hàng, ra mắt sản phẩm

• Chuỗi sự kiện đa điểm, đa khu vực

• Event nội bộ doanh nghiệp

Nhanh – chính xác – linh hoạt – dễ triển khai, giải pháp check-in của Delfi giúp ban tổ chức kiểm soát hiệu quả ngay từ cổng vào và nâng cao trải nghiệm cho khách tham dự.