Giải Pháp Check-in QR Thông Minh của Delfi Tại Hội Nghị Sản Phụ Khoa Việt Pháp 2025 – Vận Hành 1.500 Khách Mượt Mà Trong 2 Ngày

HỘI NGHỊ SẢN PHỤ KHOA VIỆT PHÁP 2025 là sự kiện chuyên ngành quy mô lớn, quy tụ 1.500 khách tham dự trong 2 ngày, với yêu cầu vận hành chặt chẽ từ khâu đón tiếp đến kiểm soát ra vào và xác nhận các hạng mục dịch vụ trong chương trình.

• Thời gian: 09 – 10/11/2025

• Địa điểm: Trung tâm Hội nghị Quốc gia – Đ. Phạm Hùng, Xuân Phương, Nam Từ Liêm, Hà Nội

Để đảm bảo trải nghiệm đón tiếp nhanh chóng – chính xác – đồng bộ dữ liệu, Ban tổ chức và Bệnh viện Phụ Sản Trung Ương đã lựa chọn giải pháp check-in thông minh bằng QR Code do Delfi Technologies cung cấp và vận hành.

1. Hạ tầng thiết bị triển khai tại sự kiện

Tại Hội nghị Sản Phụ Khoa Việt Pháp 2025, Delfi triển khai hệ thống thiết bị đồng bộ nhằm đáp ứng lưu lượng khách lớn và khả năng vận hành liên tục trong suốt chương trình:

• 6 Laptop

• 6 máy quét scanner Superlead 3300

• 6 PDA EF501

• 2 thiết bị WiFi

Hệ thống giúp đảm bảo tốc độ quét nhanh, xác thực chính xác, hoạt động ổn định tại các khung giờ cao điểm, đồng thời hỗ trợ kiểm soát nhiều điểm chạm trong sự kiện.

2. Quy trình check-in QR thông minh tại Hội nghị Sản Phụ Khoa Việt Pháp 2025

Trước sự kiện

 Delfi phối hợp cùng Bệnh viện Phụ Sản Trung Ương chuẩn hóa dữ liệu khách mời và thiết lập quy trình mời – xác nhận tham dự:

• Bệnh viện gửi danh sách khách mời (file Excel) cho Delfi để mã hóa QR Code và nạp vào hệ thống.

• Delfi in tem (sticker) chứa đầy đủ thông tin: Họ và tên, đơn vị, chức danh, số thứ tự ID, mã QR Code và gửi lại để dán lên thiệp mời cứng gửi cho khách.

• Số thứ tự ID được dùng để hỗ trợ quy trình phát tài liệu, quà tặng, thẻ/bảng tên khi khách check-in.

• Song song đó, hệ thống tự động gửi thư mời điện tử cho khách có email và thiệp điện tử cho khách chưa có email (qua Zalo/Messenger…).

• Email mời có kèm landing page đăng ký: https://register.delfi.vn/vfcog2025
  Khách nhập mã ID để xác nhận thông tin và phục vụ mục đích nhận chứng chỉ CMI.

Trong sự kiện

Khu vực check-in được thiết kế để tối ưu tốc độ xử lý:

• Check-in chia thành 2 line, bố trí 6 laptop + 6 scanner + 6 PDA + 2 WiFi.

• Khách mời xuất trình mã QR → PG/Lễ tân dùng thiết bị quét để ghi nhận.

• Nếu mã hợp lệ, hệ thống hiển thị check-in thành công và trả về thông tin gồm số ID.

• PG/Lễ tân dựa theo ID để phát thẻ/bảng tên, quà tặng, tài liệu cho khách.

• Trường hợp mã đã check-in hoặc không hợp lệ, hệ thống cảnh báo ngay để nhân sự hỗ trợ xử lý nhanh tại chỗ.

QR Code sử dụng xuyên suốt sự kiện (nhiều điểm chạm)

Một điểm nổi bật trong triển khai là QR Code được dùng cho nhiều nghiệp vụ trong cùng một chương trình, giúp đồng bộ dữ liệu và giảm thao tác:

• Check-in cổng ra/vào

• Kiểm soát suất ăn trưa

• Xác nhận nhận chứng chỉ CMI

Nhờ đó, Ban tổ chức kiểm soát tốt luồng khách và các hạng mục dịch vụ, đồng thời đảm bảo minh bạch dữ liệu theo thời gian thực.

3. Báo cáo sau sự kiện: Tổng hợp – chi tiết – dễ đối soát

Cuối mỗi ngày sự kiện, Delfi tổng hợp và gửi báo cáo để Ban tổ chức nắm nhanh tình hình vận hành:

1. Báo cáo tổng hợp/chi tiết khách đã check-in (cổng ra vào)

2. Báo cáo tổng hợp/chi tiết khách đã check suất ăn trưa

3. Báo cáo tổng hợp/chi tiết khách đã check nhận chứng chỉ CMI

Hệ thống báo cáo giúp ban tổ chức đối soát minh bạch, kiểm soát dữ liệu chính xác, và dễ dàng tổng kết hiệu quả sự kiện.

4. Delfi – Giải pháp check-in sự kiện chuyên nghiệp, tin cậy

Với kinh nghiệm triển khai vận hành check-in cho các sự kiện quy mô lớn, Delfi Technologies mang đến giải pháp tổng thể:

• Hệ thống check-in QR dễ triển khai

• Thiết bị ổn định, phù hợp môi trường vận hành thực tế

• Xác thực nhanh – giảm ùn tắc tại quầy

• Báo cáo tổng hợp/chi tiết, hỗ trợ đối soát sau chương trình

• Tối ưu vận hành & trải nghiệm khách mời

Hội nghị Sản Phụ Khoa Việt Pháp 2025 một lần nữa cho thấy hiệu quả của giải pháp check-in thông minh từ Delfi trong việc nâng cao tính chuyên nghiệp, đảm bảo luồng vận hành mượt và dữ liệu minh bạch cho ban tổ chức.